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一個外企女秘書的日記 作者：譚一平 投票推薦 加入書簽 留言反饋
小石輕輕地嘆了口氣，她沒想到來客登記簿上“劉允”這麽簡單的兩個字，在孟姐的頭腦裏竟包含了這麽多信息。她以為隻要把劉允的姓名和電話號碼往計算機裏一存，就算是完成了“信息收集”工作。即使是瑪麗和我，在秘書專科學校，也沒專門學過這方麵的知識。這就是實踐經驗。
孟姐不愧是總經理的專職秘書。她這種認真細緻的工作作風，真值得我們這些小字輩的秘書學習。我什麽時候才能達到孟姐這種水平?
中午，天空突然烏雲密布，暴風雨似乎馬上就要來臨。
下午一上班，投資部就送來一份“天津宏星公司情況介紹”的材料，要我趕緊送給孫總，說孫總催著要。
也許是時間太急，投資部送來的材料中不僅有錯別字，還有一些語法上的錯誤，如“非要……不可”的句子，像口語那樣把後麵的“不可”兩個字漏掉了;於是，我把材料的文字稍為潤色了一遍，重新列印送給孫總。
孫總將材料翻了翻，就皺起眉頭說：“小於，這份材料你加工處理過，是吧?”
“是的，”我不清楚孫總問這話的意思，“我隻是對其中的文字潤色了一下。”
“小於，你應該知道我要這份材料的目的。我想了解宏星公司的資產狀況，但是更想了解宏星公司目前管理層的狀況。他們現在有多少管理人員，管理人員的年齡結構如何，知識結構如何，管理、開發和銷售各占什麽比例，他們對我們將要進行的控股投資的態度如何……我要的是他們目前實實在在的真實情況，而不是這麽幾個幹巴巴的數字和幾條標語口號，你知道嗎?”
孫總的臉越拉越長。
“小於，我是經理，你是秘書，所以，我希望你做我的眼睛，做我的耳朵，甚至做我的手和腳，但我不希望你做我的大腦!哪些材料有用，哪些材料沒用，由我自己的大腦來判斷?
把我的大腦留給我，好嗎?”
窗外已是電閃雷鳴。看我手足無措的樣子，孫總態度緩和了一些：“是不是投資部把材料給你的時候，就是這個樣子?可能主要責任不在你。這樣吧，你去把投資部的李部長叫來，我要聽取他的口頭匯報。”
投資部的人匯報完畢，我從孫總的辦公室迴來。孟姐見我悶悶不樂的樣子，問我怎麽迴事，我把事情的經過大致說了一遍。孟姐安慰我說：“小於，當秘書沒有不出現差錯的，不要緊。問題是，你知道問題出在哪裏嗎?”
我沒吱聲。孫總的批評沒錯，但我總覺得自己委屈。
“小於，我給你講個小故事吧。這是我剛當秘書時，我的美國老闆講給我聽的。小石和瑪麗，你們有興趣聽嗎?”
她倆馬上湊了過來。
“事情是這樣的。一天，我的美國老闆坐車路過一個小菜市場，看見路邊小蔬菜店門口擺著一堆新鮮的洋蔥。洋蔥的皮曬得紅紅的，上邊還沾著泥巴。老闆的父親是個農場主，老闆小時候跟父親種過洋蔥。他來中國這麽久了，第一次看到那麽新鮮的洋蔥，所以感到很親切。迴到辦公室以後，他讓秘書派人去給他買幾個洋蔥迴來。可是，當秘書把洋蔥放到他辦公桌上的時候，那幾個洋蔥隻剩中間的那一點小芯了。為什麽?原來當總務科的辦事員將洋蔥買迴來之後，馬上放在水龍頭下把洋蔥上麵的泥巴洗掉了;交給總務科長後，科長又把洋蔥外麵的幾層粗皮給剝掉了;科長把洋蔥交給秘書後，秘書又把洋蔥上的紅皮剝掉了。洋蔥雖然還是那幾個洋蔥，但早已不是老闆當初想要的那種洋蔥了。所以，老闆當時就把秘書狠狠地訓斥了一頓。”
我明白了孟姐這個故事的真正含義。
“老闆為什麽要訓秘書?就是因為秘書在不了解老闆的真實意圖的情況下，自作主張，自行其是，把老闆真正想要的東西給弄丟了。所以，作為一項重要的日常性工作，我們秘書在為領導收集信息材料之前，一定要弄清領導的真正意圖。在了解領導的真正意圖的基礎上，再對我們收集的材料進行鑑別、篩選和整理分析。如果暫時還不了解，就寧肯讓材料粗一點
如果過於加工，就有可能把材料中最有價值的部分給弄丟，使領導很難利用這些信息作出決策。秘書為領導收集信息，一定要注意這麽幾條原則：第一，是不要生吞活剝。不管你收集到什麽樣的信息，一定要先在自己腦子裏打幾個問號，這事怎麽發生的，為什麽是這樣。第二，是不要自我發揮。有時收集到的信息不是那麽完整，秘書為了完整，便發揮自己的想像力，使材料變得‘完整’。其實，領導往往自己能根據這些零碎的信息，基本把握事情的大概，而你的想當然，則有可能誤導領導。第三是保持不偏不倚，不要先入為主。”
“可這老闆為什麽不把買洋蔥的真正目的告訴秘書呢?”小石還是對孟姐說的故事感興趣，“不就是一句話的事嗎?”
“你的意思是，老闆事事都要向秘書請示和匯報?芽”瑪麗似乎非常喜歡跟小石抬槓。
“領導與秘書之間，的確應該經常進行交流。”孟姐說，“但每個領導都有自己的思維方式和工作習慣，做秘書的不能強求，隻能是要求自己盡可能地去適應領導。所以，做好秘書工作的關鍵是多用心。比方，用心觀察領導平時比較關注哪些問題;用心思考領導關心這些問題真正目的。如果真正用心，秘書工作並不難做。比方天津農星公司這個問題，公司常務會已經討論過兩次了。如果條件合適，我們公司就投資控股。孫總的意圖實際是很明顯的。”
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孟姐不愧是總經理的專職秘書。她這種認真細緻的工作作風，真值得我們這些小字輩的秘書學習。我什麽時候才能達到孟姐這種水平?
中午，天空突然烏雲密布，暴風雨似乎馬上就要來臨。
下午一上班，投資部就送來一份“天津宏星公司情況介紹”的材料，要我趕緊送給孫總，說孫總催著要。
也許是時間太急，投資部送來的材料中不僅有錯別字，還有一些語法上的錯誤，如“非要……不可”的句子，像口語那樣把後麵的“不可”兩個字漏掉了;於是，我把材料的文字稍為潤色了一遍，重新列印送給孫總。
孫總將材料翻了翻，就皺起眉頭說：“小於，這份材料你加工處理過，是吧?”
“是的，”我不清楚孫總問這話的意思，“我隻是對其中的文字潤色了一下。”
“小於，你應該知道我要這份材料的目的。我想了解宏星公司的資產狀況，但是更想了解宏星公司目前管理層的狀況。他們現在有多少管理人員，管理人員的年齡結構如何，知識結構如何，管理、開發和銷售各占什麽比例，他們對我們將要進行的控股投資的態度如何……我要的是他們目前實實在在的真實情況，而不是這麽幾個幹巴巴的數字和幾條標語口號，你知道嗎?”
孫總的臉越拉越長。
“小於，我是經理，你是秘書，所以，我希望你做我的眼睛，做我的耳朵，甚至做我的手和腳，但我不希望你做我的大腦!哪些材料有用，哪些材料沒用，由我自己的大腦來判斷?
把我的大腦留給我，好嗎?”
窗外已是電閃雷鳴。看我手足無措的樣子，孫總態度緩和了一些：“是不是投資部把材料給你的時候，就是這個樣子?可能主要責任不在你。這樣吧，你去把投資部的李部長叫來，我要聽取他的口頭匯報。”
投資部的人匯報完畢，我從孫總的辦公室迴來。孟姐見我悶悶不樂的樣子，問我怎麽迴事，我把事情的經過大致說了一遍。孟姐安慰我說：“小於，當秘書沒有不出現差錯的，不要緊。問題是，你知道問題出在哪裏嗎?”
我沒吱聲。孫總的批評沒錯，但我總覺得自己委屈。
“小於，我給你講個小故事吧。這是我剛當秘書時，我的美國老闆講給我聽的。小石和瑪麗，你們有興趣聽嗎?”
她倆馬上湊了過來。
“事情是這樣的。一天，我的美國老闆坐車路過一個小菜市場，看見路邊小蔬菜店門口擺著一堆新鮮的洋蔥。洋蔥的皮曬得紅紅的，上邊還沾著泥巴。老闆的父親是個農場主，老闆小時候跟父親種過洋蔥。他來中國這麽久了，第一次看到那麽新鮮的洋蔥，所以感到很親切。迴到辦公室以後，他讓秘書派人去給他買幾個洋蔥迴來。可是，當秘書把洋蔥放到他辦公桌上的時候，那幾個洋蔥隻剩中間的那一點小芯了。為什麽?原來當總務科的辦事員將洋蔥買迴來之後，馬上放在水龍頭下把洋蔥上麵的泥巴洗掉了;交給總務科長後，科長又把洋蔥外麵的幾層粗皮給剝掉了;科長把洋蔥交給秘書後，秘書又把洋蔥上的紅皮剝掉了。洋蔥雖然還是那幾個洋蔥，但早已不是老闆當初想要的那種洋蔥了。所以，老闆當時就把秘書狠狠地訓斥了一頓。”
我明白了孟姐這個故事的真正含義。
“老闆為什麽要訓秘書?就是因為秘書在不了解老闆的真實意圖的情況下，自作主張，自行其是，把老闆真正想要的東西給弄丟了。所以，作為一項重要的日常性工作，我們秘書在為領導收集信息材料之前，一定要弄清領導的真正意圖。在了解領導的真正意圖的基礎上，再對我們收集的材料進行鑑別、篩選和整理分析。如果暫時還不了解，就寧肯讓材料粗一點
如果過於加工，就有可能把材料中最有價值的部分給弄丟，使領導很難利用這些信息作出決策。秘書為領導收集信息，一定要注意這麽幾條原則：第一，是不要生吞活剝。不管你收集到什麽樣的信息，一定要先在自己腦子裏打幾個問號，這事怎麽發生的，為什麽是這樣。第二，是不要自我發揮。有時收集到的信息不是那麽完整，秘書為了完整，便發揮自己的想像力，使材料變得‘完整’。其實，領導往往自己能根據這些零碎的信息，基本把握事情的大概，而你的想當然，則有可能誤導領導。第三是保持不偏不倚，不要先入為主。”
“可這老闆為什麽不把買洋蔥的真正目的告訴秘書呢?”小石還是對孟姐說的故事感興趣，“不就是一句話的事嗎?”
“你的意思是，老闆事事都要向秘書請示和匯報?芽”瑪麗似乎非常喜歡跟小石抬槓。
“領導與秘書之間，的確應該經常進行交流。”孟姐說，“但每個領導都有自己的思維方式和工作習慣，做秘書的不能強求，隻能是要求自己盡可能地去適應領導。所以，做好秘書工作的關鍵是多用心。比方，用心觀察領導平時比較關注哪些問題;用心思考領導關心這些問題真正目的。如果真正用心，秘書工作並不難做。比方天津農星公司這個問題，公司常務會已經討論過兩次了。如果條件合適，我們公司就投資控股。孫總的意圖實際是很明顯的。”
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