《一个外企女秘书的日记》 第1页 [社会文学] 《一个外企女秘书的日记》作者：谭一平【完结】 穿山甲一天到晚躲在地底下，埋头打洞穿山，对外面的事它一概不管;而狐狸则整夜蹲在山顶上，望着天上的月亮，想着怎么才能啃一块月亮。 如果一个秘书像只穿山甲一样，一天到晚只知道干活，既不动脑子去想问题，也不会想问题，没有一点灵气，领导肯定不怎么会喜欢，这种秘书即使不被炒鱿鱼，也永远只能给同事充当办公室里的“菲佣”。相反，一个秘书像只狐狸，不踏踏实实干活，一天到晚尽打别人的主意，脑子里只是想着如何把秘书当作跳板，两只眼睛整天盯着公司的其他肥缺，这种秘书虽然聪明乖巧，但老闆也不一定欣赏。 所以作者认为，一个优秀的秘书既要像只穿山甲，立足现实，有埋头苦干的精神;又要像只狐狸，胸怀全局，有勤于思考的习惯。只有这样，才有可能成为一个优秀的职业秘书。 本书的最大特点就是对秘书如何处理各种人际关系，提出了崭新的理念，既超前，又实用! 由于要保证公司领导有足够的时间和精力来处理公司的一些战略问题或核心问题，秘书有一项重要的日常工作，就是像块纱布，过滤一些来找公司领导的电话、客人或文件。因此秘书就变成了一座各科室与公司领导之间的桥樑。正因为是桥樑，宽度有限，偶尔出现拥挤堵塞现象就是难免的。 三月某日 今天是一个非常有纪念意义的日子。两年前的今天，我被公司聘用，正式成为一名外企的秘书。似乎是有意安排，今天要对我进行一次测验，以考核我是否已成为一名合格的职业秘书。 下午一上班，电话铃就响了。 “是东岩公司吗?我是宁夏的马致远。” “马总，您好!我是东岩公司的秘书于雪。” 马总是宁夏西域科贸公司的副经理，我们在宁夏的代理商之一。 “是这样的，我昨天到的北京。我今天上午在清华大学办了点事，下午想到你们公司拜访姜总和孙总。几年没到北京来了，变化挺大的。我现在不知道坐什么车过来，你能告诉我一下吗?” 电话里那边很嘈杂，马总好像用的是公用电话。 “马总，您现在是在清华南门，是吧?” 我在思考着，因为我很少去清华园那边，对那边的公交车情况不是很清楚。 “您先坐718路公交车到人民大学站，下车后换乘332路到动物园，到了动物园再换……” 再坐什么车，我也不知清楚了。不止我一个人，似乎有很多女性都不记路;记得有本书上说过，女人的方位感只有男人的二分之一;我平时只注意自己上下班的几条公交车线路，与自己关系不大的公交车和交通情况，很少注意。 “你让他打个计程车过来不就得了。”玛丽见我这么费劲，便在旁边小声提醒我。 这时，欧阳科长示意我把话筒给他。 “马总您好!”科长的嗓音洪亮，显得热情亲切。 “我是欧阳军，好久不见了，这几天出差挺累的，是吧?这样，您在清华南门坐375路到西直门;在西直门换乘地铁，挺方便的;地铁在建国门站下来，换一线地铁，坐到国贸站;在国贸站的东北出口上来，就能看到我们某某大厦了。我们在18层办公。我们等着您。” 欧阳科长放下电话，看着我和玛丽。 “科长，实在对不起。”我明知道自己失职了，但还是不由自主地给自己找藉口：“因为我们家一直住城南，我很少去清华园那边，所以对那边的公交车情况不是很了解。” “玛丽，如果马总打计程车方便，他还会打电话来问你怎么坐车吗?” 科长接着又非常不满意地对我说：“还有你小于，你们都是有几年工作经验的秘书了，应该熟悉北京市的交通情况。你们对北京市的交通情况的了解，就应该像熟悉自己的掌纹一样。” 说着，科长伸出自己像蒲扇一样的手掌。 “有这个必要吗?”玛丽小声嘟囔着，“像马总这样的客人，一年能碰上几个?” “玛丽，我要求你们熟悉交通情况，并不单纯是为客人指路。”科长的神情本来缓和下来了，听玛丽这么一嘀咕，又变得严肃起来。 “给公司领导安排日程，是秘书一项很重要的工作;领导乘车外出办事，你不熟悉交通情况，不知道什么地方容易堵车，不知道什么时候是车辆高峰期，不知道在哪个地方是单行线，你怎么计算领导在路上所花的时间?你安排路上的时间多了，是浪费领导的时间;你安排的时间不够，把领导搞得像去机场赶飞机似的，还有可能因堵车而误事。这样行吗?” 科长说着，指着我，玛丽，还有珍妮说： “你们几个年轻的，都要好好熟悉北京市的公共汽车情况，过一阵子，我要考考你们。” “哇!”玛丽夸张地叫了起来，“除了我家门口的几条公交线，我只知道坐长安街上的大一路，大四路。像中关村那边，我很少去，即使去，也是打出租去，谁还坐公共汽车?” “是呀，我们怎么去了解?”平时话不是很多的珍妮，也插话进来，“北京有几百条公共汽车线路，而且现在几乎每天都还在增加线路，原有的线路也都在变。听说从动物园到颐和园的老332路就改线了。”
第2页 “科长，我如果能背下这几百条公交汽车线路，我早就考托福和gre去了。”玛丽说，“我要是考上托福和gre，还不跟你拜拜了吗?” 科长自己也笑了。科长虽然身高超过一米八，肤色偏黑，看上去应该属于严厉型的上司;可能是在这个以女性为主的秘书科里时间呆长的原因，很难严肃起来，有时甚至让人觉得有些婆婆妈妈。 “我让你们熟悉北京市的公交情况，并不是要你们像准备考托福和gre那样，搞突击死记硬背;秘书的知识和经验，不能靠突击和死记硬背，只有靠你们平时的积累。比方你们坐在计程车里，就应该留心哪个路口容易堵车，什么时候容易堵车，这样，在工作中就心里有数。要想成为一个优秀的职业秘书，没有什么诀窍，也没有什么捷径，除了向别人请教，就是自己多留心，多积累;积累多了，悟性也就高了。” 科长似乎余兴未尽，接着说：“我们做秘书的，不仅要了解本市的交通情况，对全国的交通情况也应有相当的了解，比方，从北京到上海，到广州，到昆明，到乌鲁木齐，到哈尔滨，乘飞机一般要多长时间，坐火车又要多长时间，这些都要心里有数。” 说完，科长起身要走。 “科长，按您的意思，我们是不是还要了解全世界的交通情况?”玛丽似乎有意跟科长抬槓。 “那当然。”科长一本正经地说，“比方，比北京到美国东海岸的纽约，乘飞机要一般多长时间;你到奥地利的维也纳，如果没有直飞航班，在哪里转机比较合适，等等。作为秘书，在为领导安排时间日程的时候，脑子里都要有个大概。” 科长索性拿了一把椅子，在玛丽的对面坐了下来。 “秘书的工作具体而繁杂，从待人接物到给领导安排工作日程，如何作到恰到好处，很大程度取决于秘书的经验;而这种经验又很难从教科书上得到，因此，除了年纪大的同事言传身教，只有靠你们自己在实际工作中去摸索和积累。 “秘书的工作不仅面宽，而且接触的人多，从各科室到公司领导，从公司内部到外来客人，因此，这也就给你们这些年轻的秘书积累经验创造了条件。在我们的日常工作中，只要处处做个有心人，学会观察周围的事，就会有收穫。玛丽，牛顿的故事你知道吧?” 玛丽骄傲地说自己这点常识还是有。 “牛顿坐在椅子上休息时，被从树上落下的苹果砸了一下，于是，一连串的问题在他的脑子里出现：为什么苹果会向下落?为什么不向上呢……由于他老是琢磨这个问题，所以发现了万有引力定律，使人类在物理学领域迈进了一大步。在牛顿发现万有引力之前，在这个世界上，像牛顿那样被苹果砸过的肯定不止牛顿一个人，可是除了牛顿，还有谁想过被砸的原因呢?牛顿能分析苹果落到地面的原因，是因为牛顿是个有心人;正因为牛顿是个有心人，所以才成了一个伟大的科学家。” 像科长讲的这些道理，要是在平时，大家会觉得是老生常谈，但今天却感到非常受启发。 “因此，你们每做一件事，每接触一个人之后，都要细想想，哪些把握好了分寸，哪些还有待改进;保持像海绵一样的心态，通过这种日积月累，你们的能力就会在无形中提高。你们秘书大多年轻，在工作中容易出差错。但只要你们每次出差错后认真反思，吸取教训，学到的东西反而会更多。只要你们能够坚持留心，你们的进步肯定会很快。” 科长说着，嘆了一口气：“但是，我真不知道是什么原因，造成你们中的一些人性格冷漠，与社会有一种疏离感，待人不热情，不愿意别人占用你们的时间，对与自己关系不大的事不爱关心，对陌生人容易产生怀疑，等等。如果是这样下去，就很难成为一个优秀的秘书。” 没人插话，科长说的是事实。 “总而言之，要想成为一个优秀的秘书，必须具备良好的自我学习和积累的能力。你们听说过古人‘处处留心皆学问’这句话吗?留心皆学问，就是要你们平时多留心。留心是什么意思?留心就是眼勤、耳勤和嘴勤，也就是多看、多听，多问，最后多想。” 一看手錶，科长想起什么事似的，马上起身要出门。 “明白了‘处处留心皆学问’的道理，就一定能成为一个优秀的秘书吗?”玛丽问，那神情看不出她是认真的还是在开玩笑。 “不!仅仅明白了这个道理还是不行，必须坚持，持之以恒。玛丽，我告诉你，万里长 城不是一个白天砌成的。” “知道了，科长大人。万里长城是黑夜砌成的。” 玛丽说着，朝科长扮了个鬼脸。 听着玛丽和科长的调侃，我脸上开始有些发热。 如果说今天这是对我是一次秘书工作能力的测试的话，按一个职业秘书的标准来衡量，我最多只能得60分。 努力!加油! 三月某日 上午先去经贸部送了份材料，刚回到办公室，姜总的电话就像长了眼睛似的跟了过来。姜总让我马上到他的办公室去一趟。听姜总的口气，事情似乎挺急。孟姐是姜总的专职秘书，我想问一下孟姐，到底是什么事，但还是忍住了，心里有些紧张。
第3页 来到姜总的办公室，姜总倒还是像平时一样随和，问我刚才到哪儿去了;聊了几句后，姜总问我：“小于，近来公司似乎有人在议论王总的事，你常去他的办公室，知不知道一些这方面的情况?” 王总是公司负责市场销售的副总经理，四十岁刚出头，他的工作能力是无可挑剔的，但可能是由于他老婆孩子都在美国的原因，公司不时流传一些他的风流韵事。 上个星期四下午，王总突然让我去他的办公室，说：“小于，我马上要去一趟香港，麻烦你明天帮我办一件事，你去王府井某某大厦的首饰柜檯，我刚才已给对方打过电话，你只要提我的名字人家就会给你一包东西。取到东西后，你再帮我送一下。”说着，递给我一张写着地址和乘车路线的纸条。第二天下班后，我取了东西正准备离开，柜檯里年纪像是值班经理的人对我说：“你是打出租吗?这包东西很贵重，在路上注意一点。”我当然明白，在首饰柜檯前说的贵重东西，不是几百元甚至几千元能买得起的。根据王总的纸条，我找到了亚运村一座高层公寓16层的三门。出来给我开门的是一位看上去不到三十岁的漂亮小姐;她还穿着睡衣，接过东西，她高兴得几乎跳了起来，“啊!王哥连我的生日都还记得，真是太好了，谢谢王哥!谢谢王哥送给我的生日礼物!” 姜总问的肯定是这件事。 作为秘书，必须要了解自己的领导在工作和私人方面的交际范围。如果不了解领导的交际范围，分不清他朋友亲戚的亲疏，不仅在工作日程上不好安排，就是许多电话也不好处理。“我找某某!”对方电话打进来，不仅不报姓名，而且对领导直呼其名，如果你听不出这是领导的太太或老爸的声音，只是公事公办地反问“请问您是……”则有可能让你吃不了兜着走。因为要了解领导的一些私人生活，或者是在给领导家送材料的时候，或者是在转接电话的过程中，不可避免地要了解一些领导的隐私。由于领导的私生活一般与工作无关，因此，作为职业秘书的操守，对于领导的隐私，看到了的要当作没看见，听到了的等于没听见;只有这样，领导才能真正放心让你协助他的工作。 我该不该说?芽我稍微迟疑了一下之后，一五一十地把事情的经过对姜总说了：“上星期四下午，王总到香港去出差之前，他让我第二天到王府井某某大厦取了一包东西，送给住在亚运村的一位女士。那位女士收到东西后说：‘谢谢王哥送我的生日礼物’。” “哦，知道了。”姜总平静地说。 从姜总的办公室出来，在走廊上，我的心情如释重负。我知道，王总是因为信任我，才让我去办这件事的。当姜总刚问我的时候，我也问了自己：如果把事情的经过对姜总说了，是否对得起王总给我的那份信任?但很快我否定了这种想法。的确，我们中国历来有“士为知己者死”的传统美德，对于王总这份信任，我理应像金庸笔下的那些刀侠剑客一样，替王总隐瞒过去，为王总两肋插刀，在所不惜。但是，我们现在不是生活在艺术家笔下那种虚无飘渺的江湖之中;如果说金庸笔下的江湖充满了险恶，那么，现代职场的险恶可能是有过之而无不及，自己必须小心谨慎。如果说当年的刀侠剑客能为后人所景仰，是因为他们视当时的江湖规矩如生命，义薄云天，那么，在现代的职场上，我们必须遵守现代职场的江湖规矩，即国家法律和公司的规章制度，否则，我们就像塞万提斯笔下的唐·吉柯德，举着大长矛去刺风车一样，过时且可笑。作为现代企业的职业秘书，必须遵守国家法律和公司的规章制度，以公司利益为最高利益，这就像军人必须服从上级命令一样，也是一种天职;也可以说，这是一种现代版的江湖规矩。 在这种现代企业中，职业经理人与职业秘书的关系，既不是封建庄园里的主人与奴僕的关系，也不是江湖武林中那种师徒关系，更不是三国演义中刘备关羽张飞那种桃园结义的关系。秘书与领导之间的关系，就像一个交响乐团中的乐手与指挥的关系一样，乐手不是为指挥而演奏，而是按指挥的手势与指挥一起，共同为观众而演奏。秘书不是为领导而工作，而是与领导一起共同为企业而工作，只不过秘书是根据领导的指令而工作。因此，尽管秘书与领导之间可能存在着一些私人情谊，或者其他的恩恩怨怨，但秘书与领导之间的关系，本质 上是一种工作关系，不存在任何人身依附关系。既然是一种工作关系，那就必须优先考虑公司利益，而不是个人之间的关系。 姜总作为公司的总经理，主动问起了这件事，就不能说送生日礼物这件事与工作无关。姜总掌管着我们公司几十亿的资产，每天的工作千头万绪，繁纷复杂，现在抽出专门的时间来过问王总给人送生日礼物这件事，不仅说明它与工作有关，而且关系很大;至于这件事与工作是一种什么关系，姜总会怎样处理这件事，那就不是我这个秘书过问的事情了。 从另外一方面来说，这件事是姜总主动问起来的，也就说明姜总不是在捕风捉影，肯定是有备而来。在这种情况下，即使我想像金庸笔下的侠客一样为王总两肋插刀，自己承担风险，把事情瞒住，也是瞒不住的。这不仅对王总没有任何意义，还会把自己搭进去。
第4页 回到自己的座位上后，又反覆想了想，心情还是有些沉重。现在我把事情的经过对姜总都说了，王总知道后，会不会给我小鞋穿?即使王总不打击报复，将来别的领导又会怎么看我呢? 回到家里，我对事不对人地把这件事情的大概对老爸说了，他想了想后说担心也没用。听他一劝，心情舒畅一些，也觉得自己没有必要担心。即使王总知道了事情的经过，王总也应该能谅解我。王总自己是位职业经理人，作为职业经理人，他们有自己的职业操守;作为职业秘书，我们也有我们的职业操守;既不添油加醋，也不掐头去尾，如实向领导汇报，这是我们做秘书的天职，也是自己做人的良心。 前些天，在美国itm公司当秘书的师姐说，他们的美国老闆就有意利用公司一些领导人的私生活来测试秘书对公司是否忠诚;如果要是这样，那我更应该如实地向姜总把情况说清楚了 三月某日 离夏天还早着，可今天的天气很热;似乎是因为气温骤升，一些人的脾气也大起来了。 早晨一上班，研发部的鲁天明来找我。他怒气沖沖地对我说： “我们部与美国吉姆公司合作项目的批文怎么还下不来?你们当秘书的办事，怎么这样拖拖拉拉?这个项目要是黄了，你来负这个责?!” “行，我帮你催催!” 我和颜悦色地说。 其实这个报告早就送给孙总了，但这几天孙总天天开会，根本没时间看。 看着鲁天明怒气沖沖的背影，玛丽有些幸灾乐祸地说： “什么项目黄了?就是怕夜长梦多，自己去不了美国!一天到晚都这么牛皮哄哄的，于姐，再晾他几天，让他着着急!” “玛丽，你肚子里怎么那么多坏水?” 我笑着问玛丽。玛丽是比我晚一届的师妹，所以说话比较随便。“我们也得替鲁天明想想。到美国去的报告老是批不下来，让他一直悬着，别说护照签证这些事不好办，就是项目本身的许多前期准备工作，他也不知该不该做，所以，他发火也能理解。” 由于要保证公司领导有足够的时间和精力来处理公司的一些战略问题或核心问题，秘书有一项重要的日常工作，就是像块纱布，过滤一些来找公司领导的电话、客人或文件。因此秘书就变成了一座各科室与公司领导之间的桥樑。正因为是桥樑，宽度有限，偶尔出现拥挤堵塞现象就是难免的。这样，那些暂时被堵塞的人不可能个个都能理解，于是，有人要找个地方撒气。在大多数情况下，必然会把怨气发泄到秘书身上。 也许是最近有关慈禧太后的电视剧太多了，许多人把李莲英当作老佛爷的秘书看待，所以在他们的印象中，秘书都有李莲英那样的本事，事情办不办得成，全在于秘书肯不肯帮自己的忙。不说外来的客人，即使是在公司内部，许多人也不一定了解秘书部门的工作，以为各种报告批不批，领导想见谁不想见谁，都是秘书部门说了算，所以像鲁天明这样，文件批不下去，就朝秘书部门发火。当然，也有人知道这并不是秘书部门的责任，但是他们又不好直接朝公司领导发火，所以只好把秘书部门当作出气筒。可以说，当出气筒似乎也成了秘书工作的一大特色。 由于看问题的角度不同，秘书部门与科室发生一些矛盾，造成一些误会是正常的。比方研发部门觉得某项新产品必须尽快研发，不然就会被竞争对手超过，所以打报告给公司领导，要求尽快上马开始研发;而秘书部门可能从销售部门的报告中了解到，这种产品市场还没有成熟，用不着那么急，所以没有把研发部的报告优先送给领导。因此，秘书部门与各科室出现一些矛盾和分歧是正常的。只要加强沟通，是完全可以消除的。 但是，秘书如果一听到别人讲你一两句气话，你就针锋相对，在桥樑本来不畅通的情况下，凭个人意气办事，再设一个卡，摆出一夫当关，万夫莫开的架势，把人家堵在桥头，将正常的工作矛盾转化为个人恩怨，人事纠纷，就会使事情越来越复杂，最后有可能变成死疙瘩。 由于你是领导的秘书，在别人的眼里，不管是做什么，你都是替领导在办事，有人甚至还以为是领导有意让你这么做的，所以，只要你愿意，你就有很多机会和办法，像只砂轮一样把对方磨得一点脾气也没有。但是，当你像只砂轮强行把对方磨平的同时，它肯定会给你带来隐患。人家口服心不服，今天斗不过你明天还会跟你斗;明里斗不过你暗里可以给你使绊;一有机会，人家又会把你当出气筒。所以秘书最忌採取“道高一尺，魔高一丈”的态度跟人家治气。因为，你把人家的路堵死了，实际也就把自己的路给堵死了。 对于秘书来说，有被人求的时候，肯定就有求人的时候，而且求人的时候还很多，比方领导跟秘书要个资料，这就需要有关科室提供素材;领导外出办事，也需要各科室配合;秘书的工作都比较烦琐，就像胡雪岩说的八个壶七个盖，你要同时保证每个茶壶上都有盖，没有别人的帮忙很难做到。即使你百事不求人，你也会事倍功半……要做好秘书工作，不仅要得到领导的信赖，还要得到各科室的信赖，而且是长期的信赖，所以秘书必须知道自己的位置，为人宽容和坦诚。
第5页 除开个别人是出于妒忌的原因，绝大部分是由于这种误会造成的，因此，一个称职的秘书，在承受这些抱怨的同时，应想方设法改进自己的工作，加强与对方的沟通，为使自己这座桥樑更顺畅一些，尽量帮对方的忙。 下午四点，孙总开完常务会，我去他办公室确认他明天上午的工作日程，顺便提起鲁天明去美国的报告： “孙总，今天研发部派人去美国的事，他们来找我，问报告的事，我找了一遍，不在我那里，是不是已送到您这里来了?” 孙总在一大堆文件里翻出研发部的报告，一目十行地看了一下，便签了字。他把文件交给我，让我送到人力资源部去，并让我通知鲁天明，五点半到他办公室来一趟，他要了解这个项目的一些具体情况。 我把文件送到人力资源部后，就给鲁天明打电话。 “鲁天明吗?我是秘书科的于雪，你的报告孙总已经批了，我已把它送到人力资源部去了，他们马上给你办手续。” 鲁天明连忙说谢谢。 “另外，今下午五点半，你去一趟孙总的办公室，孙总想跟你谈谈，了解顶目的一些具体情况，请你好好准备一下。” 放下电话，玛丽就对我说： “像他这种不知好歹的人，你说一句‘孙总找你’就得了，他已经占了那么大的便宜，还有必要跟他说那么多吗?” “玛丽，别看鲁天明个头那么高，脾气那么大，可他实际工作时间不长，经验不足;如果在电话里我只对他说‘孙总找你’这几个字，他心里说不定多紧张，甚至会以为孙总不让他去美国了;如果真是这样，作为一名新员工，他在毫无准备，心情又紧张的情况下去见孙总，他能把项目的情况说清楚吗?他如果说不清，让孙总不高兴，孙总真的有可能让研发部换人。因此，帮鲁天明消除紧张心理，让他提前作些准备，是我们秘书的责任;再说，我们也只是做个顺水人情。” 不管是什么原因，人家把怨气发到你身上，你就跟人家治气，对于秘书来说，是一件非常可怕的事。对自己看得不顺眼的人极少理睬，在工作上能办的也尽量拖着不办;而对另一些自己觉得满意的人则是极为热情。时间长了便会有人觉得你是在拉帮结派，那些不被你理睬的人对你更充满了敌意，不时以种种藉口与你过不去，而原先与你要好的人因担心别人议论以至无形树敌，也开始避免与你多接触，弄得你孤家寡人似的。 作为秘书，要学会与各种人打交道，若是一味关照与自己相近的人，而对自己不喜欢的人予以排斥，最后受损失的还是自己。所以待人应多些宽容，以工作大局为重，切不可根据自己的好恶去处理人际关系。 秘书应该具备良好的沟通协调能力。首先她要理解领导的工作意图，思维方式和工作方法，只有这样，才能及时、准确、完整地将领导的指示传达给各个科室。另外一方面，就是与同事之间，与各个部门之间沟通协调好，理解他们的工作意图，准确地向领导汇报。部门与部门之间，领导与部门之间，如果秘书能协助去除沟通屏障，会让各科室之间的协调更和谐。在各科室的人眼里，秘书比较了解领导，所以经常希望能得到秘书的“关照”，了解领导的真正想法和意图。事实上，每个人由于处在这信息爆炸的时代，每天吸收不同的信息与情报，思想也时时随着资讯冲击、知识的累积而改变，所以作为秘书，应随时了解领导的真正想法。诚实是最好的沟通协调的方法了。 如果作为秘书，你不善于沟通，而是今天跟这个治气，明天跟那个治气，你的工作还怎么做?就算你在工作中不需要求人，斗来斗去会有好心情吗?人有时只要稍微想想，就会明白一个很简单的道理：除开睡觉的时间，一个人在办公室里的时间远远超过在家的时间，如果你在办公室像在家里一样互爱和谦让，哪怕只有一半的互爱和谦让，你会觉得工作和生活会温暖美好多少倍! 生意人做生意讲究求财不求气;对于我们当秘书的来说，必须具备良好的沟通能力，求和不求气。 三月某日 昨晚纷纷扬扬下了一夜的雪，今早西北风又呜呜地刮个不停，整个世界仿佛都掉进冰窖里去了，让人从心里感到了寒意。在人们已隐隐约约听见了春天的脚步的时候，还下这么大的雪，的确少见。 今天是星期五，下午四点开始，秘书科开例行的工作小结会。 “铃……”小石桌上的电话铃响了。 “是我。你找我有什么事……我正在开会。”说着，小石就把电话挂了。小石昨天才正式上班。 会开完了。 科长问：“小石，刚才是谁来的电话?” “是我表哥。” “哦。” 科长点点头，之后对大家说： “你们大家都给我记住，作为秘书，你们永远不能说‘你找我有什么事吗?’这句话!小石，刚才即使是你表哥，你也不能这么跟他说话。” “我表哥他非常无聊……”小石想分辩。 “作为秘书，就不能养成这么说话的习惯!” 科长打断了小石的话。
第6页 “不管是打电话还是直接上门来，客人找你肯定就是有事。没事他找你做什么?不管是什么事，作为秘书，你都要热情接待。你问客人‘你找我有什么事吗?’表面上是很礼貌，实际上是一种冷淡，而且是从骨子里表现出来的冷漠。你们可能没享受过这种‘待遇’，没有这方面的体会;我是深有体会的!就是在前几天，我到一家公司去，对方的秘书小姐也是这么问我，让我感到非常别扭，觉得自己是个小偷，还没进门，就要接受盘问。其实，她只要稍微换一种口气，问‘你找我是什么事?’我心里就会好受得多!” “我想补充一点。” 孟姐接着科长的话题，不紧不慢地说：“还有一些秘书喜欢问客人你预约了吗，这种说法跟你找我有事吗?一样，容易让客人反感。作为秘书，客人预约没预约，你自己心里应该有数，所以，这么问客人就是失职;客人没有预约不请自来，那是他们没有礼貌，但你不能用你预约了没有?这种冷漠的方式回敬他;表面上，你是很客气地问对方预约了没有，实际上是告诉客人，我知道你没有预约，你不请自来，让我讨厌。别人不走斑马线横穿马路，你就有理由开车去撞他?客人既然上门了，作为秘书，你就得无条件地热情接待，不能因为他们没有预约而怠慢他们。” “没有预约，怎么接待?”小石认真地问。 这应该是常识，但孟姐还是很认真地对小石说： “首先要弄清来客的姓名、所在的公司或单位，有什么事情。如果客人点名要与某某见面，就应当立即与当事人联繫。但是，在联繫好之前，不要给客人肯定的答覆，因为当事人可能不在，也可能不愿见这位客人。如果是不愿见这位客人，你就要这样答覆人家：‘实在对不起，某某不在家……’。这样，你就不至于给客人留下一个缺乏诚意、为人冷漠的印象。” “对!”科长说，“秘书最可怕的就是冷漠，而最可贵的则是热情。有热情才有亲和力。如果你们几个要问自己是否已成为一个合格的职业秘书，你们就问问自己，我身上有没有这种亲和力。” “科长，什么是亲和力?”玛丽有意将科长的军。 “亲和力就是与人为善，助人为乐，在保持自己心身愉快的同时，让你周围的人也感到愉快，使他们愿意和喜欢与你一起工作。” 科长似乎也没好好琢磨过“亲和力”这个词的确切含义。与做理论家相比，秘书更应该是个实干家。 “亲和力也可以说是一种氛围，在自己帮助别人的同时，自己肯定也会得到别人工作和情谊上的回报。” 我觉得，亲和力的准确含义是什么并不重要，重要的是秘书身上必须有亲和力。秘书部门是一个企业的神经中枢，上传下达，左迎右送，都是秘书的工作。几乎秘书的每项工作，从收集信息到给领导安排工作日程，都需要各科室和各部门的协助配合。秘书有了热情，就能把繁杂和许多额外的工作当作机遇，就能把那些不管预约没预约、真正是有急事要找领导的人当成朋友;就能真诚地宽容别人的一些不礼貌甚至是鲁莽的行为，这样，人家会自然而然地信赖你，这就是亲和力。 确实，秘书在公司里的位置是有些特别。有些秘书一方面由于工作能力强，又善解人意，很受领导的欣赏，所以，她的地位在无形之中上升了;另一方面，由于秘书能经常优先得到公司内部机密，甚至是最高机密，如公司在开常务会议时进去送茶，就可能听到某某要调到什么地方当总经理的消息，一些部门的人也会因此而对你另眼相看，甚至相当羡慕，因此，一些秘书在不知不觉中，也会产生一种优越感。但是，如果一个秘书在工作中，一天到晚总是带着这种优越感，以睥睨一切的目光看待别人，永远摆出一副事不关己的样子，让别人 总觉得自己是在求她或打扰她，她的工作还能做好吗?特别是在秘书部门内部，如果她脸上总是露出一副戴着假面具一样的表情，即使再有能力，一样会影响团结、破坏大家的情绪。一个成功的秘书，总是三分做事，七分做人。 前几天，在十三楼一家美国投资银行当秘书的师妹就被老闆炒掉了，理由就因为她是个“冷面美人”。客观地讲，她的工作能力相当强，老闆交待的事从来不用老闆再操心，人更是长得漂亮，可她自视甚高，加上感情上被在美国哈佛留学的男朋友伤害过，所以对待各部门的人和外来的客人总是带着几分警惕和不屑。慢慢地由于不能与各部门配合，老闆发现和意识到事情的严重性后，也只好让她另谋高就。 “当秘书最可怕的是冷漠。一个冷漠的秘书，就像一个麻风病人，你不愿意理人家，人家更不愿理你，而且离你越远越好。这样的人还能做秘书吗?”科长最后说。 下班的时间到了，大家收拾东西准备回家。 “玛丽，你知道怎样做一个可爱的女人吗?” 托尼开始跟玛丽瞎侃。“我可以教你秘诀。” “我不知道。”玛丽冷冰冰地说，“我也不想知道。” “托尼，你说说看。”珍妮挺有兴趣。
第7页 “这个秘诀就是十九八七六五四这几个字。”托尼卖关子。 “十九八七六五四，怎么理解?”珍妮问。 “十就是十分热情，九就是九分独立;八就是八分智慧。” “为什么不能是十分智慧?”珍妮问。 “这还不明白，因为太聪明的女人会让人感到害怕;女人最好是在聪明里带一点点傻气。” “瞎说。”珍妮接着问：“那么七呢?” “七就是七分灵气，六就是六分浪漫。五就是五个工作日，就是说女人必须有工作;如果女人没有工作，不管是做官太太还是被包二奶，都不会可爱。” “那么四呢?” “四嘛，”不知托尼是真的忘了，还是本来就在瞎编：“四就是有四个爱你的男人。” “哇，太幸福了。”珍妮被托尼逗乐了。 “珍妮，别晕过去了，你还得挤公共汽车回家。” 玛丽给珍妮头上泼了一桶冷水。 俗话说“伸手不打笑脸人。”当领导发火时，你赶紧主动道歉，就等于你已经举起了白旗，对方还忍心对准你开枪?总之，先把领导的怒火压下去，把一场可能发生的风暴消弭再说;如果自己真的比窦娥还冤，然后再想办法为自己申冤也不迟。当时不管你怎么解释，领导肯定认为你的“解释”都是在“推卸责任”。 四月某日 一上班，公司驻西安办事处的邵文华的母亲来了。 她提出要见姜总，由于姜总太忙，所以科长让我负责接待这位快七十岁的老奶奶。 老奶奶说，自去年七月邵文华派到西安去之后，现在家里谁也管不住她那宝贝孙子了。这孩子不好好学习，成天跟社会上一些不三不四的人混在一起，眼看着明年要考大学了，家里人都非常着急;只有邵文华才能管住这孩子，所以她今天来公司，就是想请公司把邵文华从西安调回北京。 “这孩子如果明年考不上大学，那他一辈子就毁了。” 邵奶奶说着，眼泪就出来了。看着她老泪纵横，我心里非常难受，也差点陪着她流泪，不知道如何帮她。就这样，老奶奶反反覆覆说了一个多小时，我才把她送走。 送邵奶奶到大门口，回来刚出电梯口，值班的玛丽就指着我对一位客人说：“这位就是孙总的秘书，由她领你去孙总的办公室吧。” 我脑子里一闪，孙总今上午没约任何客人，这位客人是哪里来的? 在我纳闷时，客人朝我微微一笑：“给你添麻烦了，不好意思。” 来客也就二十几岁，很精神，跟一部记不起名字的电视剧里的演员的长相非常相像。脸上虽带着歉意，但笑容很灿烂。于是我带路领着客人到了孙总办公室。 十二点整，我正准备起身下楼吃饭，孙总来电话让我去他的办公室。我一进门，孙总就噼头盖脸地朝我大发雷霆： “于雪，你今天脑子进了多少水?!你居然领着一个卖保险的到我办公室来;他死缠烂磨，浪费了我整整一个上午!” 仿佛有颗原子弹在我头顶上爆炸。我眼前一阵发黑，眼泪差点就掉下来了。我定了一下神，马上说： “孙总，实在对不起，是我的失误。” 孙总见我这样，似乎也意识到他自己有点失态，便朝我挥挥手：“下次别再做这样的蠢事了。” 从孙总的办公室出来，我马上跑进洗手间。我的眼泪实在忍不住了，干脆让它流个痛快!这玛丽这傢伙真可恨，真恨不得在她脸上狠狠地咬一口，破了她的相，让她一辈子也嫁不出去!这傢伙害我害得太惨了…… 我慢慢把脸上的泪擦干，朝楼下走去。如果我当时对孙总说这是玛丽失误造成的，把责任往玛丽身上推，那又会是一种什么结果呢?我边下楼梯边想。 如果我把玛丽推出去，除了让玛丽也挨顿臭骂以外，对我没有任何意义。也怪我自己粗心，让邵奶奶的眼泪把我弄得晕头晕脑的，不然不会惹孙总发那么大的火。 吃饭的时候，玛丽又挤了过来，问我，上午那位客人身高有没有一米八，我说不会有那么高，玛丽坚持说绝对不会低于一米七八。 下午，我又把中午的事情仔细地想了想。孙总朝我发火的时候，我赶紧主动道歉是对的。在当时的情况下，我不赶紧主动道歉，而是说自己太忙，或者找其他什么藉口替自己辩护，孙总的火气可能会更大更持久。在当时，孙总实际上根本就不需要什么理由，他要的就是发泄!你越给他解释，他心中的火气就越大;如果你能给自己找一千个藉口，他就有一千个理由骂你!明明知道自己有了失误，反而千方百计地给自己找藉口，就像在外面饭店吃饭，结帐时忘了让老闆找你十元钱，你又花二十元来回打计程车，去要这十元钱一样，是非常愚蠢的事。 俗话说“伸手不打笑脸人。”这的确是一句至理名言。当领导发火时，你赶紧主动道歉，就等于你已经举起了白旗，对方还忍心对准你开枪?就是两军交战，还有优待俘虏的政策，何况是领导对待自己的秘书。总之，先把领导的怒火压下去，把一场可能发生的风暴消弭再说;如果自己真的比窦娥还冤，然后再想办法为自己申冤也不迟。当时不管你怎么解释，领导肯定认为你的“解释”都是在“推卸责任”。
第8页 有些女秘书容易情绪化，一听到批评，特别是错误的批评，当着领导的面，马上就泪如泉涌，号啕大哭。对于领导来说，他可能会动恻隐之心，当时不会再多说什么，但是从内心来讲，他可能会更看不起这种娇气的作风。对于秘书来说，出现这种情况更加可怕。 其实，道歉并不是一件可怕的事，道歉是一种智慧的表现。由于你只是偶然的失误，领导并不会把你怎样。领导发火，也只是一时之气;领导大都是比较理性的，他们对长期与自己共事的秘书的印象和评价，一般不会只凭这样一两件事就发生改变。所以，也就没有必要担心自己道歉认错后会被打入“冷宫”。 另一方面，秘书也应能够理解，领导也是人，也有自己的喜怒哀乐，秘书做错事让领导 受了气，领导发泄是很自然的，所以也没有必要把领导发火的事看得太重，认为自己道歉认错就是对自己自尊心的伤害。总而言之，无论对领导还是对秘书，出现了失误就应尽快成为过去。否则，就会影响正常的工作。 当然，如果领导朝你发火的时候，你认为责任不在你，不必计较领导的态度，他发完火之后，你只是微微一笑，说句“我知道了”，以表示自己的开朗和大度。那你就大错特错，从此你在领导的心中，将永远是一个没有责任感的秘书。 道歉不仅是一种智慧，而且是一种品质。做错了事，主动道歉，远比那些千方百计地找理由给自己辩护的人，更能得到谅解，甚至是尊敬。因为对方能从你的道歉中看到你的人品中的正直和坦荡。秘书在日常工作中，总会出现这样或那样的失误，如领导问你问题，你回答驴唇不对马嘴;领导让你找销售合同，你却给他科研报告;日程安排出现“撞车”……所以，一旦发现自己失误，就应赶紧主动道歉，因此，学会主动道歉，对于秘书来说，应当是一种基本技能，就像要会打字，会说英语一样。 学会主动道歉并不难，只要诚恳就行。 下班的时候，我把中午的事给玛丽说了。作为师妹，她马上表示了道歉，并“向毛主席保证”，不再犯类似的错误，而且表示愿意接受我的“任何形式”的惩罚。 “我今天就不罚你了。”我说，“今天你干了件好事，所以我请客，犒劳犒劳你。” “真的?” “当然是真的。”我笑着说，“不过由你买单。” 玛丽马上像一只泄了气的皮球： “于姐，你是知道的，我是个月光一族。” “月光一族是个什么东西?”我奇怪地问。 “月光一族，就是一到月底就把工资全花光了。” 她说自己是“月光一族”时，脸上的表情就像说自己喜欢吃麦当劳一样自然。 我又粗心大意了!我早就该想到，到了这个时候，即使是玛丽主动提出请客，我也要提高“警惕”，免得她请客我买单。看来孙总今天没骂错，我脑子里今天确实是进水了，而且水进的不少。 四月某日 往年的这个时候，总会有几场风沙不请自来，但今年到了这个时候还没见过风沙，对于我们北京人来说，实在是一种福分。 吃过午饭，我带小石在前台值班。 我告诉小石，在接待那些不了解身份而又没有预约的客人时，一定要让他先自我介绍身份和来意;在没有了解对方身份和来意之前，你不能透露公司的任何信息给他，如某某经理正在开会，或者某某经理不在，到某某地方出差去了，等等;但是，你的态度又必须热情大方，千万不能让对方感到一丝你的生硬和冷漠，因此，接待这样的客人的关键是要一气呵成…… 正在这时，一位扎着马尾巴发型的先生笑眯眯地进来了。 “二位小姐好!” 他先跟我俩打招呼。“我找姜总。” “您好!请问您是……” 我连忙站起身向客人打招呼。 今天下午姜总没约外来的客人。一位不速之客。 “姜总在不在?” 他似乎没听见我的问话，一边问我，一边大大咧咧地朝里走。 “请问您是……” 我来到客人面前，微笑着再次问他。我第二次问你，你还不告诉我你的尊姓大名，就太不够绅士了吧? “你就是于雪小姐吧?” 来客突然目不转睛地盯着我问。 “你肯定就是于雪小姐。姜总不在，找你也行!” “找我?”我一头雾水，“请问您是……” “不好意思，我是某某杂志社的运营总监，刘芒。请多多关照!”说着，他掏出一张名片递给我。 “我和你们姜总是哥们，今天过来找他也就是为了约你。” “刘总，我能为您做点什么?” 我还是莫名其妙。 “于小姐，你别误会。是这样的，上个星期我们哥儿几个在打高尔夫球的时候，蓝天公司的张总说姜总有个秘书很像电视剧‘现代都市丽人’里面的女主角，而我们杂志正在找封面模特，所以我今天顺路就过来了。蓝天公司的张总你认识吧?”
第9页 我点点头，张总经常来我们公司，我认识。 “于小姐，我想请你给我们做封面模特，千万别拒绝，你不仅青春靓丽，更重要的是，你身上有那些职业模特身上所缺乏的职业女性独有的气质。” 听他这么一说，我觉得自己脸上臊得慌，肯定变成了红脸关公。 “刘总，谢谢您的夸奖。不过，这事我必须向公司领导汇报后才能答覆您。” 刘芒接过小石递给他的茶，不以为然地说： “这点小事有什么值得汇报的?回头我跟你们姜总打个招呼就行。下个星期我们的摄影师就会跟你联繫的。既然姜总不在，那我就先走了。” 刚到电梯口，他又笑着返了回来，对我说： “于小姐，我这里有两张明天晚上韩国歌手安顺姬在首体演唱会的票，请你们两位小姐务必赏光。” 不容我们推辞，他把票往台子上一放就走了。 真是个怪人! 下班时，我和小石将刘芒来访的事向科长和孟姐作了汇报。 “拍照的事，我回头向姜总请示一下;至于听不听音乐会，你们两个自己定。” 科长把玩着两张音乐会的票，又非常感兴趣地问：“那些人唱歌，像死了爹娘似的，扯着嗓子哭天喊地，你们就喜欢听这样的人唱歌?” “我非常喜欢听安顺姬的歌!” 小石看来是个追星族。 “我还可以吧。”我说。 昨天的晚报上说，安顺姬前天到的北京，住在国贸的中国大饭店，昨天上午到天安门城楼游览，从韩国赶过来的上百名歌迷，加上一些中国歌迷，就跟着安顺姬的车，从中国大饭店一路追到了天安门;安顺姬参观完后，歌迷们又跟着她的车跑回了中国大饭店。 我说：“不过，明天晚上我要上课。” 见我不去，小石也不想去了。 “我看刘芒那样子，总觉得他是黄鼠狼给鸡拜年，没安好心。” “你是觉得他另有企图?”科长笑着问。 “我一看到他后脑勺上的马尾巴，就想起街上的那些不正经的男人。我总觉得这个刘芒是受我们某个竞争对手的委託，想利用给于姐拍照和请我们两个听音乐会的机会，抓住我们两个年轻，经验不足的弱点，从我们两个身上打听我们公司的商业机密。” 大家都笑了。 “小石，你平时挺喜欢看福尔摩斯的侦探小说吧?”托尼打趣地问。 科长也笑着说;“小石，这刘芒我也见过几次，他不像是你说的那种下作的人。你不用太多心。” “不过，我倒觉得小石保持这种警惕性的精神还是值得提倡。”孟姐对科长说：“现在毕竟是一个竞争非常激烈的商业社会，什么事都有可能发生。由于我们秘书几乎天天都在跟公司的机密打交道，而我们的秘书大多又年轻，社会经验不足，所以很容易被人利用。因此，小石这种职业警惕性是值得提倡的。” 孟姐说话总是那样不紧不慢，节奏感非常好。 “当然，我们也不能太封闭了，搞得草木皆兵，让人家说我们像得了神经病似的。像刘芒这样请听音乐会的事，如果喜欢，去听听也没有什么，只要把握好什么是公司的机密就行了。” 什么是公司的机密，从字面上来看，很好把握，一切对竞争对手有用的信息都可以称之为公司的机密，但是在实际工作中又不那么好把握。 “小石，如果刘芒在听演唱会的时候，问你要姜总家的电话号码，你告不告诉他?” 科长突然问小石。 “我肯定不告诉他!” 小石几乎是不假思索地回答。 “那你打算用什么理由拒绝呢?” 小石有些为难了。如果说自己不知道姜总家的电话，作为秘书肯定是撒谎，让人家觉得你不诚实;如果说姜总家的电话号码是公司的机密，那也未免太勉强了，因为即使从黄页电话簿上查不到，也可以从别的朋友那里打听出来。 见小石很为难的样子，孟姐说： “小石，你可以很坦诚地这样回答刘芒，‘对不起，刘总，姜总家的电话号码是他私人的电话，由我告诉您似乎不太合适。’这样刘芒是能理解的。” “我还是不想去听这音乐会。”小石说。 “不去多可惜，这票好几百块钱一张。”科长似乎也心痛起来，“不过，这也给大家在公司保密问题上敲了一次警钟。” “其实，我觉得要防止外人窃取我们公司的机密这事还不难，难的事要防止我们自己在平时的无意识泄密，如公司文件在办公桌上乱放，起草完文件后把底稿往纸篓里一扔，工作笔记本不好好保管。特别是女孩子们喜欢与朋友聊天，说话时可能不太注意，有时还可能喜欢炫耀，说某某老总昨天晚上跟某某公司的老总一起打网球，或者后天老总到什么地方去出差，等等。这些说者无意，可能听者有心，因为我们的竞争对手，可能从我们公司领导跟谁打网球或到什么地方出差的信息中，寻找到对自己有用的信息;这些信息对于他来说可能就是情报，因此，今后大家在这方面要花更多的注意力。”
第10页 “如果是有业务往来的公司的秘书，与我们成了好朋友，晚上请我们去泡吧，或者唱唱歌，可以吗?”珍妮问科长。 “当然可以，不过最好和我们打个招呼。”科长回答说。 最后，两张音乐会的票给了艾丽丝。托尼问她准备跟谁一起去，艾丽丝说“这是公司机密。” 五月某日 过了五一节，阳光就变得是那样的明媚，春风是那样的柔爽，让人感到生活是那样的美好。五一节前，科长让珍妮、玛丽、小石和我四个人利用五一节的假期，参加一个由台湾人举办的“高级秘书研修班”，连续三天。今天是第一天。当我走进挤满了上百人的大教室时，心里有一种重新回到学生时代的亲切感。 今天上午是由台湾讲师讲“秘书交流的技巧”。 “我们首先来讲‘听’的问题。我问你们，你们是不是觉得自己一生下来，就在听别人说话，所以，就认为‘听’是一种很容易的事?” 台湾老师大声地问。 “是。”后排有几个男生回答。 “不!如果要做到既听‘懂’，又听‘好’，是件非常不容易的事!” 台湾讲师讲课非常投入，不像我们在学校时老师讲课那么慢条斯理，他说—— “我先讲一个小故事。这个故事发生在美国。一个非常有名的电视节目主持人，在电视节目现场随机採访一个六岁的小男孩。 “‘杰克，你长大了想干什么?’主持人问。 “‘我……我长大了想当一名飞机驾驶员。’这男孩想了很久，有些结结巴巴地回答。 “‘如果你驾驶的飞机在大海上空飞行时，你突然发现你飞机油箱里的燃料不多了，不能飞到任何一个机场了，你打算怎么办?’主持人问。 “这小男孩思考了几分钟，之后回答说：‘我会要所有的乘客系好安全带，然后我就带着降落伞跳出去……’ “在直播现场的所有观众，都哈哈大笑。假设，当时你也在现场，你会不会笑?” 老师指着坐在前排的一个男生问。 “我肯定也会忍不住要笑的。”那男生站起身回答。 “你为什么觉得可笑?”老师咄咄逼人地问。 “因为这小男孩的回答充满了童趣。第一，他还不懂作为一个飞行员，不能抛下乘客独自逃生这一职业道德;第二，他如果真的要一个人逃生，他就不应该跟乘客打招呼告别。” “你们大家都贊成这位先生的看法吗?”老师重新回到讲台中央，大声地问全班同学。 “同意!”有许多人回答。 “也就是说，你们都认为自己真的听懂了，这小男孩的话里的真正意思?” 听老师这么一反问，台下没有几个人说“是”了。 “不!” 老师看上去不单是激动，更多的愤怒!虽然他穿的是白衬衣，打的是黄领带，但他那神态就像哪座庙里泥塑的赤目金刚! “不!你们一点也没听懂!一点也没听懂!” 教室鸦雀无声。 “当时，这位主持人并没有笑。” 老师的情绪很快平静下来。 “他凭直觉感到，独自逃生并不是杰克的真正意思。他要等待。慢慢地，他发现杰克流眼泪了。于是，他问杰克：‘你为什么要一个人跳出飞机?’ “杰克回答说：‘我要马上去找燃料;找到燃料后我要回来。’ “‘我要回来!’这才是杰克的真正想法，你们当中有谁，有谁真正听懂了杰克的这个意思?!” 我们既感到震撼，又感到豁然开朗。 “连一个六岁的小男孩的话，都不是那么容易听懂，你们还认为‘听’是一件很容易的事吗?” 老师指着前排一个戴眼镜的女生问：“你认为应该怎样才能真正听懂别人说的话?” 可能是不好意思，女生站起来后没有回答老师的问题。 “要‘听’懂对方说话的真正意思，就必须让对方把话说完。让对方把话说完，知道吗?让对方把话说完，不仅能完整地听懂对方的意思，而且也是对对方的尊重，表现你的涵养。作为秘书，涵养非常重要。” 台湾老师早已换成一副亲切的面孔，笑着说：“另外，如果你是在进行商务谈判的话，你就要让对方多说，让他把想要说的话都说完，他把话说完之后，就会产生一种‘黔驴技穷’的恐惧心理;相反，你就可以从从容容地从对方的话中找出破绽，进行攻击，后发制人。” 台下有几个男生笑了起来。 “但是，我想问，在座的各位秘书先生和秘书小姐，你们都养成了听别人把话说完的习惯了吗?” 真是不问不知道，一问吓一跳。作为秘书，我们在实际工作中似乎都犯有这种毛病—— 不论是在接受领导指示的时候，还是在与客人交谈的时候，只要一遇到没有听懂的地方，马上就会插话，似乎不马上问个明白就再也没有机会似的;有时虽强忍着让对方把话说完了，但当对方的话音刚落，你的提问就像挺机关枪子弹似的朝对方射了过去，不给对方一个喘息的机会。
第11页 如果仔细反思，在我们秘书的日常工作中，从打电话到端茶送水，有多少类似于不让别人把话说完就提问这样不注意细节的小毛病?细节就是质量，而质量就是生命，这是现在连每个工厂里的工人都知道的道理，可在我们这些号称白领的秘书的头脑里，有多少人树立了“秘书工作质量”这个观念?现在所有的工人都知道，如果他们在工作中马马虎虎，产品出现质量问题，在市场上卖不出去，他们拿不到工资，他们就会下岗。如果我们当秘书的再不注意工作的质量问题，将来会不会也面临下岗的问题呢?想想真可怕! “在与领导或客人交谈的时候，如果遇到没有听懂的地方，可先把问题记在纸上，待对方把话全部讲完之后，慢慢地把问题一个一个地提出来，这样不仅效果会好得多，而且双方会更融洽。” 课间休息之后，老师讲如何“听好”的问题，主要是强调在对方说话的时候，要注意力集中，不要老想别的事情。 “在听别人说话的时候，你最好看着对方的眼睛，这是‘听好’的最大诀窍。特别是当你与你的老闆谈话的时候，你看着他的眼睛，他会觉得你信任他，尊重他，因此，他也会对你产生一种自然的亲近感。当然，让你看着对方的眼睛，不是让你死死盯着他，眼睛一动也不动，那样人家还会以为你要吃了他。” 老师的幽默，引起台下一阵闹笑。 “另外，在听别人说话的时候，你要有所表示。当对方说到关键的时候，或者快要说完的时候，你点点头，小声附和几句，让对方知道你是真正听明白了;如果对方滔滔不绝地说着，你无动于衷，或者显得非常紧张，对方也会感到兴趣索然。记住，无论是在接受老闆的指示，还是听取客人的情况介绍，当他们说完之后，一定要对他们说话内容的重点重复一遍，特别是约会的时间和地点等，这样既可避免出现差错，也向对方表示了极大的尊重。” 老师喝了口茶，看了看手錶，离下课还有几分钟，就笑着说：“最后，我还要送在座的各位秘书小姐几句。在老闆给你们作指示的时候，不管自己是不是真正听明白了，在老闆说话每次停顿的时候，你最好点点头，说个‘是’，这样，对于你的老闆来说，是一种很好的心理享受，因为他既感到你的活泼与妩媚，也感到你的放心与可靠。” 台下许多人笑起来了。 我们虽然也经常参加一些培训班，但今天受益最多。 我们每个人从小就会说话，就像我们每个人从小就会走路一样。有的人跑一百米要十五六秒，而有的人只要十秒或九秒多;一百米跑十秒和十五秒，在跑步的姿势上没有什么本质的区别;它们的区别仅仅在一些细微的小节上。但就是这些小节，将我们这些凡夫俗子与世界冠军拉开了距离。 给领导挡驾是一件千万不能掉以轻心的事。如果挡错了，肯定要挨骂，如果你不挡，更要挨骂。比方，有些客人虽没有提前约好，但他找领导谈的事很重要。你就要首先问清楚客人的身份，问清身份以后，问他来访的目的是什么。 五月某日 北京的春天实在太短暂了，没有几天的功夫，气温像火箭一样直往上沖，今天中午完全可以用“骄阳似火”来形容。好在北京昼夜温差大，早晨出门上班的时候，还感受不到炎热的威胁。 上午孙总去中关村的先创公司谈判。 我在前台值班。预约的客人不多，我便取出上个星期孙总到四川出差的票据，开始一张一张地整理。 十点钟，美国ctiv公司北京办事处文小姐打来电话，说他们的首席代表刚接到美国总公司紧急通知，必须在这个星期天之前返回纽约，所以，原订下个星期二与孙总的会谈，希望能提前到这个星期五，也就是明天，即使是今天下午也行，否则，会谈只能无限期延迟，请孙总于今天中午十二点之前给予确认。 怎么办? 孙总今天和明天的日程已排得满满的，可与ctiv公司的合作又非常重要，据说马来西亚的一家公司也在与ctiv公司谈判，如果不尽快落实，我们可能就要前功尽弃。可是，这是不是ctiv公司在玩欲擒故纵的游戏呢? 正当我在琢磨这事的时候，营业部的金科长来找孙总，说他打孙总的手机打不通，孙总已关了手机。我说孙总正在谈判，有什么事急着找孙总。金科长说上海那边来电话，上海这几天正在刮颱风，我们帮安徽进口的一条生产线下不了船;安徽那边来了几个电话，说他们开工典礼都准备好了，市里许多领导要出席，就在等我们这条生产线;如果这条生产线不能按时到货，开工仪式就得推迟;用户很着急，说政治上的损失远大于经济上的损失，如果有可能，请孙总去趟安徽，与对方协调一下。 我把金科长的意思记录下来。 十一点整，孙总该开手机了，我正准备给孙总打电话，孙总的电话打过来了。他说他正在往回赶，现在塞车，堵在三环路上;他与先创公司的谈判很顺利，让我赶紧起草合作协议，下午一上班就交给他;再就是跟姜总请示一下，今天下午三点以后有没有空，如果有空，他想向姜总汇报与先创公司合作的问题;我想向他汇报美国ctiv公司的事，他马上打断我的话，说等他回公司再说，他现在还要把先创公司的项目再细想想。可这份协议将近三万来字，要在下午一上班就做好交给孙总，怎么来得及?!对，我想起来了，前几天玛丽利用金山公司做wps
第12页 office软体的模板功能，做了一个公司合作协议的专用模块，我只要将过去的谈判备忘录上的内容，按模块的要求往里粘贴就行，于是，我赶紧从电脑里调出以前与先创公司谈判的备忘录，起草与先创公司的合作协议。 我刚开始起草协议，一个40多岁的客人进来找孙总，说是孙总大学时的同学，出差路过北京，想与孙总叙叙旧…… 当秘书就是这样!闲的时候虽闲，可忙的时候真忙!这边还在接客人的电话，那边领导又给你派活了;这个科室的事刚要协调，那边的客户又要更改已安排好的日程;他一改，所有的日程安排都得跟着变…… 哪些事我该先做?哪些事可以往后推?客人的哪些话很重要?客人的哪些话不可全信?哪些事必须由领导自己决定?哪些事我应该根据实际情况自行安排……在这种繁忙杂乱的工作中，我真恨不得自己变成西游记里的妖怪，长出十个脑袋一百双手来，让它们帮我干活，帮我想问题。 到晚上快九点的时候，才把活干完。来到大街上，发现今天晚上的夜色特别美;白天喧嚣的车流已像潮水一样慢慢退去，显得静谧安宁;迎着习习的晚风，我想慢慢地走走，一是享受一下这温馨的夜景，二是活动活动坐了一整天的筋骨。 “小雪!” 有人在叫我。一看不知不觉来到建国饭店门口，门口正停着一辆红色富康计程车，车里伸出一个圆圆的脑袋。是刘大民，过去的老街坊，从小学到高中的同学。 “还在为人民服务?”我开玩笑。 “对，我还在为人民币服务。” 说着，刘大民拉开车门让我上车。 “我可没带钱。”我笑着说。 “过去我没有学习黄继光、董存瑞的机会，今天就让我捨己救人一次吧。” 跟电视剧里的张大民似的，刘大民也是天生的贫嘴。 “才下班?” 我点点头。 “都九点多了!这是什么公司，老闆心肠这么黑，剥削你到这个时候?”大民装出一副义愤填膺的样子。“做什么工作?” “当文秘。” “什么?给人家当小蜜?”大民笑嘻嘻地说。 他的嘴怎么还是这么脏?!我的心情一下子让他搅坏了。我让他停车，我不坐他的车了;他也意识到自己的玩笑开过了，连忙装出抽自己嘴巴的样子。 回到家里，马上洗澡，可是不管用水龙头怎么淋，也沖不去脑海里“小蜜”这个词。洗完澡，习惯地拿出《写作原理》，想温习一下自学高考的课程，可怎么也看不下去，只好来到客厅，陪老妈看电视。老妈正在看一部流行的电视剧，言情加商战：一个有着公主般高贵气质的女秘书，陪着老闆在一个豪华的包间款待客人;不久，老闆藉故离去，包间里只剩下女秘书和那个大腹便便的客人…… 什么乱七八糟的!心里烦透了，回到自己的房间，关掉灯，强迫自己躺下。其实，做秘书两三年了，听到别人给自己的职业这么“崇高”的评价，也不是第一次了。去年春节中学同学聚会时，一个在清华读博士的男生就开玩笑说“秘书学校毕业的女生，将来全部会成为‘office wife’。”可是，今晚我就觉得自己特别委屈，感到特别烦，心里像吞了只苍蝇似的，想吐吐不出。 我们这些职业秘书，既像护士那样劳累，又像教师那样操心，可是为什么从刘大民这种布衣百姓，到那些号称“人类灵魂的工程师”的电视编导，都这么糟蹋我们的职业?如果撇开他们这种玩笑和娱乐的成分，秘书作为一种正当的社会职业，为什么长期以来在普通人心目中的形象，也总像是云雾缭绕的庐山，横看成岭侧成峰，远近高低各不同?有人认为，秘书长相漂亮，地位显赫，出尽风头，可在另部分人看来，秘书缺乏个性，默默无闻，专为人做嫁衣裳…… 清澈如水的月光从窗口洒了进来。摇曳的树叶在月光中婆娑起舞;一片淡淡的云彩遮住了月亮，不一会月亮又露出了诡秘的笑脸。这张笑脸又让我想起刘大民那张笑脸。 原来都是月亮惹的祸! 五月某日 今天上午是小石在前台值班。由于不熟悉情况，差点出现失误。 九点刚过，有客人来找姜总。 “请问您是……”小石很热情地招呼客人。客人看上去已年过花甲，没有预约，也不自我介绍。 “我要找姜总说点事。”客人径直往里走。 “对不起，请问您是……”小石来到客人跟前，仍然是笑吟吟地问客人姓名。 “小姑娘，你是新来的吧?”见小石挡着他的去路，客人有些不高兴了。“我姓焦，如果姜为民不在，找孙振东也行!” 姜为民就是姜总，孙振东就是孙总。小石被客人这么说话的口气被震住了。她连忙说：“对不起，请稍等”，便跑进来要我出去帮她看看。 “焦总，原来是您!好久不见了，身体还好吧?” 见是焦总，我马上跑过去向他问安。焦总是公司的元老，我们公司中方派出的第一任董事，去年年初办的退休手续。 焦总态度也缓和了些。他说他有些想法跟姜总谈谈。“前天晚上我给姜总打电话，他说他这几天不出差，所以我今天就过来了。”显然，他还怕我找藉口不给安排。
第13页 “焦总，实在不凑巧，姜总正在跟几个法国人谈判。您在休息室喝杯茶，稍等一会儿行吗?我这就去通告姜总，说您来了，看他什么时候能跟客人谈完。” “好，谢谢你小于。” 焦总又指着小石说：“这新来的小姑娘挺认真的嘛。”他的意思很明白，是批评小石有眼不识泰山。 下午两点多钟，安徽国雄公司的关总来电话。 “你是小于吗?我是安徽的关勇，我想跟孙总通通话。事情是这样的，我们委託你们公司进口的那套生产设备，现在压在上海港口，卸不下来。给你们进出口部的人打过几次电话，他们似乎不太积极，所以，我想与孙总通个话，请他给进出口部的打个招呼。我们这里的开工典礼都筹备好了，要是设备这个星期运不到，市领导看不到东西，白跑一趟，那就要了我们的命了。” 这事昨天金科长已经向孙总作了汇报。这是无可奈何的事，再急也没用，在合同中有我们的免责条款。 “关总，您别急，”我说，“孙总刚刚散会，我马上就去找他，你稍等，请别挂电话。” 我到孙总的办公室向他说了关总的情况。 孙总说：“刚才进出口部的人也给我打了电话。说天气预报说颱风最迟明天就会过去。你说这个电话我还接吗?” 我第一次见到孙总犹豫不决。我能理解，接吧，也帮不上忙，解决不了问题，解释也是多余;不接吧，多年的客户，多年的朋友，而且还是安徽老乡。 “小于，还是你帮我处理一下吧。”孙总犹豫了一阵后说。 回来到自己的座位，我拿起电话筒对关总说：“关总，实在对不起，几个办公室都找了，没见着孙总;等我见了他，我一定会把您的情况向他汇报。” “谢谢，请你一定帮忙。”那边关总把电话挂了。 为了保证公司领导能集中精力静下心来考虑一些大事要事，或者协助领导处理一些他们不想处理的事，秘书必须要给领导“过滤”一些来电来访。有时候，有些科室对一些既不能答覆又不能回绝的电话或客人，也会推到秘书部门来。“挡驾”也是我们秘书的一项日常工作，而且是一项非常重要的日常工作。一个优秀的职业秘书应该对自己的领导比较熟悉;如果了解他的人际交往范围、思维方式、工作方法和价值观念的话，在一般的情况下都能判断自己是不是应该“挡驾”和用什么方法“挡驾”。 “于姐，今下午孙总没开会，你为什么在电话里说孙总刚刚散会?’” “这就好像打仗一样，一有情况，我就得赶紧给自己找一个制高点，可以做到进可以攻，退可以守。”我开玩笑说。 “进可攻，退可守，是什么意思?”小石问。 “因为这种电话来得突然，我吃不准孙总到底是不是愿意接，所以，我说‘刚刚散会’，就是给自己留下一个可以回旋的余地。我把对方的情况向孙总汇报，如果孙总愿意接电话，我就可以向对方说，我刚找到孙总，把电话转给孙总;如果孙总不愿意接，我就说还没找到孙总。” “那说‘孙总正在开会’不一样吗?现在大家似乎都用这个藉口。孙总愿意接，他就出 来接，孙总不愿意，你就说孙总开的这个会很重要，走不开。” “小石，你从对方的角度来考虑试试?如果你打电话找对方的领导，对方说自己的老总开的会很重要，他抽不开身，不能接你的电话，你会怎么想?你肯定会有些不痛快，心里会想：‘第一，你们的会就一定那么重要吗?我这边火烧眉毛了，你们还能无动于衷吗?用户第一，客户至上的口号到哪里去了?第二，你们的会再重要，中断几分钟，接个电话，天就会塌下来吗?’如果是这样，就有可能把双方的关系弄僵。” “这就是说，秘书和领导，像唱戏似的，一个唱红脸，一个唱白脸，是吧?”小石问道。 “小石，你理解完全错了。”我说，“秘书在这里，既不是唱红脸，也不是唱白脸;秘书虽然撒了谎，但绝不是为了欺骗。给领导‘挡驾’，一是因为领导太忙，二是领导可能有苦衷;所以，‘挡驾’不是为了断绝外交关系，而是为了取得对方的谅解。如果老是抱着唱红脸的想法，会把所有的人都得罪光的，那你这个秘书也就没法做了。” “看来当秘书还得学会撒谎。”小石似乎深有体会。 看得出当秘书时间不长，她还不能品出其中三昧。这不能叫作撒谎，应该叫婉转拒绝的艺术，因为在保护他人的面子的同时，也保护了自己的形象。 给领导挡驾是一件千万不能掉以轻心的事。如果挡错了，肯定要挨骂，如果你不挡，更要挨骂。比方，有些客人虽没有提前约好，但他找领导谈的事很重要。你就要首先问清楚客人的身份，问清身份以后，问他来访的目的是什么。一般的客人都会详尽地告诉你，他来找领导有什么事情。如果领导正在开会，你就要根据他所要谈的事情的性质，决定接待的方法。如果只是一般的具体业务，就把他介绍给具体的业务部门;如果他来谈的事情的确很重要，就要请他在接待室稍等，自己以“我去找一下领导”为由，进去向领导请示;如果领导正在开会，就写张纸条递进去，请领导决定见与不见。当然也有客人情绪比较激动，架子比较大，直接要见领导。这时候，作为秘书，态度一定要好
第14页 ，不管客人说话多冲，你的态度还是要热情和亲切。 不管你用什么方法挡驾，无论是对公司内部的职员，还是对公司外面的客人，在拒绝之前先要倾听，尽可能地让对方把处境与需要讲得更清楚一些。耐心地倾听能让对方产生被尊重的感觉，当你婉转表明自己拒绝的立场时，尽量做到不伤害他，而且不会让人觉得你在应付了事。总而言之，秘书要在“挡驾”之后还能保持与各方面的良好关系，因此，秘书在运用各种方法挡驾时，必须诚实。对内还好说一些，如果是对外“挡驾”，给人一种耍小聪明，为人不诚实的感觉，事后去补救就相当困难了。 也许正是由于这个原因，现在社会普遍认为，秘书这么“撒谎”并不算欺骗;从某种意义上讲，它已经成为秘书必备的职业技能。 对于一个秘书来说，没有“忠诚”，不可能成为一个好秘书，但仅有“忠诚”，也不是一个好秘书;一个优秀的秘书不仅要有贯彻执行领导指示的能力，也应该清楚哪些指示应无条件地执行，哪些指示不能执行。但做为秘书，在任何情况下，都绝对不能当面顶撞和干预领导的决策。所以，最好在执行之前给领导留一个缓冲的余地。 六月某日 一上班，科长他们都出去办事了，办公室只有我一个人。十点左右，我正在整理档案，姜总来电话让我去他办公室。我进门一看，姜总像是刚跟谁吵过架似的，脸色非常难看。 “小于”，姜总说，“我现在口述一封给河南大新公司钱经理的回信，你列印好后，马 上给我发出去!” 姜总回信的大意是这样的：钱经理，你我两家公司打交道打了这么多年了，你们怎么能这么背信弃义，做出这种事来呢?我们公司决定断绝我们两家公司的一切关系，并且，我还要将你这封信公之于众，让你没办法在这个行业再混下去! 我回到座位上，按姜总的意思很快将信写好并列印出来。 要不要按姜总的意思将信马上发出去?我心里犹豫着。 很显然，姜总今天是有些情绪化，这么处理问题肯定有不妥的地方。这个钱经理上个月初还来过北京一次，姜总请他吃饭，还是我安排的。他长得很精神，性格似乎也挺豪爽的。听贸易部的小郭说，大新公司是我们公司产品在河南、山东等几个省的总代理。每年的合同金额都接近一个亿，是我们公司屈指可数的大客户。如果信就这么寄走，那可是泼出去的水收不回了!现在市场竞争这么激烈，要再找一个像大新公司这样的代理商，容易吗? 可是，作为秘书，我能阳奉阴违，抗“旨”不遵吗?服从命令是军人的天职，同样，无条件执行领导的指令，也是每一个职业秘书必须严格遵守的职业操守。军人不执行命令可以就地“正法”，我不按姜总的指示办，那会是种什么后果呢? 到底该怎么办?是将信寄走，还是冒着挨训斥的危险去劝劝姜总，要他不要意气用事?前几天吃午饭时，姜总自己不是也说过“做生意求财不求气”的话吗? 正在我拿不定主意的时候，孟姐和托尼回来了。我立即将事情的经过对他俩说了一遍。托尼马上跟我要过信，转身就要去找姜总。 “这事我得去跟姜总说说，怎么能这么办事呢?上次钱经理来北京，我就听他抱怨过几次，说我们经常发货不及时。这事我们也有责任嘛，怎能全怪他呢?为公司着想，我不怕得罪姜总!” 孟姐拦住了托尼： “托尼，你别性急，把信还给小于，让她在下班前再去问一下姜总。如果姜总说还是要寄走，那就寄走”。 托尼愣了一下，似乎又马上明白了什么，不好意思地拍了一下脑门，说： “孟姐，还是你想得周到，我这急性子毛病恐怕一辈子也改不了啦!” 中午吃饭的时候，我忍不住问孟姐： “姜总让我打好信后马上就寄走，你为什么要我下班前还去问一下姜总?” 孟姐也似乎知道我迟早要问她这个问题，所以没直接回答我，而是反问我： “小于，你认为百分之百地执行领导的指示，就算是一个好秘书吗?” 我说不是。对于一个秘书来说，没有“忠诚”，不可能成为一个好秘书，但仅有“忠诚”，也不是一个好秘书;一个优秀的秘书不仅要有贯彻执行领导指示的能力，也应该清楚哪些指示应无条件地执行，哪些指示不能执行。 “那么，为了保护公司的利益，不怕挨训斥，甚至当面去顶撞领导，就对吗?” 孟姐又问。 这当然不行。 “如果当面顶撞领导，对于一个职业秘书来说，是一个绝对不能饶恕的错误。因为秘书作为领导的助手，在任何情况下，都绝对不能干预领导的决策。你既不能对领导的指示百分之百地去执行，又不能当面去顶撞领导，干预他们的决策，所以，我让你下班之前再去问一下姜总，就是为了留一个缓冲的余地。” 孟姐喝了一口西红柿蛋汤，接着说：“你想想，姜总也是人，他也有自己的喜怒哀乐，也有控制不住自己情绪的时候。当他火气消下去之后，他肯定会反思让你给钱经理写信的事。通过反思，也许他会觉得自己做对了，也许他会觉得自己过于情绪化。所以，你在下班前去问问他，要不要把信寄走，这就给他创造了一个重新决策的机会。我们做秘书的，不就是为了给领导创造一个最好的决策环境吗?”
第15页 我钦佩地朝孟姐点点头。姜毕竟还是老的辣。 “其实，最重要的是，我们做秘书的应该经常了解领导的真实的想法和感情。”孟姐似乎没注意我在想什么，继续说： “姜总作为公司的最高领导人，他肯定有自己看问题的角度和思维方式，他肯定在经常 权衡各方面的关系和利益。就比方说河南这个钱经理吧。我们两家公司打了那么多年交道，可能早就积累了许多恩恩怨怨，只不过是你我作为秘书不知道罢了。托尼说钱经理抱怨我们经常交货不及时，也可能姜总抱怨过钱经理经常不执行我们公司统一的价格政策，打乱了我们的市场总体部署。总而言之，我们公司与大新公司之间矛盾，肯定不是今天上午才发生的，姜总想这个问题肯定也不止一两天了，所以钱经理的来信，也可能仅仅是点燃了一根导火索而已。我们做秘书的，为了公司的整体利益，当我们发现什么问题或有什么新的设想时，应当及时向领导提出来，但是，在我们提出自己的设想或忠告时，应全面地了解各方面的情况。在不明白领导的真正想法之前，我们这些做秘书的，也仅仅是领导的助手，不要去想当然，更不能去顶撞领导，干预领导的决策。小于，你要记住，我们做秘书的，既不是公司政策的制定者，更不是公司最后决策人。” 作为公司的一名员工，秘书在工作中必须有积极主动的精神，并将公司的利益摆在第一位;但是，秘书不是一位普通的员工，对自己的工作和职权都必须有明确的界定。有些秘书由于忽视对自己工作和职权的界定，“积极主动”过头，经常出现“越位”现象：有时是表态越位，超越自己的身份，胡乱表态;有时是工作越位，有些事，如一些重要文件的批覆和审阅，本来应由领导来处理，有些秘书以减轻领导负担为由自己抢先去作，从而造成工作越位;有些场合，如与客人应酬、参加宴会，有的秘书，张罗过于积极，比如同客人认识，抢先上前打招呼。在工作中，秘书热情过高造成工作越位，只要不是“武大郎”式的领导，一般还不会过于计较，但秘书必须严格把握好自己，因热情过高而造成工作越位，往往会在不知不觉中干预领导的决策，对于领导来说，这是绝对不能容忍的。如果秘书经常犯这样的毛病，领导就会设法来“制裁”你，最直接的做法就是请你另谋高就。 快要下班的时候，我到姜总办公室，问姜总要不要把给钱经理的信寄走。姜总当时正在打电话，只是挥手示意让我把信放在他的办公桌上。当我转身离开的时候，姜总用手捂住话筒，笑着对我说：“小于，谢谢你。” 六月某日 从早晨开始就下起了濛濛细雨。 今天轮到我值班。上午十点不到，一个金发碧眼、身高近2米的外国人来到公司。 我起身跟他打招呼。 “good morning ? sir. may i help you?” “id like to see mr.sun.” “excuse me,but may i ask your nameplease?” “my name is tom from ge.” 我立即打开电脑中wps office，查阅孙总日程安排表，还挺准时。我打电话告诉孙总tom先生来了。放下电话，我把tom先生领到会客室。 tom先生从会客室出来时，对我说了几句“thinks”。我笑着问自己，他到底是谢我英语流利，还是谢我态度热情。 中午，欧阳科长要我下午一点赶到长城饭店，下午陪史密斯太太游览天坛公园。 史密斯先生是美国at公司的ceo，来公司讨论合作开发crg仪项目。他们是大前天到的。史密斯太太是一位刚退休的中学校长，顺便与史密斯先生来中国旅游。这几天一直是玛丽陪史密斯太太观光，她们已去过长城、故宫和颐和园等地方。中午玛丽来电话，说两三天下来，不仅体力有些吃不消了，而且她的英语水平也开始应付不了史密斯太太了。从万里长城到烤鸭，从孔夫子到京剧，史密斯太太似乎什么都感兴趣，而且都要打破沙锅问到底。玛丽说她简直就是来招聘的。 下午四点多钟，我陪史密斯太太从天坛公园出来。可能是连续几天的观光让这位上了年纪的人感到了疲劳，一上车，她就闭目养神，打起瞌睡来。 “于小姐，我能问你一个私人问题吗?” 快到宾馆的时候，史密斯太太突然问我。 我点点头。 “你相信上帝吗?” 看来史密斯太太一点也不感到累，刚才只不过是被天坛那种浓厚的宗教氛围所感染。 “不。” 我接着说：“不过，我很喜欢上帝。” “为什么?” 史密斯太太睁大双眼看着我，那神态不像个中学校长，倒像一个稚气未尽的女中学生。 我告诉她，小时候我家旁边有座小教堂，放学之后，特别是星期天，我经常和小伙伴们到教堂里去玩。我非常喜欢听教堂的钟声和管风琴声，因为它们是那样悠扬清脆;我喜欢看教堂里的壁画和雕塑，它们是那样精緻而神秘;还有，我喜欢教堂里那庄严肃穆的气氛……我尽可能找一些比较适当的词彙表达我的意思。 “不过，你从来就没有做过祷告?” 史密斯太太问。
第16页 我回答说：“是的。” “那么，你实际上还是个唯物主义的无神论者?” 我礼貌地点点头。其实，我从来没想过我到底是唯心主义者还是唯物主义者，是有神论者还是无神论者，至少在这之前我没想过这类形而上方面的问题。我为什么要去想这么复杂深奥的问题呢? 史密斯太太慈祥地笑了笑之后，说：“孩子，在我年轻的时候，我和你一样是个唯物主义者，不相信上帝存在。随着年龄的增长，人生阅历的丰富，我开始慢慢相信上帝了，相信上帝确实与我们同在。” 为什么人的年纪越大，越容易相信神灵?不仅史密斯太太，中外历史上许多伟大的思想家、艺术家都是这样。特别是那个写有“长亭外，古道边，芳草碧连天”名句的李叔同先生，更是一个典型的例子。少年时候，他也是个激扬文字，挥斥方遒的“新新人类”，到了中年以后，就削发为僧，皈依佛门，其心志之坚，让人感慨万分。按理讲，人的年纪越大，阅历越丰富，把这世事看得越透，为什么反而把自己的希望寄託给一个看不见、摸不着的神灵呢?真是信则有，不信则无。 到长城饭店大堂，我与史密斯太太约好明天见面的时间，准备返回公司。道完别，她突然问我： “于小姐，你会玩桥牌吗?” 我不好意思地说我会玩一点点，但很久没玩了，不过，如果她很想玩的话，我可以帮她 的忙。读书的时候，爸爸喜欢打桥牌，经常请朋友来家里玩，我耳濡目染，偶尔也跟他们玩一玩。 史密斯太太告诉我，她这次来中国之前，她与史密斯先生打了两个赌，一是爬到长城的最高处(其实没有)，做一回“好汉”;二是在中国玩一次桥牌，带个“大满贯”回去。我马上补充说，一定是个“redouble”的“大满贯”。听我这么一说，史密斯太太高兴得眼泪都快出来了，给了我一个热情的拥抱。 我俩心灵之间的距离一下子缩短了。 回到家里都快九点了，爸妈都还在看电视。我一进门，妈就兴奋地告诉我，我舅买了辆帕萨特，今晚他自己开车来我们家了。爸在旁边阴阳怪气地说：住的地点离公司才几步路远，买车纯粹是让钱烧的，想摆摆阔气而已。我不想听他们议论这个，到爸的书架上找了几本原版的英文桥牌书。尽管我平时也利用金山词霸，读一些英文和日文的原版书，不轻易放弃外语的学习，但是现在不看看桥牌方面的书，恐怕连club、diamomd、heart和star这些最基本的专业词彙都不知道是什么意思了。 家庭轿车早已不是财富的象徵。同样，英语也不再是可用来炫耀的资本。英语，对于现在公司里的秘书来说，已经是再普通不过的日常工具。打电话，上网查资料，收发电子邮件，接待外国客人，哪样不需要英语?不懂外语的秘书，就像囊中羞涩的人走在王府井一样，永远会有自卑感。 但是，家庭轿车对于现代人来说，其作用远不是一种日常代步工具。有了轿车，可以大大拓展人们生活空间的半径，增加更多的交流时间，获取更多的信息，从而给自己带来更多的机会。英语也是一样，它不单是一种普通的语言工具，它是一种你与这个飞速发展的时代进行交流的语言;特别是从网际网路上，你能结识更多的朋友，获取更多的信息，它能给你带来更多的机会，有些甚至是你意想不到的机会。 上个月，日本大坂山田公司的竹下先生来我们公司，商讨合资在西北某省会工业园区投资建厂的事。一开始竹下先生非常挑剔，说工业园区这个不行，那个不够，孙总告诉他必须得适应现实。几天下来，进展不是很大。孙总认为竹下先生固然有压价的考虑，但也与竹下先生为人相当固执有关。 这天中午吃饭的时候，我用日语问竹下先生，他的老家是不是东京的，他很警惕地反问我是怎么知道的，我说我是听他说话的口音猜的。我说日本人发音的口音与我们中国有些相像，中国江浙一带的人说话声音轻而清;北方人，特别是东北人则重而浊，很容易分辨;日本关西地区的人说话也是轻而清，关东的人则也相对重而浊，所以也很容易分辨。说着，我模仿大坂小女孩说“ありがとぅござぃました”(谢谢)就像唱歌一样;之后，我又压着嗓子模仿关东老年男人，说了句“ありがとぅ” (谢谢)，则有些像沉闷的雷声;由于我的日语老师也是东京人，所以我猜竹下先生也是东京人。 听我这么一说，四十来岁的竹下先生马上显示出“老乡见老乡，两眼泪汪汪”式的激动，向孙总称赞我的日语是“江户っ子”( 即正宗的老东京口音)，说得我连说了几次“はずかしぃ” (不好意思)。下午，笼罩在我们谈判桌上的阴霾一扫而空，竹下先生当场同意了我们的全部条件，说立即向总公司汇报，连孙总也感到非常意外。 英语，是搭乘我们与这个时代一起前进的轿车。如果上帝真的存在的话，对于我们秘书来说，我想那就是英语了。 六月某日 一上班，公司所有的领导都到昌平的工厂去了，科长、孟姐和托尼也都去了。不可思议的是，整个上午，秘书科不仅没有一个外来电话，连一个公司内部电话也没有，让人感到有些奇怪。
第17页 秘书科为了招待客人，平时都准备了一些龙井茶和比较好的咖啡。艾丽丝带头，各取所需，自己招待自己。难得的清闲，大家从流行的发型聊到明年手机的款式，各抒所见，天南海北，像个三八妇女节的联欢活动似的。十点多钟，研发部的王伟来找珍妮，当他俩在走廊上说话的时候，玛丽发起了有“奖”竞猜活动：到底是王伟在追珍妮，还是珍妮在追王伟…… 中午吃饭的时候，珍妮告诉我，说刚才玛丽和艾丽丝差点吵起来了。艾丽丝平时负责公司领导出差订机票，最近机票销售处奖励了两张到三亚旅游的机票，玛丽说艾丽丝应该把两张机票拿出来，让秘书科公开处理，不能一个人独吞。珍妮就说玛丽是个长舌妇，上次将财务部部长隆胸的事搞得沸沸扬扬，就是玛丽嚼舌头嚼出来的……珍妮说着，自己也生起来气了，让我这个做师姐的说说玛丽，舌头别伸得太长了，老是无事生非的。 我心里一阵苦笑。这种事我能管得了吗?有句土话说起来很难听，却非常有道理：鸡鸭多的地方屎多，女人多的地方话多。唠叨是女人易犯的通病，而且反反覆覆，也不管别人爱听不爱听，一直唠叨个没完。自己倒是舒心，别人的情绪却给搅得乱七八糟。当然，有些人也没把当秘书看成是一件正事，她不东家长西家短的，就会觉得自己闲得慌。整天为一些鸡毛蒜皮的事说三道四，这固然跟一些人气量天生太小、心眼太重有关，但是与职场竞争带来的巨大心理压力也很有关系。总有人在心里猜疑：“为什么张三总是和我作对?真讨厌!”、“同事们一聊天，李四就知道和我抬槓!”、“阴阳怪气的王五麻子总爱到领导那里打我的小报告!” …… 特别是像我们这样一家在社会有一定的知名度、形象不错的跨国公司，不仅办公条件和待遇不错，晋升和培训的机会也不少，外面有多少人在盯着我们的位子，而在公司内部，又有多少人想踩着别人的肩膀往上爬，每往上爬一级，多得的真金白银那是实实在在的!在这种状态下，人能没有危机感，没有心理压力吗?有了心理压力要宣洩是正常的。这种事谁能解决得了? 可是，秘书部门又不是普通的部门，老是这么吵，看了让人着急。如果是其他科室，内部有矛盾，关起门来，怎么吵都行，不太会影响其他的科室。但是秘书部门不行，由于你是公司内部的管理神经中枢，引一发而动全身，不可能不影响其他部门：两个秘书之间的争吵，不仅有可能给公司的正常工作带来负面影响，更可怕的是，它可能会让一些科室的人产生错觉，以为她们之间的争吵，实际上是代表着她们的领导在勾心斗角，让本来就已经很微妙的人际关系更加复杂化…… 其实，同事之间，有那么多问题需要争吵吗?当我们准备责怪或指责自己的同事的时候，如果首先自我反省一下，那么许多争吵连你自己都会觉得可笑。记得有一次我一个人去上海出差，由于飞机晚点，四点多钟的飞机拖到七点多钟还不能起飞，为了打发时间，我买了一本杂志和一盒饼干。我找到一个位子，坐下来，专心致志地看起杂志来。突然间，我发现我身边坐着的一位青年男子，正毫不客气地拿起放在我们两人中间座位上的那盒饼干吃了起来。这太不讲理了，但我又不想像个泼妇一样，在大庭广众之下与他争吵，便当作没看见。过了一会，我确实有些饿了，便也从盒里拿起饼干来吃;我装作看手錶，用眼角的余光看看那个人，他居然也同样地看我，我心想：“你这人怎么能这样!怎么连一点教养都没有!”我每吃一块饼干，他也跟着吃一块。一盒饼干很快吃完了，我想：“你吃了我那么多饼干，怎么连声谢谢都不说，真是脸皮太厚!”听到登机通知后，我急忙把杂志往包里一塞，拿起行旅，直奔登机口，心想像他这种人，但愿我这一辈子再也不要碰到!飞机起飞后，我又开始找那本没看完的杂志。突然，我看见自己的那盒饼干还原封不动地放在包里!我愣在那里。我真想下飞机去找到那个我以为“偷”吃我饼干的人，衷心地对他说一句“对不起!”但现在没有这个机会了!我心里感到非常内疚。如果说有人没教养，那这个没有教养的人就是我! 在我们的日常工作和生活中，难道这样“瞎猜”的事情还少吗?不管承认不承认，我们大家都有过类似这样的经历，当我们责怪或指责自己的同事之后，我们发现错了的是我们自己;而我们之所以去责怪或指责她们，就是因为我们凭自己的主观臆断在“瞎猜”，不信任自己的同事。因此，我们在对同事提出抱怨或责怪之前，就应告诫自己不要“瞎猜”，再就是想想同事的优点。如果这样，那么在我们的办公室里就不会有那么多是是非非。 同在一个办公室，搞好同事间的关系是非常重要的。关系融洽，心情就舒畅，这不但利于做好工作，也有利于自己的身心健康。倘若关系不和，甚至有点紧张，那样办公时间太乏味了。 病从口入，祸从口出。因此，上班时，我尽量多做事少说话。这样做，可以避免无聊时闲谈别人的是非。即使在工作之外，我也很少对同事评头论足，但谁是谁非，自己心中有数。同事之间相处久了，磕磕碰碰是难免的，对一些鸡毛蒜皮的小事，忍一忍也就过去了，没有必要去计较。前些天，科长说我似乎得罪谁了，有人到领导那里打我的小报告。我坚信，身正不怕影子歪，事件终归有水落石出之日。反过来，我经常扪心自问，我自己究竟有没有过错。
第18页 下午，玛丽要跟我说艾丽丝机票的事，我没搭理她：“你没看我正忙吗?”于是她知趣地走开忙自己的正事去了。 闲人少乐趣，忙人无是非。 如果一个秘书像只穿山甲一样，一天到晚只知道干活，既不动脑子去想问题，也不会想问题，没有一点灵气，领导肯定不怎么会喜欢，这种秘书即使不被炒鱿鱼，也永远只能给同事充当办公室里的“菲佣”。 七月某日 天气一天比一天炎热，酷暑似乎正迈着蹒跚的步伐到来了。 还有不到十天的时间，公司就要开董事会了，对今年上半年的工作进行总结。为了准备会议材料，秘书科进入了一级战备状态。 下午没有什么客人，留下艾丽丝一个人值班，其他人都到第一接待室，讨论为会议准备文件。首先是讨论欧阳科长给姜总写的上半年公司总结报告。不愧是当年中文系的才子，报告写的洋洋洒洒，令人振奋。 “欧阳科长，我认为‘经济效益增加了三百多万美元’这种提法不正确。”小石发表意见。 “有什么不对?”欧阳科长显然对这种提意见的方式，没有任何思想准备。 “经济效益是指经济投入总量与经济产出总量之比，是个相对数;而三百多万美元是个绝对数，所以，‘经济效益增加了三百多万美元’的说法是不正确的。” 小石是学企业管理专业的，说起经济方面的东西来确实是一套一套的。 “经济效益增加多少多少，这已是约定俗成的提法，中央电视台也经常这么播，我看没有什么不对。” 科长显然不高兴了，脸越拉越长。 “但这确实不符合逻辑。”小石没有注意到科长的不高兴，只是继续按自己的思路发表意见。 “这样吧。这个问题可能有些复杂，暂时先放一放，我们接着往下议。”孟姐见气氛不对，又马上提议，“要不，先休息十分钟?” 科长端起茶杯就往外走。 “小石，今后提意见，最好注意一下方式方法。”孟姐见小石脑筋还没有转过弯来，便坐到了她身边。 “坦率地说，我是学英语专业的，不知道科长今天这种提法到底合不合适，但是，不管他这种提法到底合不合适，你今天这种提意见的方法首先就不太合适。” 小石似乎不明白，瞪大眼睛看着孟姐。 “你想想，当着这么多人的面，用这么肯定的语气说欧阳科长错了，他会是一种什么感受?芽如果我要是科长，我会觉得你就跟直接骂我无知’一样。所以，即使你的意见是对的，他又能接受吗?” “对不起，我实在没那个意思。” 小石似乎有点知道自己错在什么地方了。 “但是，我这个人生来就是这么个性格，有什么说什么，不会装假，不会拐弯抹角。我认为做人要正直。” “小石，你这么说，我更要批评你了。” 孟姐一改温柔细语的口气，说话严厉起来了。 “为人正直和注意说话方式是两个不同的意思。为人正直，是指不撒谎，不欺骗，是个人品道德问题;而说话方式仅仅是个技巧问题，是个工作方法问题，两者不能混为一谈。你这是为自己找藉口。” 小石不说话了，但她那神态还不服气，似乎是说自己直来直去的性格是天生的，没办法改变。 “我们是职业秘书，就要用职业秘书的标准要求自己。职业秘书是什么?职业秘书和职业运动一样。人都会走路，而且从小就养成了走路的姿势和习惯。但是，作为一个职业运动员，为了提高自己的成绩，他就必须加强训练，改变自己走路跑步的一些坏习惯，从而提高自己的成绩。如果短跑运动员跑一百米也像你我一样，跑个十五六秒，他还配做职业运动员吗?” 孟姐站起来，对我们大家说：“所以，我们作职业秘书的也不能用普通人说话的标准要求自己。我们秘书说话，不单纯是为了表达自己的思想或情感，更主要的是为了实现自己的工作目标，达到预想的效果。为了达到预期的效果，我们就必须注意我们说话的方式，特别是提意见的方法。如果你提意见的方法不正确，那么，即使你意见的内容再正确，也是正确的错误。” 接待室鸦雀无声。孟姐的话震撼了大家。 “我们大家都要记住，对于我们这些职业秘书来说，用什么方式说话，永远比说些什么更重要!” 我觉得孟姐说的很深刻。也许是另有考虑，孟姐还有一层意思今天没有说出来，那就是给领导提意见，不仅要注意场合，还要注意领导当时的情绪。领导在情绪不太好时，也像一般人一样，对待别人的批评和建议，也有可能会产生逆反心理，你越是说这样不对，他可能越是要坚持这样。相反，在他情绪好或心态平和时，他接受别人的批评或建议的可能性就大得多。所以，从这种意义上来说，秘书必须学会察言观色，见风使舵。 也许是自我感觉良好的原因，有些秘书总是习惯大着嗓门跟别人说话，尤其是当他们觉得世界上所有的真理都在她手里时，更是情不自禁地好为人师。如果秘书这么对待自己的领导，其结果即使不是搬起石头砸自己的脚，也是对牛弹琴。不错，领导不可能永远正确，否则他就不需要秘书给他当助手和参谋。但当你发现领导出现错误的时候，或者你认为你的想法比领导的想法更正确的时候，无论在什么情况下，也千万别“教”领导如何做事，必须要给他预留一个思考上的空间。也就是说，作为秘书，你只能用徵询或建议的口气说出自己的想法，让领导去思考，去选择。这样做，既保持了决策程序上的合理性，又表示了对领导个人经验和才能的尊重。如果秘书把整件事该如何做都详详细细地列出来后，只是让领导依样画葫芦，不论计划怎么好，领导都有可能把它束之高阁。那些被领导信任的秘书，她们往往只是对领导提出建议，补充和完善领导的设想;领导进行综合归纳后把整体计划批准下来。总而言之，秘书必须懂一定的心理学，千万不要表现出自己比领导还高明。因为一般的领导不仅要维护其作为领导的尊严，而且还要维护其男性的尊严。
第19页 另外还有个别秘书，即使是在平时，也喜欢嘴巴上占便宜。有些人喜欢说别人的笑话，讨人家的便宜，虽是玩笑，也绝不肯以自己吃亏而告终;有些人喜欢争辩，有理要争理，没理也要争三分;有些人不论国家大事，还是日常生活小事，一见对方有破绽，就死死抓住不放，非要让对方败下阵来不可;有些人对本来就争不清的问题，也想要争个水落石出，把与人交谈当成辩论比赛……在办公室里，虽然有时候大家的意见不能够统一，但是可以保留意见，对于那些原则性并不很强的问题，完全没有必要争得你死我活的。如果一味好辩逞强，不仅会让领导不高兴，也会让同事们敬而远之。久而久之，你不知不觉就成了不受欢迎的人。 下班的时候，玛丽有些闷闷不乐地对我说：“唉，当秘书也像开假面具晚会似的，一天到晚都戴着面具，挺累的。” “你累吗?我讲笑话给你听。”我说。 “是吗?”玛丽高兴起来。 这是我昨晚在网上看到的，现炒现卖： “有个人为了巴结自己的上司，打听到上司喜欢养八哥之后，便到鸟市上去买八哥。他来到一个摊位前，看到有两个鸟笼，每个鸟笼里有一只八哥。一只八哥标价400元，一只八哥标价800元。但那只标价400元的八哥不仅毛色好，而且很精神，很逗人喜欢;而那只标价800元的八哥，不仅毛发稀疏，而且没一点精神，一看就知道年纪大了，活不了几天了。于是，这人感到奇怪，问摊主：‘为什么这只又老又丑的八哥卖800元，而这只又年轻又漂亮的八哥却只卖400元?’摊主回答说：‘这只小八哥经常叫这只老八哥为老闆，所以，这只老闆八哥当然要贵一些。’这人又问：‘这小八哥为什么要叫这只老八哥为老闆?’这摊主说他也不知道，最好他自己去问那只小八哥。于是这人问小八哥为什么要叫老八哥为老闆，你猜这只小八哥是怎么回答的吗?” 我故意卖了个关子。 “这小八哥说我是他的女秘书。”玛丽说。 原来大家都知道! 七月某日 十来点钟，我桌子上的电话铃响了。 “是，我是秘书于雪。对不起，请问您贵姓?是尚武先生，好，我知道了。孙总正在会见客人，我会尽快给您回电话。您的电话分机是118?” 电话是现代经济导报社打来的，他们听说我们又准备在北京投资3000万美元建一个工厂，想採访孙总。对这种公共关系的处理，公司向来是慎之又慎。 正好，孙总送客人出来路过秘书科门口，我马上把电话记录交给他。 “怎么回事?这个项目八字才一撇，是谁把这个事说出去的?”孙总皱了皱眉头，不太高兴：“谈论这事太早了一点，我跟姜总商量一下再说。”说着，孙总就去了姜总的办公室。 看来一时半会还给不了尚武先生回话。如果他再来电话催，我该怎么答覆，正在我寻思之际，孙总从姜总的办公室出来了。 孙总说：“明天上午十一点钟跟尚记者见面。你帮我准备些材料。顺便安排个工作餐。” 也许是媒体相互竞争的原因，现在要求上门採访的记者越来越多。从目前的趋势看，作为秘书，将会更多地涉及与媒体打交道和为客户服务，因此，在公司目前还未设立专门的公关部门的情况下，也就要求秘书应该开始具备公关能力，甚至逐步充当公司新闻发言人的角色。 下午两点多钟，投资部的龙辉科长就把孙总明天见记者要用的背景材料给我送来了。 “你今天上午不是说，今天下班之前还不一定能把材料弄出来吗?怎么这么快?”我问龙辉。 “小于，您跟我们要资料，我们什么时候马虎过?”龙辉的脸上堆满了笑容。“上午您的电话一打过去，我们全科上下全部动员起来，所以提前完成了任务。” 尽拣好听的说，肯定是有事找我。 “那我谢谢了!”说着，我装出要外出办事的样子。 “小于，等等，我还有件微不足道的小事要求您给帮忙。”龙辉还是一脸笑容。 由于秘书的特殊位置，别人找你要求帮忙的事很多，这我已经习惯了。 “违法的事我可不干。”我跟他开玩笑。 原来在刚刚开完的董事会上，他们科的工作受到了特别的表扬，所以公司常务会上决定给他们科一次集体到新疆去旅游的奖励。由于去年奖励的总务科是五人，所以，财务部门按惯例只同意按五个人的名额报销费用。 “你说这个事让我怎么办?本来是件好事，可七个人只能去五个人，谁去谁不去我怎么定?闹不好，好事有可能变成坏事，搞出个不团结来。所以，我想请你帮我给姜总说说，看看能不能增加两个名额。”龙辉说的确是事实。 这几天孟姐请假，我替孟姐协助处理姜总的日常工作。 “你自己直接找姜总不行吗?”我问龙辉。 “小于，你知道，如果我直接找姜总，会给姜总一个我老是向上级伸手的印象;如果姜总再说你们两个科长学学雷锋，发扬点精神，把名额让给其他的人，那我怎么办?那不就一点回旋的余地都没有了吗?”龙辉想的也周到。
第20页 去七个人还是去五个人旅游，并不是什么大原则问题，只不过是去年有这个先例。 “这样吧，如果有机会，我帮您把这事跟姜总提一提。但是，我不敢给你打保票。也许这事，姜总也有自己的考虑。” 龙辉马上笑逐颜开：“小于，我们科里的人一致认为你是观世音菩萨，要是允许的话，我们每天会在办公室为你烧一炷香。” “龙科长，你这是夸我还是毁我?”我问龙辉。 快下班的时候，李总催玛丽要几个公司今年上半年的财务数据，玛丽给财务部已打过三个电话。 “你们怎么老是那么忙?”玛丽在电话里，对着财务部的人急起来了，像是要吵架的样子。 听着玛丽跟财务部的人打电话，我心里有些替她难受。上个星期四，出纳小田出去学习，人力资源部部长突然要份工资表，会计文大姐没弄过小田的计算机，不会列印工资表，便请玛丽帮忙打一下，因为玛丽平时协助李总的工作，经常跟财务部打交道。可玛丽当时老是敷衍人家，一会说自己没空，一会说自己正忙。文大姐给玛丽打了三次电话，在人力资源部催得很急的情况下，只好打电话给我，请我帮忙。其实，这打工资表也很简单，我调出wps office中专门的et表格模块，做专业的财务报表信手拈来，几分钟就给文大姐搞好了。今天，看样子文大姐也似乎有意让玛丽着着急。别人找你帮忙的时候，你不也经常说“我忙着”或“我现在没空”吗?这就是你平时敷衍人家的结果。 由于秘书的特殊位置，经常会有人求你帮忙办事。无论是对公司内部的职员，还是对公司外面的客人，不合理的或自己做不到的请求，当然要拒绝，但是在拒绝之前，最好先要耐心听对方把话说完，不让人觉得你在敷衍搪塞。 对于有些人的要求，你虽然拒绝了，但可以针对他的情况，提出自己的建议。如果是能提出有效建议或替代方案，对方一样会感激你。另外，拒绝时除了提出替代建议，还可以每隔一段时间，去问问对方情况，让他们也了解自己的苦衷与立场，这样就可以减少因拒绝而带来的负面影响。如果只是敷衍了事，对方其实 心里也清楚，这样，不仅会让人觉得你不诚实，也会堵死自己的后路。 敷衍人家的确很轻松，很合算，既不必费心，无须付出代价，也不会有什么损害。但你有初一，人家就会有十五;你今天敷衍人家，人家明天肯定也会敷衍你。我们做秘书的确不能事事较真，但一定要真诚，处理各种人际关系，必须从长计议，而这种长，不是一年或两年，而是十年二十年。与人方便，与己方便。 种瓜得瓜，种豆得豆。 七月某日 下午，孔琴到家里来还书，就是上次她参加秘书招聘前借的那几本书。看到我书架上的书，她像发现了什么新大陆似的大叫起来： “你怎么还看这样的书?罗素的，霍金的，还有《论语》……你是不是想变成出土文物 ?” 我解释说这些书大都是从我爸爸的书架上“偷”来的，并没有全读，也只是偶尔翻翻。用我爸爸的话说，是学陶渊明，好读书，不求甚解。 “于雪，我当秘书也快一个月了，你知道我快变成了什么吗?”孔琴喝着可乐问我。 “白雪公主呗。”我笑着说。 “什么白雪公主!我整个儿变成了一只穿山甲。” “穿山甲是什么意思?” 我第一次听到这么一种比喻，一时不明白是什么意思。在我的印象中，穿山甲是一种非常丑陋的动物。 “穿山甲是什么意思?穿山甲就是一天到晚躲在地底下，埋头打洞穿山，外面的事它一概不管。这也是我前几天从一本台湾漫画上看到的，我觉得我现在忒像是一只穿山甲。你想想，我现在每天天不亮就起床，急急忙忙出门挤公共汽车，换地铁，九点之前必须到办公室，一进办公室，不是打字就是抄信封，一整天就像个陀螺一样连轴转，六点下班，天都快黑了，而且还经常要加班加点，八九点钟能到家就算不错了。我们的写字楼外面看起来挺豪华气派，可是，在我看来就像个山洞，我就是山洞里的穿山甲。” 孔琴的脸上的确没有上次应聘前的那种朝气神采。 “又想炒老闆的鱿鱼了?”我问。 “那倒不至于。”孔琴无奈地摇摇头。“我只是羡慕你。我一天到晚累得贼死，到家就想睡觉，可你现在还有心思来看这些乱七八糟的书。” 我又气又想笑：“什么叫乱七八糟的书?” “当秘书，不就是打打字，接接电话吗?一天到晚累都累不过来，你怎么还想起看这些?” “孔琴，我觉得这只是一个个人自我调节的问题。”我说：“你上班的地方也可能离你家太远了一点。” “于雪，如果我是只穿山甲的话，我觉得你倒像条狐狸。你一天到晚脑子里老是想这想那的，就像条狐狸整夜蹲在山顶上，望着天上的月亮，想着怎么啃一块下来。” 我忍不住笑起来。 孔琴将我比作狐狸，尽管不是很恰当，但用穿山甲和狐狸这两种动物来比喻两种不同状态的秘书，非常有意思，也非常耐人寻味。
第21页 如果一个秘书像只穿山甲一样，一天到晚只知道干活，既不动脑子去想问题，也不会想问题，没有一点灵气，领导肯定不怎么会喜欢，这种秘书即使不被炒鱿鱼，也永远只能给同事充当办公室里的“菲佣”。相反，一个秘书像只狐狸，不踏踏实实干活，一天到晚打别的主意，脑子里只是想着如何把秘书当作跳板，两只眼睛只盯着公司的其他肥缺，这种秘书虽然聪明乖巧，但老闆也不一定欣赏。一个真正优秀的秘书，既要像穿山甲，立足现实，有埋头苦干的精神，又要像狐狸，胸怀全局，有勤于思考的习惯。只有这样，秘书才有可能成为优秀的职业秘书。 “你看这些书，有用吗?”孔琴问我。 “一个秘书不能单靠蛮干，还得思考些问题。看这些书能让我想些问题。” 现在职场上就业形势十分严峻，对于我们来说心中不敢有一丝的懈怠，因为我们手中的“金饭碗”，随时都有可能被人抢走。我们的投资和消费有很大一部分是用来充实和完善自己，以增强自己为事业打拼的实力。然而，人才竞争的激烈、工作压力的增大，使得我们的业余时间用来“充电”显得更加艰难。但无论客观条件多么艰难，我们必须始终保持着很强的充电意识。现在，学习、培训是员工自己个人的事情，完全在工作之外才能进行。因此，我总是觉得有人不停地在逼迫我学习、逼迫我进步。现在工作的最大收穫就是觉得不学习会被淘汰，学校里学的那些知识根本不够用，必须随时补充。我觉得我们每个人在这种竞争如此激烈的生存环境中，更需要好好静下心来，策划自己的人生。现在的策划一般停留在商务策划上，其实人生也需要策划一下。如果策划得好，不仅可以扬长避短，少走弯路，还可以挖掘自己的潜力，更快地走向成功。 “给老闆当秘书，就如同给老闆当专职司机一样。老闆让你往哪开你就得往哪开。你有什么好想的?我觉得想也没用。” “不见得。”我说：“即使是做秘书，也有需要自己想的问题。” “那你在思考些什么问题?” 我摇摇头，说：“没准，很多时候是瞎想。不过，总还是得替自己的将来想想。即使不打算在这家公司干一辈子，但一时半会儿还不打算走人，因此就得想想，如公司的人事会发生哪些变化;公司的业务会朝什么方向发展;影响公司的发展主要是些什么因素;自己要做些什么准备才能适应公司的发展;是否还有更适合自己发展的部门或岗位，等等，有空的时候就琢磨琢磨这些。总之，秘书要像气象台一样，留意观察公司内外的阴晴冷暖，并提前增减衣服，做好抗寒抗暑的准备，以适应气候的变化。” “公司的业务会朝什么方向发展，影响公司发展的因素，像这类的问题，公司董事会都不一定搞得清楚，你一个小小的秘书能想得过来吗?” 孔琴瞪大眼睛看着我，好像我就是只穿山甲那样的怪物。 “正因为想不过来，所以我才来看书嘛。”我笑着说：“想这类的问题又不是参加考试，必须在规定的时间内交出答卷，所以，问题可以慢慢地想，书可以慢慢地看。” 当然，看这些“乱七八糟”的书，不一定能直接得到答案，但能帮我开阔视野。事实上，当你拖着疲惫的身体从办公室回到家里后，泡一杯好茶，倚在床头翻翻书，本身就是一种放松和享受。手里拿着一本你喜欢的好书，你就像与一位老朋友侃大山，或者是在看到一位你非常崇拜的老师，从那字里行间来到你面前。这样，你可以敞开自己的心灵，去感受罗素的伟大，陶渊明的淡泊，海明威和鲁迅的深刻。在这些老师面前，你心中的疑惑或者不安，会像春日里的残雪，在阳光的照射下，自然而然地悄悄消融…… “你的自学本科文凭什么时候能拿到?”孔琴问。 “明年。” “拿了本科文凭，还当秘书?” “拿了本科文凭就看不起秘书了吗?”我说，“现在还有硕士都想来当秘书。我现在还没有跳槽的想法。再过两年，如果我的钱攒够了，就想去国外读个mba。” “别读那么多书了!”孔琴叫了起来，“你知道吗，失败使男人失去魅力，而成功会使女人失去魅力。你就不怕你将来嫁不出去吗?” 我笑着问：“你现在是不是特想嫁人?” “每当我下班累得不行的时候，我是盼着有人开车来接我。”孔琴突然又转移了话题：“你知道吗，孟恬又谈恋爱了。” “她那个男朋友才吹几天?芽我没听她说。”我问，“她告诉你了?” “没有。” “你又不是孟恬，那你怎么可能知道?” “你又不是我，怎么就知道我不知道呢?” 我们俩都乐了。 子非鱼，安知鱼之乐? 子非吾，安知吾不知鱼之乐? 七月某日 今天是星期一，上午来公司的客人似乎特别多。十点多钟，我陪科长外出办事，在等电梯的时候，遇到一个四十几岁的中年人。穿一件印有某快递公司字样的工作服，满脸的不高兴，嘴里似乎念念有词。看样子，这位客人没什么经验，值班的艾丽丝可能也没接待好。我注意到科长的眉头锁得特别紧。
第22页 下午四点多钟，我们一回到办公室，科长就问艾丽丝，今天快递公司那位客人怎么回事。 “没有什么。”艾丽丝不在意地说，“上午十点来钟，快递公司的人刚进来，我问他预约了没有;正在这时，中国银行的荣行长就来了。他约好是十点整跟姜总见面。荣行长进来之后，我给荣行长和他的秘书沏了两杯茶。我给姜总打过电话之后，领着荣行长去接待室，我就对那位快递公司的先生说对不起，我太忙，要喝茶，茶杯在饮水机旁，自己倒一下。等我从接待室回来，那位客人就走了。” “艾丽丝，知道吗，你今天犯了两个方面的错误。”科长开门见山，毫不客气地说，“第一，你没有坚持接待客人先来后到的原则。” “可是荣行长是姜总的老朋友，而且还是预约好的。” “我知道荣行长是姜总的老朋友，他们中行也是我们多年的开户行，但是，在值班接待客人的时候，无论如何你也不能违反先来后到这条公平的原则。你在接待快递公司的客人的时候，见到荣行长进来，你只要朝他稍微笑笑，跟他说声请稍等就行了;正因为荣行长是我们的老朋友，所以他肯定会理解你的做法。今天快递公司那位先生我也见了，估计是位下岗再就业不久的人，没有多少经验，所以他也只好带着一肚子怨气走了。如果要是换了一个脾气急躁的，看你这么厚此薄彼，当时跟你吵起来，说你势利眼，你怎么办?这会给荣行长和其他客人一个什么印象?当然，荣行长嘴上当时肯定不会说什么，但一定会把这事记在心里。他甚至会想，你东岩公司平时不老说自己把顾客当作上帝，原来就是这么对待上帝的呀!如果要是真的这样，你艾丽丝怎么办?” 艾丽丝把头低下来了。 “还有，你今天在接待客人时，犯了以衣貌取人的错误。” “我没有以衣貌取人。”艾丽丝小声反驳。 “你没有以衣貌取人?”科长狠狠地问。“作为秘书，他预约没预约，你心里没数?你问他预约了没有，实际上就是看他是个推销速递的，告诉他是个不受欢迎的人。不要问客人预约没预约，我已经说过多次了，你们怎么就改不了这毛病?!” 艾丽丝不敢反驳科长了。 “的确，现在有许多送水、送饭、文具、快递公司的人上门推销，会影响一些我们前台的接待工作。即使如此，你见了他们，也不能表现出一副不耐烦的样子，摆出一副高高在上的架势。你无形的优越感会让他们产生自卑感，甚至产生怨气。当他们推销的时候，你只要婉言谢绝，他们一般不会胡搅蛮缠。” “可也挺烦人的。”玛丽说。 “这就是秘书的工作。何况婉言谢绝也不费什么事。”科长说：“重要的是，我们不能给别人一种店大欺客的感觉。我们公司是希望在中国扎根，成为一家百年老店。作为百年老店靠什么?靠的是诚信!诚信是什么?诚信就是童叟无欺!你们经常去麦当劳，为什么不学学人家?据说前些天高考，很多考生拿着复习课本去麦当劳，许多人只要一杯饮料，有的甚至连一杯饮料都不买，就在麦当劳一呆就是好几个小时。对于这些考生，麦当劳不但不赶他们走，反而特意为他们延长了营业时间。” 振聋发聩!办公室里鸦雀无声。 “话又说回来，你们以衣貌取人，要是那位穿快递服装的客人并不是快递公司的，而是公司某位老总的亲戚，或其他重要单位的客人，你们怎么收拾局面?!”科长盯着大家问。 “作为前台的值班秘书，用现在时髦的话来说，你就是公司形象的代言人。许多客人对公司的第一印象，就是来自于你们这些前台值班秘书的态度，他们往往会把你的态度当作公司对他们的态度，他们也会把你的态度当作公司领导对他们的态度。所以，你们大家都要真正记住来的都是客这句古训!这不是老生常谈唱高调!客人就是我们的衣食父母。你今天用什么态度接待客人，客人明天就会用什么态度对待我们的公司!” 办公室的空气似乎凝固了，让人感到有些压抑。 “另外还有一点，要提醒你们注意，接待客人不只是值班秘书一个人的事。客人是公司的客人，但现在有些人在走廊上碰到客人，却视而不见。在你们看来，这只是一件小事，但在客人看来，这是你们做秘书的缺乏教养的表现，是你们公司管理不严的表现。不是你值班，不一定要专门停下来打招呼，但是，点个头、问声好的礼貌还是要有的。下次谁见了客人 点头招呼都没有，只要让我发现了，我将严惩不贷!” 科长作了一个重拳出击的动作。 可能是觉得办公室的气氛太沉重了一点，下班的时候，玛丽又开起了科长的玩笑： “科长，刚才外出办事的时候，你太太来过电话，说她晚上有些事要晚一点回家，让你回家后自己先做点饭吃。她说为了表示她的歉意，她送你一个kiss。” “是吗?我们都老夫老妻了，怎么还这么客气?”科长似乎有些不好意思。“那kiss你收下了?” “我是您的秘书，当然替您收下了。”玛丽自豪地说。
第23页 “那实在麻烦你了。”科长说，“你现在能把那kiss给我吗?” 科长真是只老狐狸，不让玛丽占一点便宜。 人们常说女性比男性更适合当秘书，这是有一定的道理，因为一般的女性性格比较细腻，为人温柔，善于沟通，适合给领导做一些服务性的辅助工作。这是我们女性的优势，我们在工作中也应当扬长避短。但是，我们不能因此而用性别优势成为袒护自己的理由和藉口，以降低对自己的要求。 八月某日 连续几天笼罩在头上的乌云似乎在昨夜一扫而光，今天太阳出来了。它似乎憋足了劲，要让大地更加炎热，更加潮湿，这种桑拿天真难受。 我前天的预感终于应验了。 中午吃过饭，艾丽丝就被人力资源部部长叫去了。回来的时候，艾丽丝的脸色显得更加苍白，有明显哭过的痕迹。 到底出什么事了?当我正在疑惑，想用什么方法安慰艾丽丝的时候，珍妮悄悄拉了一下我的衣角，让我跟她到第一接待室来。 “艾丽丝的事你还不知道吧?”珍妮低声说，“事情是这样的，前几天公司开人事会，说是在新加坡办事处的洪刚病了，那边要求公司尽快派人去顶替，所以当时就定了出口部的雷鸣过去。九月一日正式发调令。” “那这与艾丽丝有什么关系?”我还是不明白。 “你听我说。那天开会正巧是艾丽丝负责送水沏茶，她听见了调雷鸣去新加坡的事。” 见我还是不明白，珍妮笑了起来：“艾丽丝和雷鸣原来是打算今年国庆节期间结婚的!” “他俩是什么时候开始谈恋爱的?” 写字楼里的人都说，公司同事之间的谈恋爱，就像动物园水族馆里的海豚谈恋爱一样，是透明的，他们的一举一动被人看得清清楚楚。没想到他俩的保密工作做得那么好，连我们这样的好朋友也被蒙在鼓里。 “可能是他俩昨晚约会时，艾丽丝把雷鸣要派到新加坡去的事说了出来。” 我终于明白了。 “如果艾丽丝只对雷鸣说了，事情到此为止，也就没什么大事。可偏偏今天上午雷鸣不知是有意还是无意之间，把这事在办公室里说了出来。你想想，大家都是工薪阶层，谁有个升迁调动，特别是外派新加坡这样的美差，能不敏感吗?所以，没过几分钟，这件事就传到人力资源部部长的耳朵里去了。人力资源部部长马上找到雷鸣，问他是听谁说的，雷鸣只好说是听艾丽丝说的。人事问题是公司机密中的秘中之秘，调令还没有正式公布，就已经满城风雨，人力资源部部长当然不能容忍这种事情发生，所以，他刚才把艾丽丝叫去，狠狠地批评了一顿。这事怎么处理还没最后定。” “是吗?”虽然我有预感，但没想到事态这么严重。 “刚才，人力资源部部长又把科长也叫去了。估计科长也会挨批。”珍妮说。 会给艾丽丝一个怎样的处分?是调离秘书科还是炒鱿鱼?大家一个下午都在默默地推测。 下班的时候，孟姐让珍妮、我、小石和玛丽晚走一会，在小会议室里议一议，想个办法帮帮艾丽丝。 “作为女性，我理解艾丽丝的做法。”孟姐第一个表态：“艾丽丝这种情感是真挚的，不应该将调动这么大的事瞒着雷鸣。但是，我们都应该知道，在公司的所有机密里，人事问题永远是秘中之秘。从这个角度来看，人力资源部给艾丽丝的任何处分，都不过分。秘书，顾名思义，就要严守秘密。不过，雷鸣毕竟是个普通的员工，不是公司的高层领导，我觉得这事还没有给公司造成什么实质性的危害，所以，我想用这种理由去跟姜总说说，不要给艾丽丝太严厉的处分。你们大家觉得怎样?” “我不认为艾丽丝做错了什么!” 玛丽似乎不太贊同孟姐的观点：“我们大家每天辛辛苦苦地工作，到底是为了什么?不就是为了使我们的生活更加美好吗?在我们的生活中，对于我们这样的女性来说，有什么比爱情和婚姻还重要的东西?所以，我认为艾丽丝没有错，不应该给她什么处分。” 玛丽越说越激动，从座位上站了起来。“相反，我认为，艾丽丝在与雷鸣约会的时候，如果不把这事说出来，那是非常残忍的，甚至可以说是一种欺骗。孟姐，我建议你给姜总说说，处分是该给，但该处分的是雷鸣!” 大伙都笑了。 “我还是贊成孟姐的意见。”我说，“秘书的秘，就是秘密的秘，中国是这样的，国外也是这样的。在英文中，secretary就含有secret的意思。从这个角度来看，男秘书女秘书都一样，我们不应该用性别袒护自己，错了就错了，我们以此为戒。从这个角度来说，请求公司原谅艾丽丝一次。这么做看行不行?” 人们常说女性比男性更适合当秘书，这是有一定的道理，因为一般的女性性格比较细腻，为人温柔，善于沟通，适合给领导做一些服务性的辅助工作。这是我们女性的优势，我们在工作中也应当扬长避短。但是，我们不能因此而用性别优势成为袒护自己的理由和藉口，以降低对自己的要求。 在回家的路上，艾丽丝那张惨白的脸一直在我眼前出现，出现在我眼前的还有艾丽丝脸
第24页 上两道明显的泪痕。艾丽丝今年国庆节能结婚吗?他们的感情会不会出现波折?另外，欧阳科长会不会也要受处分? 回到家里，可心仍然悬着。 做秘书做人就应该像块铜钱，做人的原则要内方，一点也不能含糊;可处理问题的手段要外圆，必须方方面面都得想到。 九月某日 今天早晨，电视新闻里说，在川藏交界的地方发生大面积的山体滑坡，造成几十人死亡，上千人无家可归。看着那些镜头，心里非常沉重。 公司对艾丽丝的处理结果出来了，记过处分，科长也要作书面检讨。听到这个结果，大 家都松了一口气。但公司里近一段时期以来气氛比较沉重。每年到这个时候，都要进行例行的人事调整，对于工薪阶层来说，这是一个非常微妙的时期。当然，对于我们这些年轻的女秘书来说，没什么大影响，主要是那些男性的中层干部比较关心。调到外地的分公司、办事处或控股企业去，不知是甜还是苦，是福还是祸。 中午，在餐厅吃饭的时候，研发部的李龙科长端着饭盘来到了我对面。 “小于，这次我们研发部人事有什么变动?” “对不起，李科长，我不太清楚。” 由于孙总分管研发部，我平时跟李龙打交道也不少，他对我的工作还是很支持的。 “你怎么会不知道呢?”他似乎没料到我会这么回答他，所以脸上出现了尴尬。 “李科长，我真的不知道。所有人事方面的文件起草都是人力资源部在做。” 我说的话一半是真的，一半是假的。文件是人力资源部起草的，但在送给孙总的时候，我看到了里面的内容。 “是吗?”李龙转移了话题，随后就悻悻地走了。 我理解李龙的心情，他上有老，下有小，真的要是调到外地，的确会有许多实际困难，但职场的生存环境就是这么残酷。作为秘书，我必须严守不泄露机密这条最基本的职业道德，否则，我也不知道我的饭碗什么时候会被砸掉。 下午上班，我打开电脑，发现我两封主题为“企业债券”的新邮件被人打开看过。大概是上两个星期，孟姐说姜总看到上海金茂大厦发行企业债券的消息，很感兴趣，让我收集一些这方面的资料。由于我对这方面懂的不多，便让在上海上证所工作的表哥帮我收集一些资料。他每次找到资料便用“企业债券”的主题发e-mail给我。 是谁在我不注意的时候看我的邮件? 我把玛丽拉到走廊上，问她今天是不是看了我“企业债券”的新邮件，她被我问得有些莫名其妙：“我看那东西做什么?我要看的话也会跟你打招呼的呀!” 那么，到底是谁在偷看我的邮件呢?我想起来了，很有可能是王娜。一来她知道我的密码，上个月为了筹备全国代理商年会，科里将营业部的王娜借调到秘书科帮几天忙，她用的就是我的电脑，知道我的密码;另外她也有这方面的兴趣，前几天她在电梯里无意对我说起，她的男朋友在一家有相当规模的证券公司工作。也许王娜认为，姜总对“企业债券”问题感兴趣，我们公司或下属的公司将来肯定就会发行“企业债券”;如果能把这项业务介绍给她男朋友的公司来作，他们个人肯定会有好处。姜总目前仅仅只是感兴趣，离实际操作还不知有多远的距离，但王娜可能就在做这方面的准备。不然，别人一般进不了我的邮箱，即使进来了，也不一定单独对“企业债券”这样的邮件感兴趣。 “你猜出了是谁偷看了你的邮件?”玛丽看我的脸色阴转晴，好奇地问。 我点点头，我估计八九不离十就是王娜。 “是谁?” “这重要吗?”我反问。 “对这种不讲职业道德的人，就该治治。”玛丽有些激动地说，似乎她的邮件也被人偷看了。 见我无动于衷的样子，玛丽嘆了口气说：“你怎么就那么慈悲?” 我笑了笑。我觉得做秘书做人就应该像块铜钱，做人的原则要内方，一点也不能含糊;可处理问题的手段要外圆，必须方方面面都得想到。现在这种情况，你怎么治王娜?你说是她偷看的，你有什么证据?请公安刑警介入?话说回来，即使能拿出确凿无疑的证据，就一定要“治治”她吗?她的方法虽有些下作，可她的目的，也就是想给自己的男朋友揽点业务，这是什么大错?为什么就一定要治她呢?如果把这事闹大了，除了给人一个“我于雪是泼妇，今后你们谁也别惹我”的印象外，对我还有什么好处? “那就这么算了?”玛丽问。 “不!我知道怎么处理。”说着，我拉着玛丽回到办公室。 这种事当然不能容忍!即使我不是秘书，我也有我不容侵犯的权利，这是一个原则问题。如果你容忍了它第一次，那么第二次、第三次的类似的事件不久就会到来。因为人家并不 一定感谢你的忍耐，相反，人家会认为你是个“软柿子”，活该受人欺负。但是，不能容忍是个原则问题，而怎么处理则是个方法问题，不能用原则代替方法，虽然他不“仁”，你却不能不“义”;用原则代替方法，採取简单的报复，最后只能让自己捲入一场连你自己也讨厌的无聊纠纷之中。秘书只是公司的一名普通职员，但是，在一些人的眼里，秘书总是在“一人之下，万人之上”，所以，当你每做一件事的时候，应三思而后行，否则，很容易让人在背后骂你“狗仗人势”。
第25页 网易的邮箱是免费的，我用了个化名又申请了一个新邮箱，并用“企业债券”的主题给自己发了个邮件。但在邮件里我只写了几句这样的话： “朋友，如果你想了解企业债券方面的信息，请给我的手机发简讯息，我们可以找个时间当面谈谈;请不要在未经我同意的情况下，再次阅读我的邮件了。” 下班的时候，我的手机上果然出现了“对不起”三个字，一看手机号码，就是王娜的。 秘书应尽可能地多些宽容与忍让。一份宽容与忍让，将来在工作中肯定会有两份回报。 九月某日 昨夜的雨似乎到今早才停，一出门就感到格外的凉爽，一场秋雨一场凉。 我喜欢秋天，长空万里，碧澄如水，让人心旷神怡。 明天公司的几个主要领导都要陪从日本来的新董事长伊藤先生去昌平的工厂视察，顺便游览长城。一上班，科长就自言自语：“昨晚下了一晚上的雨，今天雨虽停了，但明天会不会又下雨呢?”于是，招呼小石，了解一下明天的天气情况。 “到哪里去了解?”小石正在整理李总上星期出差的一大堆费用单据，脑筋似乎还没有转过弯来。 “可以用电话查呀!” 科长似乎一直认为小石办事认真、踏实，但又总感到她缺少点机灵。 “对不起，孟姐，查天气预报的电话号码我忘了。是多少?”小石只好问旁边的孟姐。 “121。”孟姐很快地回答。 小石用电话查询了天气预报，告诉科长明天又是个大晴天。但科长仍然不满意： “小石，连这样常识性的东西还要问别人，今后可不行。做秘书不是做花瓶，仅仅是好看。秘书是领导身边的工具箱，需要的时候能派得上用场。” “科长最近的火气，是不是太大了一点。”等科长出门后，玛丽说，“不就是个天气预报的电话号码吗，至于要这么小题大作。” “科长火气可能是大了点，但他的心情应该能够理解。”孟姐说，“121是一个常用的电话号码，作为秘书这么点常识都没有，确实是说不过去。每一种社会职业都有自己的特长，营业部的人会做买卖，开发部的人会搞科研，而我们秘书部门的人特长是什么?我们秘书的特长应该就是有非常丰富的常识。一个优秀的秘书，可以说是一个伟大的常识家。” 玛丽不以为然。 “像119火警、110匪警这类常用电话号码，即使忘了，就像小石刚才这样问你一下，不就得了，能有什么事?” “不对!”孟姐说话的语气仍然是很柔和，但让人感到了严厉。“假如你陪领导外出办事，领导年纪大了，突然心脏病发作，或者出现脑溢血等紧急情况，在这种紧急情况下，你应该是掏出手机，凭直觉就拨120电话。如果你把急救电话号码忘了，还要问旁边的人，或者查效率手册什么的，浪费了宝贵的抢救时间，别说几分钟，就是几秒钟，都可以说是你秘书的失职。” 玛丽不说话了。 “当然，在我们的日常工作中，像这种危险的突发性事件很少出现，但是，有大量的特殊情况需要我们秘书凭直觉来处理。比方说上午十一点钟，领导正在会见客人，一个客户公司的秘书电话说，原定于今天下午两点，他们的老总到我们公司来会谈，由于种种原因，他们的老总脱不开身，希望我们的老总到他们公司去谈。下午能不能过去，请马上答覆他们。在这种情况下，就要求我们秘书在向领导汇报之前，凭直觉拿出自己的腹案，因为给领导考虑的时间也不多，而且在这种情况下去请示领导，领导的脑筋也不一定一下子就转得过弯来，也会感到左右为难。要在很短的时间内作出判断，只能凭直觉了。又比方，领导正在开董事会，外面来了一个找领导的电话，说是很急很重要。在一般情况下，开董事会这种很重要的会议时是不能接电话的。在这个时候，你就得凭自己的直觉判断，是不是把电话转给领导。如果你公事公办，把电话推了，让领导知道了，他就有可能要训斥你，因为也许他整整一个上午都在等这个电话。” “秘书的直觉从哪里来?”小石开始感到秘书工作的不容易。 “秘书的直觉来自常识和经验积累。”孟姐说，“如果秘书平时对领导工作的职责、负责的范围、思考问题的方法和为人处世的态度有比较多的了解的话，就能很快作出判断，向领导提出自己的想法。没有丰富的常识和经验作储备，你就产生不了正确的直觉，一遇到特别一点的情况，你就只能把矛盾上交，让领导自己一个人去为难。” “看来做秘书太难了。”小石感嘆地说。 “要说当秘书难，确实是挺难的;但如果要说她容易，确实也挺容易的。”听小石这么说，孟姐笑了，说：“小石，你仔细想想，从给客人端茶送水，到给领导安排日程和文件存档，秘书的哪一项工作，需要我们像哲学家一样，懂得深奥复杂的理论?又有哪一项工作，要求我们像杂技演员一样，掌握高难度的技巧?没有!做秘书工作，只要求我们按常规做好 每一件小事。这些小事，都是我们理所当然要做好的小事。但现在的问题是，正因为我们认为它们都是小事，都是理所当然要做好的小事，所以我们自己常常粗枝大叶，心不在焉，犯一些很低级的错误。就比方说121这个天气预报电话号码，就是因为你们平时觉得它太普通，太容易记了，所以就没有人把它当回事，因此，在真正要用的时候，就想不起它来。科长说秘书是领导身边的工具箱，说起来有点不太好听，但理还是这个理。你们别看工具箱里面只是些改锥、扳手或螺钉什么的，既不值钱，也不显眼，有的甚至还是油腻腻的，锈迹斑斑的，但是在一些关键时候，就是它们能派上大用场。”
第26页 孟姐说话的声音虽然不高，但像警钟一样让我惊醒。虽然121、119这类电话号码我记得很熟，但是我还是把它们默写了一遍。 常识是直觉的邻居。人们常说金钱能使鬼推磨，但对于秘书来说，只有常识才能使鬼推磨，因为在很多时候，秘书有钱也不一定办得了事。 九月某日 爱玛一毕业就去了美国，这是她第一次回国探亲。按钟凯的说法，她出国之前是“华籍美人”，现在是“美籍华人”了。晚上邀了当年班上几个要好的姐们儿哥们儿在香格里拉相聚。 “钟凯，听说你也当老闆了，生意怎么样?” 郑玖举着可乐与端着啤酒的钟凯干了一杯。钟凯当年是我们班四十位同学中的三位“党代表”之一。可能是物以稀为贵，班上同学聚会时，他们似乎总是我们议论的中心。 “郑玖，你别挤兑我好不好?我那叫什么公司?草台班子，七八个人，六七条枪，混饭罢了。”钟凯表面上谦虚，看得出来，骨头里面全是自豪。 我们毕业时，所有的女生都找到了工作，惟独他们三位“党代表”不好找工作，因为没几家公司要男秘书。无可奈何，钟凯到了一家软体公司搞销售。今年夏天，他与公司几个搞销售的朋友合伙，自立门户，开了一家计算机公司，主要搞计算机销售与维修，同时还兼营一些小软体的编写。几个月过去了，看现在的样子，小日子过得挺滋润的。 “钟凯，现在的公司好做吗?”爱玛有些跃跃欲试的样子，据说她这次回来，也想搞点投资，做些买卖。 “爱玛同志，一言难尽!”钟凯笑着说，“我们当初搞这个公司，并没有太多的想法，就是想趁着自己年轻，换一种活法。一方面锻鍊自己，培养能力，将来向管理方向发展;另一方面，如果搞好的话，我就一直做下去了，也许一不留神，就成个比尔·盖茨什么的呢!” “为中国未来的比尔·盖茨干杯!”郑玖又一次举起了杯。虽然她明年元旦就要做新娘了，但当年暗恋钟凯的那份痴心似乎一点也没变。 “现在我们的公司应该说马马虎虎，经营得还可以，但搞公司实在不是件简单的事。不像你们当秘书的，天塌下来有高个子顶着，企业经营的好坏，都是老闆的事，秘书大不了少拿点奖金。自己的公司，有许多需要考虑的问题，从投资方向的确定、资金的筹集、经营策略的谋划等都让人操心，特别是投资的风险，它实实在在压在我们几个合伙人的心头，没有胆量不行。但正是因为风险的存在，所以，干起来别有一番乐趣。下一步，我们将以开发软体为主。” “你们也打算搞软体开发?”坐在我旁边的郁静轻轻地问钟凯。郁静现在是名列世界500强的一家软体公司中国办事处人力资源部部长助理。“你们打算搞什么样的软体?” “到底搞什么软体，还没有最后定。”钟凯看着郁静说。看样子，不是没定，而是不太想说。这似乎有同行的关系(尽管不在一个数量级上)，也可能与他俩关系还有些过节有关。当年，郑玖向钟凯表白的时候，钟凯说自己“心有所属”;第二天，钟凯向郁静表白，郁静说自己“名花有主”。但钟凯似乎又觉得自己现在再没有必要在郁静面前过于拘谨，于是说：“我们打算开发一种通用软体。” “就你们几个人，打算搞通用软体?”郁静笑着问：“真的想跟microsoft对着干?” “我们不想跟谁对着干，我们只想有一个属于我们自己的世界!”钟凯在郁静面前显得越来越自信了。“再说，通用软体市场那么大，我们相信鱼有鱼路，虾有虾路。” “你们想做kingsoft第二?” “是的，那是我们哥儿几个的梦想。”钟凯点点头，接着反问：“郁静，你用过金山的wps office吗?” “对不起，我只听说过，从来没有用过。”郁静不紧不慢地说。也许就是她这份从容，更让钟凯感到了她那种和当年一样的无形优越感。“wps office好用吗?” “这几年，我不仅是金山的经销商，也是wps office的用户。我认为，金山公司十几年来，专门做中文办公软体，他们还是比较了解中文办公用户的办公习惯;他们提供的包括文字竖排、稿纸方式、图文符号库等功能，可以满足中文用户的办公需求。特别是他们新推出的wps office 2003版，还提供了报告、论文、财务表格、市场方案等32大类、280种不同的中文办公模版，应该说是很不错了。” “有这么多功能吗?”郁静似乎觉得钟凯的话不太可信，“你说他们新推出的wps office 2003版，能解决数理化、英语、语文科目中特殊公式、符号、图片的排版问题吗?” “当然可以。”钟凯说：“你什么时候方便，我送套给你试试?” “谢谢!”郁静浅浅地吸了口果汁，淡淡地说：“你送给我，我也没有办法用。有一个兼容的问题，不是吗?” 看样子，他俩是较上劲了，表面上说的是软体，实际上还是在清算几年前的那笔老帐。钟凯说：“郁静，你放心，我知道有个兼容问题。wps的兼容性是很强的，无论是金山文字、金山表格、金山演示，还是金山邮件，这几大模块都可以自由地读取和生成word、excel、powerpoint文档，内容和版式都与原文件保持一致。一点问题也没有。”
第27页 郁静笑笑之后，只顾低头喝自己的饮料。她似乎不太想跟钟凯争论了。 郁静身上这种无形的优越感，似乎更让钟凯不能忍受，于是，他继续穷追猛打： “wps office 2003版还新增了批量转换工具，能实现格式之间的相互转换，并且，可以支持对目录的操作。另外，它还能支持区域网内的自动升级，使用户随时可以与最先进的办公方式保持一致。由于它的数据接口是开放的，还能实现与办公自动化系统的有效整合。如果企业用户和二次开放商需要二次开发的话，wps of-fice 2003还提供标准的开发接口，完全符合用户的个性化需求;也可以把它整合到用户的业务流程中，构筑整体解决方案……” “这么说，你对自己的公司同样充满信心?”郁静知道钟凯忘不了当初那笔旧帐，不想听他再这么借题发挥了，所以以守为攻。 钟凯恢复了常态，他没有直接回答郁静的问题，而是盯着郁静反问：“郁静，你能借给我一个支点吗?” “什么样的支点?做什么用?”不仅郁静有些莫名其妙，我们大家都感到莫名其妙。 “如果你能借给我一个支点，我将把整个地球撬动!”钟凯又一次举杯，一饮而尽之后，露出了顽皮的微笑。一种阿基米德式的自信! “钟凯，你是不是喝多了?”郑玖有些担心地问。 “钟凯，你怎么变得那么自信了?”坐在爱玛身边的雅瑚也忍不住说话了，“好在你没有去当秘书，不然，哪个老闆敢用你?” 不管钟凯的公司最终能不能与印度人合资，他的公司最终会不会成为kingsoft第二，但是他这份勇气，他这份自信，让我们有理由相信他会成功!如果他像雅瑚说的那样去当秘书，我相信，他一样有可能成为优秀的秘书! 男人需要自信，女人也需要自信;老闆需要自信，秘书同样需要自信!的确，在许多人眼里，秘书，特别是女秘书，是唯唯是诺、默默无闻、专为人做嫁衣的代名词。老闆说一，秘书不能说二;老闆说是马，秘书不能说是鹿……但这不是秘书的全部! 随着时代的发展，企业之间的竞争加剧，企业领导人身上的责任和压力也越来越大。企业领导身上的责任和压力越大，他对秘书的期望值自然也就越来越高。因此，秘书也一样地面临着时代越来越严峻的挑战!面对这种挑战，如果没有自信，秘书会变成什么样子呢?只有充满自信，才能开启主观能动性的闸门;只有充满自信，才能发动聪明才智的马达。有了主观能动性和聪明才智，有什么样的挑战不能战胜?芽可以说，一个优秀的秘书，比一般的人更需要有自信。但是，秘书的自信，大多不是挂在嘴上，而是化作了行动。秘书的自信，从不显在脸上，而是渗进了骨头里。一个优秀的秘书，办事谨慎，但从不胆怯;为人宽厚，但绝不懦弱;处世内敛，但永不自卑…… “钟凯，别说这些了，说说你自己的公司吧!”班上的另一位“党代表”韦立一直埋头喝闷酒。他在一家上市公司做董秘，事业上算是少年有成，春风得意，但听说他的女朋友利用他当人梯，出国后把他甩了，所以有些消沉。“你招了秘书没有?” “还没来得及，正准备找。” “我来给你当秘书，行吗?”爱玛开玩笑说。“当年，我的成绩可是比你好多了噢!” “哥们儿，你千万不能找女秘书!”韦立马上举着酒杯说：“你想想，当年我们毕业的时候找工作多困难，看了人家多少脸色，没有一个老闆要男秘书，所以，你当了老闆，一定 要争口气，不能用女秘书!” 马上有人指责韦立。 “哥们儿，你知道当时我每次被那些老闆们拒绝后，心里是怎么想的吗?”钟凯将酒杯与韦立碰了一下。 “你当时是怎么想的?你是不是恨透了我们班所有的女同学，是她们抢走了我们的饭碗?” “不是。”钟凯笑着说，“每次被拒绝后，回到宿舍，我不仅没有失望，而是对自己发誓，将来我一定要自己当老闆!当了老闆后，我也一定要找个女秘书!” 大伙全乐了。 秘书在为领导收集信息材料之前，一定要弄清领导的真正意图。在了解领导的真正意图的基础上，再对收集的材料进行鑑别、筛选和整理分析。如果暂时还不了解，就宁肯让材料粗一点，也不要把领导真正想要的东西给弄丢了。 十月某日 上午秘书科的事不是很多，孟姐在指导小石整理公司来客登记簿。因为收集信息是秘书的一项重要工作，手头的事不多，我也在一旁跟着学。 “小石，整理来访客人名单，不能按客人的姓氏笔画排列，而要按他所在公司的笔画顺 序排列。” 孟姐让小石将已经排好的客人名单顺序重排。 “为什么?” “是这样的，这些来访的客人，是代表他们所在的公司来我们公司洽谈业务的。他们个人有可能在将来的某一天，会离开他们现在所在的公司;但是，他们的公司则有可能是我们公司永久的客户，所以我们的重点是应该记住他们的公司，因此，在整理来客名录时，应该以客人所在公司的笔画来排列顺序。比方昨天第一个来访的客人是，北京通达科贸公司的副总经理刘允。将来只要一看到刘允的姓名，首先应该想到是北京通达公司。通达是一九九五年註册成立的，註册资金1000万元人民币，主要业务是代理销售我们东岩公司的产品，平均每年的销售额在400万元人民币左右，他们的董事长兼总经理叫李明，是我们姜总在北大荒下乡时的战友……”
第28页 小石轻轻地嘆了口气，她没想到来客登记簿上“刘允”这么简单的两个字，在孟姐的头脑里竟包含了这么多信息。她以为只要把刘允的姓名和电话号码往计算机里一存，就算是完成了“信息收集”工作。即使是玛丽和我，在秘书专科学校，也没专门学过这方面的知识。这就是实践经验。 孟姐不愧是总经理的专职秘书。她这种认真细緻的工作作风，真值得我们这些小字辈的秘书学习。我什么时候才能达到孟姐这种水平? 中午，天空突然乌云密布，暴风雨似乎马上就要来临。 下午一上班，投资部就送来一份“天津宏星公司情况介绍”的材料，要我赶紧送给孙总，说孙总催着要。 也许是时间太急，投资部送来的材料中不仅有错别字，还有一些语法上的错误，如“非要……不可”的句子，像口语那样把后面的“不可”两个字漏掉了;于是，我把材料的文字稍为润色了一遍，重新列印送给孙总。 孙总将材料翻了翻，就皱起眉头说：“小于，这份材料你加工处理过，是吧?” “是的，”我不清楚孙总问这话的意思，“我只是对其中的文字润色了一下。” “小于，你应该知道我要这份材料的目的。我想了解宏星公司的资产状况，但是更想了解宏星公司目前管理层的状况。他们现在有多少管理人员，管理人员的年龄结构如何，知识结构如何，管理、开发和销售各占什么比例，他们对我们将要进行的控股投资的态度如何……我要的是他们目前实实在在的真实情况，而不是这么几个干巴巴的数字和几条标语口号，你知道吗?” 孙总的脸越拉越长。 “小于，我是经理，你是秘书，所以，我希望你做我的眼睛，做我的耳朵，甚至做我的手和脚，但我不希望你做我的大脑!哪些材料有用，哪些材料没用，由我自己的大脑来判断? 把我的大脑留给我，好吗?” 窗外已是电闪雷鸣。看我手足无措的样子，孙总态度缓和了一些：“是不是投资部把材料给你的时候，就是这个样子?可能主要责任不在你。这样吧，你去把投资部的李部长叫来，我要听取他的口头汇报。” 投资部的人汇报完毕，我从孙总的办公室回来。孟姐见我闷闷不乐的样子，问我怎么回事，我把事情的经过大致说了一遍。孟姐安慰我说：“小于，当秘书没有不出现差错的，不要紧。问题是，你知道问题出在哪里吗?” 我没吱声。孙总的批评没错，但我总觉得自己委屈。 “小于，我给你讲个小故事吧。这是我刚当秘书时，我的美国老闆讲给我听的。小石和玛丽，你们有兴趣听吗?” 她俩马上凑了过来。 “事情是这样的。一天，我的美国老闆坐车路过一个小菜市场，看见路边小蔬菜店门口摆着一堆新鲜的洋葱。洋葱的皮晒得红红的，上边还沾着泥巴。老闆的父亲是个农场主，老闆小时候跟父亲种过洋葱。他来中国这么久了，第一次看到那么新鲜的洋葱，所以感到很亲切。回到办公室以后，他让秘书派人去给他买几个洋葱回来。可是，当秘书把洋葱放到他办公桌上的时候，那几个洋葱只剩中间的那一点小芯了。为什么?原来当总务科的办事员将洋葱买回来之后，马上放在水龙头下把洋葱上面的泥巴洗掉了;交给总务科长后，科长又把洋葱外面的几层粗皮给剥掉了;科长把洋葱交给秘书后，秘书又把洋葱上的红皮剥掉了。洋葱虽然还是那几个洋葱，但早已不是老闆当初想要的那种洋葱了。所以，老闆当时就把秘书狠狠地训斥了一顿。” 我明白了孟姐这个故事的真正含义。 “老闆为什么要训秘书?就是因为秘书在不了解老闆的真实意图的情况下，自作主张，自行其是，把老闆真正想要的东西给弄丢了。所以，作为一项重要的日常性工作，我们秘书在为领导收集信息材料之前，一定要弄清领导的真正意图。在了解领导的真正意图的基础上，再对我们收集的材料进行鑑别、筛选和整理分析。如果暂时还不了解，就宁肯让材料粗一点 如果过于加工，就有可能把材料中最有价值的部分给弄丢，使领导很难利用这些信息作出决策。秘书为领导收集信息，一定要注意这么几条原则：第一，是不要生吞活剥。不管你收集到什么样的信息，一定要先在自己脑子里打几个问号，这事怎么发生的，为什么是这样。第二，是不要自我发挥。有时收集到的信息不是那么完整，秘书为了完整，便发挥自己的想像力，使材料变得‘完整’。其实，领导往往自己能根据这些零碎的信息，基本把握事情的大概，而你的想当然，则有可能误导领导。第三是保持不偏不倚，不要先入为主。” “可这老闆为什么不把买洋葱的真正目的告诉秘书呢?”小石还是对孟姐说的故事感兴趣，“不就是一句话的事吗?” “你的意思是，老闆事事都要向秘书请示和汇报?芽”玛丽似乎非常喜欢跟小石抬槓。 “领导与秘书之间，的确应该经常进行交流。”孟姐说，“但每个领导都有自己的思维方式和工作习惯，做秘书的不能强求，只能是要求自己尽可能地去适应领导。所以，做好秘书工作的关键是多用心。比方，用心观察领导平时比较关注哪些问题;用心思考领导关心这些问题真正目的。如果真正用心，秘书工作并不难做。比方天津农星公司这个问题，公司常务会已经讨论过两次了。如果条件合适，我们公司就投资控股。孙总的意图实际是很明显的。”
第29页 我感到自己的脸在发烧。 十月某日 今天一整天，天空中的乌云压得特别低，低得似乎让人们都不敢大声喘气;风，使劲地刮，把树枝吹得呜呜直叫，看着让人想替它们大哭一场。真是山雨欲来风满楼。 一上班，秘书科就有一种大祸临头的感觉。果不其然，十点来钟，科长被姜总叫了过去。不到一刻钟，科长回来了，脸青得发紫。一坐下，科长就掏出烟，一根接一根的抽。门上贴着“无烟办公室”的标牌，大家不仅不敢提醒他，而且大气也不敢出。谁都知道，科长是习惯性地在借烟“烧”愁，发泄心中的郁闷。 昨天，一家有相当影响的行业大报，在头版的右下角刊登了一份三百多字的读者来信。信中说，他们是我们东岩公司的用户，我们公司在售后服务过程中店大欺客，等等。今天一上班，在日本的董事长马上来电话问姜总是怎么回事，所以姜总把科长叫去训了一通。 这事的经过我清楚：上个星期，这家报社的一个记者拿着这封读者来信到公司来核实情况，当时公司领导很重视，由孙总亲自接待，我也参加了。孙总当时表示，我们将无条件地帮助用户解决使用过程中的问题，尽管用户提的一些条件有些过分。没过几天，报社又来人，说用户对我们的售后服务仍不满意，这次是我陪科长接待的。科长觉得报社的人似乎是在借题发挥，便直截了当地问对方打算怎么处理，需要我们做些什么配合。来人说他们会尽量做好用户的工作，云里雾里绕了一阵后，提出让我们公司在该报登一年的广告。尽管科长对这种下三滥的做法很反感，仍很客气地表示将向公司领导反映，尽快予以答覆。 第二天公司领导开会时，科长把这个问题提了出来。当时负责财务的领导表态：第一，原则上可以同意在该报上做广告，但今年已经没有预算了，只能等到明年;第二，即使今年可以追加广告预算，也不能同意立即作广告，让人家以为我们的服务真的有问题;第三，既然报社的目的就是想拉广告，就不必这么迁就报社，等到明年再作广告。这事就这么定下来了。 前天，科长代表公司给报社发传真，表示：一是我们会继续与用户保持联繫，改善我们的售后服务;二是公司同意在他们的报上作广告，但等过了年再说。但没想到这家报纸昨天就把用户来信给登出来了。报纸上登一封普通的读者来信，本来也不是什么大不了的事，但问题是刚刚有人在大街上当众砸奔驰车，媒体把它炒得沸沸扬扬，甚至有些惟恐天下不乱的势头…… 不知什么时候，科长自己平静下来了，让珍妮马上与安平国际公关顾问公司的许总联繫，约对方今天晚上见面，请他们帮我们公司拿个妥善处理的方案，别让其他媒体跟着火上浇油。由于许总今天安排太满，定好明天上午科长过去拜访许总。 今天正好是玛丽的生日，我们几个已提前几天就商量好了，今天让玛丽请客，宰她一顿。见科长郁闷了一整天，想让他高兴高兴，于是晚上我们把科长也“绑架”出来了。 酒过三巡，科长突然问：“你们几个有谁知道，sg这两个英文字母的缩写是什么意思吗?” 我们大家都没见过这个缩写。 “科长，sg是不是你这个秘书长secretary general的缩写?”小石突然说。 科长笑了。“小石猜得对，sg是我这个秘书长的缩写。不过，sg这个缩写还有一个意思。你们再猜猜。” 于是，大家像在联谊会上猜灯谜一样，七嘴八舌，气氛热烈，但谁也猜不出sg这个缩写的另外一个意思。 “我告诉你们，sg既是secretary general的缩写，也是scapegoot的缩写，也就是说，秘书实际上是只替罪羊。” 气氛一下子沉重起来了。 科长说秘书是替罪羊，是有些说气话，但的确也是事实。由于市场竞争的压力越来越大，股东们的回报要求越来越高，因此，那些公司经理们也不得不提高对自己的期望值。但是，不管是主观的原因还是客观的原因，如果达不到这种期望值，他们就会有一种挫折感，就有可能要找个目标，发泄心中的焦虑。自然而然，秘书是这些经理们发泄的最佳对象：第一是方便，第二是代价很小，甚至可以说是“free”。曾经有位大红大紫的名人，在电视上公开宣称，“经骂”是他找秘书的首要条件。所以，说秘书是替罪羊似乎也并不过分。日常工作中经常会出现这种情况，比方说，秘书为领导约好了到某公司会谈的时间，但因对方临时有变，让领导空跑了一趟，这本来不是秘书的责任，但领导生气，心里有火，于是多少会给秘书一些脸色看。 “讲老实话，我对你们几个人的外语水平，待人接物等方面的能力都放心，只要有几年的磨鍊，都能成材。我惟一没有把握的是，你们作为秘书，心理承受能力都太差。当秘书的就要经得起骂。俗话说，没有金刚钻，别揽瓷器活，要是经不起骂，趁早别做秘书这一行。你们都是独生子女，在家一个个都是公主，有几个挨过骂，受过气?” 科长说着，端起小杯，将里面的五十六度的红星二锅头一饮而尽。 “前几天，我女儿让我给她买个手机，我只说了一句‘初中生需要什么手机’，她就说了我七八十句。最后我不仅要给她买手机，还必须给她赔不是。就这个样子，将来在外面能受得了委屈?”
第30页 在我们这一拨人中，绝大多数人在家里都是独生子女，娇生惯养的多。从优裕顺境的家庭中走出来，有相当一部分人喜欢我行我素，很少关注别人的情感，只在乎自己的感受。因此，他们承受挫折的能力很低。当他们独自面对社会时，复杂的人际关系已让他们应接不暇，如果再让他们受点委屈，那仿佛就是世界末日的来临。 “科长，我们既然当秘书，就不怕受委屈。”寿星玛丽很有英雄气概地说，“可是，如果真的受了委屈，我们该怎么办?” “能怎么办?凉拌!”科长用筷子夹了几块夫妻肺片，往嘴里一塞，似乎有些幸灾乐祸。 “当秘书首先必须有很强的心理承受能力。受了委屈之后，能怎么办?无非是想开一点，看开一点。所谓想开一点，就是你要想到，领导也是人，他也有喜怒哀乐，他也有要发泄的时候，他不朝你这个当秘书的发泄，朝谁发泄?从这个意义上来讲，这是领导对你的信任。” 科长笑着，但笑容很苦涩。 玛丽看了我一眼，她似乎觉得科长是在说酒话。 “所谓想开一点，就是不要怕背黑锅，事实终究是事实。即使事情的真相一天两天清楚不了，总有真相大白的一天。秘书要像竹子那样坚韧，不会因为被风吹弯了，就永远挺不起腰;秘书还要像江湖那样心胸开阔，不会因为飘过几朵云彩，心里就留下阴影。总之，要豁达一些。你们记得清朝扬州八怪之一郑板桥那句名言吗?” “你说的是郑板桥的‘难得糊涂’吗?”小石问。 “对，就是这四个字。” “科长，我觉得，郑板桥当时肯定也是喝酒喝多了，出现了笔误。”玛丽一本正经地说。 “你说是什么样的笔误?” 科长已有些醉眼朦胧。 “我觉得郑板桥当时本来是想写‘男的糊涂’这几个字。” 看来喝多了的是玛丽。 对于秘书来说，工作经验是最宝贵的东西。工作的时间越长，见的世面越多，遇到的问题越多，那么，她积累的经验也就越多。经验多，办事的能力就强。这是欧美公司的老闆喜欢用年纪大一些秘书的原因。对于一些年纪比较大的领导来说，与自己一起工作多年的老秘书，就像他的老花眼镜一样，式样可能有些陈旧，但离不了，也换不得。 十一月某日 上午九点半，英国汉默公司的客人来访。老闆看上去似乎只有二十七八岁，像个刚毕业的大男生，而是他的助手，也就是他的私人秘书，却是一个五十开外的阿姨——碧眼银发，体态有些发福，但言谈举止中散发着一份成熟和恰到好处的分寸感。 我们几个是第一次亲眼看到这样大年纪的女秘书，好似第一次看到一幅珍贵的名画，感觉是那么舒服，体会到什么是优雅和品位。 “为什么老外都喜欢用年纪大的女秘书?”珍妮像是自言自语。 “汉默公司是一家有上百年历史的家族式企业。”科长说，“我估计，琳达女士可能在她年轻的时候，就给汉默先生的爷爷当过秘书;给爷爷当完秘书给父亲当;父亲退休后再给孙子当秘书。如果真是这样，那这种秘书，忠诚和责任感不说，就凭她的经验和对公司几十年的了解，也应该能给汉默先生很多帮助和照顾。” 对于秘书来说，工作经验是最宝贵的东西。工作的时间越长，见的世面越多，遇到的问题越多，那么，她积累的经验也就越多。经验多，办事的能力就强。秘书工作有两大特点，一是并行的工作多，这边你可能正在整理文件，那边领导可能要求你给客人送水;当你正在泡茶的时候，领导又要你赶紧找份文件给他……二是工作的内容变化快，原订好上午十点去某某公司去会谈，突然要召开公司临时常务会议;正在给对方通知表示抱歉的时候，原定下午来公司会谈的某某公司的秘书来电话，今天下午不能来了，只能安排在明天上午，而明天上午领导已排得满满当当……面对这些，只有经验非常丰富的秘书才能应付自如，知道什么事该先做，什么事可以往后拖拖;知道怎样调整工作日程，以及应对调整后可能出现的各种意外情况。这就是一些领导，特别是那些欧美公司的老闆，喜欢用年纪大一些秘书的原因。对于一些年纪比较大的领导来说，与自己一起工作多年的老秘书，就像他的老花眼镜一样，式样可能有些陈旧，但离不了，也换不得。 在欧美国家，秘书早已像教师和护士那样，是一种正式而又成熟的社会职业。在大公司里高级管理人员身边，很难看到年轻的女秘书，大多数秘书的年龄都在40岁以上。这些秘书的教养和经验，完全可以让各科室的经理和公司其他员工肃然起敬。除了一般的秘书技能之外，她们的沟通、协调、预见和判断力，也让人嘆服。 据说微软公司刚成立的时候，盖茨也雇了一个年轻的女大学生当秘书，可这位秘书除了自己份内的工作，对其他任何事情都是事不关己，高高挂起。盖茨觉得对自己这么一个以年轻人为主，干什么事都有些粗粗拉拉、风风火火的公司来说，应该有一位管家婆式的女秘书，事无巨细地把公司的后勤工作包揽下来，不能让自己老在这方面分心，自己有更重要的工作要做。于是他要求总经理解僱这位秘书，尽快替他找位管家婆式的秘书。没隔几天，盖茨就催总经理，问他找到了自己想要的女秘书没有。总经理拿出几个年轻女性的应聘资料，盖茨看后都连连摇头。他理想中的女秘书应该干练、稳重、能干，他对花瓶式的年轻女性没兴趣。“难道就没有比她们更合适的人选了?”盖茨有些失望地责问总经理。总经理犹豫地拿出一份资料递到盖茨面前，“这位女士以前做过文秘、档案管理和会计员等不少后勤工作，只是她年纪太大，又有家庭拖累，恐怕……”不等总经理说完，盖茨已经一目十行地看完应聘资料，说：“只要她能胜任公司的各种杂务而不厌其烦就行!”就这样，盖茨的第二任女秘书、42岁的露宝上任了。也正是这位当时已是四个孩子的母亲，为微软公司的今天，做出了无可替代的贡献。
第31页 但是，在我们目前许多人的眼里，做秘书不是长久之计。秘书的工作太简单，太程式化，缺乏创造性，没有成就感，用“收发打存”几个字就可以概括，普遍认为是吃“青春饭”。一位女秘书干一年两年，即使做得很不错，也会千方百计地要求去做别的工作，如人事、行政，要么做市场销售。所以，在中国的公司里，找到一个从事秘书工作3年以上的职业秘书是很难的。因此，前几天托尼开玩笑说，中国四十岁以上女秘书的数量，绝对不会比中国大熊猫的数量多。 下午两点半左右，小石交给我一张纸条，说刚才她路过孙总门口，孙总让她交给我的。我一看，原来是孙总不想见天津的南津公司的老闆左总，让我自己处理。中午一点左右，左总的秘书从天津开车出发之前，还给我打电话，确认下午三点与孙总的会谈。 我有些急了：“这可怎么办?” “什么怎么办?”孟姐关切地问。 我把孙总取消与左总会谈的事简要地说了。 “也真是，现在想怎么撒谎都来不及了。”玛丽插话说。 “你知道孙总不想见左总的原因吗?”孟姐问。 我摇摇头，两点钟我去给孙总送文件的时候，我还再次跟他确认下午三点见左总的事。 “你觉得孙总是因为太忙而不想见左总，还是因为孙总本来就不太喜欢与左总打交道，而不想见左总的?”孟姐又耐心地问。 “左总这人给人的感觉是有些各，但孙总不是个凭个人意气办事的人，我估计可能是马上要开临时董事会了，孙总太忙的缘故。”凭我的直感，应该是太忙的原因。 “如果是这样，那你马上给个研发部黄部长打电话，说孙总太忙，请他代替孙总临时接待一下左总。”孟姐果断地说。 “不过，左总这人挺各，挺要面子，他如果不愿跟黄部长谈，只希望跟孙总谈，我怎么向他解释?” “那你就实话实说，说孙总太忙，实在抽不出时间。”玛丽在一旁看我，似乎比我还急。 “那是胡闹!”孟姐严厉地对玛丽说：“你把客人当小孩，跟他闹着玩?人家出门之前还跟你确认过，你说你忙，不想见就不想见。到底有没有一点诚意?” “他们到了以后，那我该怎么办?”我问。 孟姐稍微思考了一阵后说：“别慌，左总到了以后，你就说孙总因为临时有急事，今下午六点的飞机到香港出差，所以现在要做些准备，请他给予谅解。这样解释，我想左总是能够理解的。之后，问他是不是愿意与黄部长谈谈，如果愿意，那当然好，如果不愿意，就请左总提一个下次见面的时间，他把时间提出之后，你就说你将向孙总请示，确认后马上通知左总。这样，左总虽有些失望，但还不至于觉得我们没有诚意。” 于是，我马上给黄部长打电话，请他做些准备。 放下电话，我感到一阵特别的轻松。一个公司有孟姐这样经验丰富的秘书，是领导的福分，也是我们这些年轻秘书的福分。 难怪有人把秘书比作生姜。姜是老的辣 十一月某日 快下班的时候，科长让大家加一会儿班，说是我们在昌平的工厂来电话：他们明天在中国大饭店开新产品发布会，由于来宾人数大大超过了原来预定的人数，他们准备的会议材料不够。请我们帮忙准备几百份，明天早晨九点钟他们派人来取，于是，除了孟姐要去接儿子，提前走了之外，其他的都留下来加班，复印的复印，装订的装订，七手八脚，不到两个小 时就弄完了。 “科长，我们的肠胃都在抗议了，怎么办?”玛丽一边收拾东西，一边开玩笑。 “是呵，我的肚子也在抗议了。科长，请客吧!” 托尼马上附和，于是，科长决定“跳楼大请客”。 托尼号称公司第一美食家，责无旁贷地领我们几个来到楼下不远一家新开的家常菜馆。 吃什么?点菜的时候，一个个都斯文起来。 “来一个东坡肘子吧。” 托尼见女士们都斯文起来，便赤膊上阵。一听东坡肘子，玛丽和艾丽丝几乎是同时叫了起来。 “太棒了，绝对美容!”玛丽说。 “太肥了，托尼，我正在减肥呢!”艾丽丝说。 “还是换个有品位的菜吧。”珍妮有些鄙夷地说。 “怎么，你觉得吃东坡肘子太粗俗?”托尼有些不高兴，“你认为苏东坡没品位?在中国，还有几个人比苏东坡更有品位，更有文化?你知道吗，苏东坡说：无竹令人俗，无肉令人瘦，若要不俗又不瘦，天天吃顿笋妙肉。”托尼说的是歪理，却也无懈可击。 不一会，服务小姐从厨房出来说，今天已经没有肘子了，托尼马上改点东坡肉。小石要了一个宫爆鸡丁，服务小姐一听小石点宫爆鸡丁，马上向我们“隆重推荐”：“我们店里有个厨师，做叫花鸡是一绝，这么多人，还不如来个叫花鸡吧。” “我们不吃叫花子，”玛丽开玩笑说，“要吃，我们就吃大款!” “大款鸡我们这里也有，”服务小姐笑着说，“不过，它不叫大款鸡，而是叫富贵鸡。”
第32页 大家都笑了。小石问服务小姐为什么叫叫花鸡，它有什么典故。服务小姐红着脸说她不知道，等大厨忙过之后出来给我们说说。 “小姐们，关于叫化鸡的来历，我给你们上上课。”托尼一本正经地说，“所谓叫花子就是乞丐。乞丐就是沿街叫化为生，他们人穷志短，就难免要作些偷鸡摸狗的事。他们偷到鸡了怎么办?他们既没有厨房，又不能生吞活吃。在这种缺灶少锅的情况况下，有一个聪明的叫花子想出一个办法：把鸡从下面剖开，掏出鸡内脏洗干净，能吃的仍旧塞回去，再放入一把盐，然后用黄泥包严，露天烧起柴草，烧烤这只包着黄泥团的鸡;等到黄泥自然干裂，里面的鸡也就香喷喷了，剥掉外面的黄泥，鸡毛自然跟着脱落。这种方法做出来的鸡，也就是叫花鸡，在杭州那边流传了几百年了”。 “那么，既然有叫化子鸡，怎么还有大款鸡或富贵鸡?”小石追问。 “没人叫大款鸡。富贵鸡其实就是叫化鸡，是后来人们给它取的艺名。由于过去叫化子穿的衣都打着补丁，在京剧里，叫化子穿的衣又叫富贵衣，所以叫化鸡又叫富贵鸡。” 托尼见我们几个听得津津有味，又得意洋洋地说：“作为秘书，这点常识都没有，你们不觉得对不起我吗?” “会吃对秘书来说算什么本事?充其量可以叫做饭桶秘书。” 玛丽反唇相讥，大家都乐了。 “玛丽，你这么说不对，”科长笑后严肃地说，“懂一些饮食方面的知识，对于一个秘书来说，也非常重要，因为招待宴请客人也是秘书的一项日常工作。秘书在招待客人时，不仅要能根据客人的籍贯、年龄和性别等方面的不同，选择适合他胃口的菜馆，而且要能对一些名菜做一些相应的介绍，一方面是能显示出秘书的素养，另一方面也能创造一些气氛，给客人宾至如归的感觉。就比如刚才小石点的宫保鸡丁，它就有一段关于袁世凯的故事，如果你能边吃边介绍，就会让宴席增添许多气氛。” “我们中国的饮食文化，有这么几大特点。”趁着等菜的功夫，托尼滔滔不绝地说开了。 “第一，风味多样。由于我国幅员辽阔，地大物博，各地气候、物产、风俗习惯都存在着差异，长期以来，在饮食上也就形成了许多风味。我国一直就有‘南米北面’的说法，口味上有‘南甜北咸东酸西辣’之分，主要是巴蜀、齐鲁、淮扬、粤闽四大风味。第二，四季 有别。一年四季，按季节而吃，是中国烹饪又一大特徵。自古以来，我国一直按季节变化来调味、配菜，冬天味醇浓厚，夏天清淡凉爽;冬天多炖焖煨，夏天多凉拌冷冻。第三，讲究美感。中国的烹饪，不仅技术精湛，而且有讲究菜餚美感的传统，注意食物的色、香、味、形、器的协调一致。对菜餚美感的表现是多方面的，无论是个红萝蔔，还是一个白菜心，都可以雕出各种造型，独树一帜，达到色、香、味、形、美的和谐统一，给人以精神和物质高度统一的特殊享受。第四，注重情趣。我国烹饪很早就注重品味情趣，不仅对饭菜点心的色、香、味有严格的要求，而且对它们的命名、品味的方式、进餐时的节奏、娱乐的穿插等都有一定的要求。中国菜餚的名称可以说出神入化、雅俗共赏。菜餚名称既有根据主、辅、调料及烹调方法的写实命名，也有根据历史掌故、神话传说、名人食趣、菜餚形象来命名的，如‘全家福、‘将军过桥、‘狮子头、‘叫化鸡、‘龙凤呈祥、‘鸿门宴、‘东坡肉……第五，食医结合。我国的烹饪技术，与医疗保健有密切的联繫，在几千年前有‘医食同源和‘药膳同功的说法，利用食物原料的药用价值，做成各种美味佳肴，达到对某些疾病防治的目的。” “这一点很重要。”科长接着托尼的话说，“注意领导的保健也是我们当秘书的一种责任。领导的年纪一般偏大，有些人患有慢性病，如糖尿病、高血压、冠心病等，在宴请的时候，对这些病有什么忌口，秘书应随时提醒领导。” “可也有人不喜欢吃中国菜，想吃西餐，快捷、卫生、方便。”玛丽说，“前几天我陪马克太太逛王府井，说请她吃全聚德的烤鸭，她不吃，一定要吃正宗的义大利比萨……” “那环境多优雅，多有品位……” 珍妮插话说。 “你知道吗?当年的比萨和叫化鸡一样，也是穷人吃的东西。比萨有个外号叫‘八日披萨’。你知道是什么意思吗?”托尼觉得珍妮有些“数典忘祖”。 珍妮很坦诚地说自己不知道。 “所谓‘八日披萨’，就是容许顾客赊帐一个星期。” 酱红色的东坡肉上来了，肥而不腻，让号称正在减肥的艾丽丝赞嘆不已，连忙问服务小姐：“小姐，这个东坡肉是怎么个做法?” 看来艾丽丝是真的喜欢上东坡肉了。服务小姐连连摇头，说她是新来的，还不太清楚怎么做。 “艾丽丝，还是我来教你：做东坡肉要选用新鲜的五花肉，如果怕太肥，配一点后腿肉也行;切成方块，先用开水煮一煮，把水全部倒掉，再加酱油和酒，盖严锅盖用小火煨烧，肉熟透后，加冰糖，烧成汁浓稠，色油红，就可以了，记住，糖要后加，不然，容易烧焦。”
第33页 “这么复杂!”玛丽感嘆地说。 “小姐们，做这么简单的菜，你们都嫌烦，那将来你们怎么嫁得出去?!”托尼有些幸灾乐祸地问。 “本小姐永远不嫁!” 我们几个几乎是异口同声。 十一月某日 中午吃完饭，我一般不坐电梯回办公室，一是太挤，二是挤进去后也是满鼻子的饭菜味，三是也趁慢慢爬楼梯的机会，助助消化。今中午在爬到五层的时候，碰到了赵总。 “赵总，你怎么在爬楼梯?”上次赵总因脑血栓，在医院住了一个多月。 “小于，你的意思是我廉颇老矣，尚能饭否?”赵总永远是那样幽默、爽朗。“我刚才饭吃得还不少呢。”赵总说他也经常爬楼梯，不过，最多爬到八层就去坐电梯。 “小于，我问问你，‘美眉’是什么意思?” 我忍不住地笑了：“赵总，您是不是也想找个美眉?” “哪里，美眉是什么玩艺儿我都不清楚，我找它干什么?”赵总说，“我在家老听我孙子说美眉什么的，我问他什么意思，他只朝我傻笑不告诉我，今天我听见玛丽在我办公室也说‘美眉’这个词，所以好奇，问问你。” “是这样的，美眉是指网际网路上那些漂亮的女孩。因为人们在网上聊天的时候，如果称这些女孩为‘妹妹’，可能觉得太俗;称美丽的姑娘吧，又可能让人觉得太轻浮，所以‘美眉’的叫法就流行起来。原先是在网上，现在有些人在日常生活中也这么叫了。‘美眉’的写法有很多种，有的写成‘美媚’，也有的写成‘美妹’，有的干脆写成‘mm’，一般都写成‘美眉’。” “还是写成‘美眉’好。”赵总说：“中国自古就有红颜粉黛、美目娥眉的说法，唐朝诗人李商隐就写过‘八岁偷照镜，长眉已能画’的诗句。‘美眉’这个词不错，很有诗意。” “现在网上，像‘美眉’这类词还挺多的，如斑竹、黑客、烘焙姬……” 我正说着，赵总打断了我的话，问我：“烘焙姬这词是什么意思?这个词怎么个写法?” “烘焙姬是英文home page的谐音，是主页版主的意思;烘就是烘干的烘，焙就是焙药的焙;姬就是蔡文姬的姬。” “好!烘焙姬这个词更妙!更富有诗意。烘，‘凤揽玉皇红世界，日烘青帝紫衣裳’;焙，‘醉来浑忘移花处，病起空闻焙药香’;‘烘焙几工成晓雪，轻明百幅叠春冰’，烘焙姬，一个坐在炉边造纸的少妇形象已是活灵活现，维妙维肖，让她们编主页，当版主，确实让人能闻到她们在编制网面的烘焙之香!” 赵总的博学我早就知道，但我没想到他的思维还是如此敏捷。正是所谓“水深所载者重，土厚所植者番”! 下班的路上，我提醒玛丽：“玛丽，在上班的时候，最好不要用‘美眉’这类新潮的词彙。” “赵总今天是不是对我有什么意见?”玛丽解释说，“上午我在赵总办公室帮他整理材料，我一个同学打我的手机，我无意中说漏了嘴。” “赵总倒是没什么意见，只是好奇。”我说，“只不过今后要稍微注意一点，在领导面前少说那些一般人听不懂的时髦词彙或句子。” “看来我是得注意一下了。不记得是哪本书说过，像他们这种年纪大而又有地位的男人，观念最保守，审美情趣最落后。今后说话要是不注意一点，让他们看不惯，说不定哪天我的饭碗被他们砸了，自己还不知道怎么回事。” “你说到哪儿去了?!”我笑着说，“你觉得他们就那么顽固，那么反动吗!?不过，反过来你想想，如果赵总一天到晚老跟你说‘菩萨蛮’、‘临江仙’和‘渔家傲’这类词牌曲名，你是不是也不会习惯?” “那倒也是，我从来就不喜欢这些陈得发霉的东西。” “另外，我昨天下午听你打电话时，说‘下午十六点钟’，这种说法也不太好，容易听成‘下午六点钟’。所以最好直接说成‘下午四点钟’。” “那是香港泰利公司的黄小姐。她说话一半中文，一半英文，半土半洋;我只不过是在电话里重复确认她所说的时间。” “正因为对方是这么说的，所以你在重复确认的时候，就更应该纠正过来，尽量避免误会。” 玛丽点点头。 “玛丽，我们秘书和领导之间有年龄上的差距，在语言习惯上肯定存在着差异，所以，为了减少一些误会，我们要尽可能使用规范和大众化的语言。” “不过，要不了几天，美眉这类词就像现在的‘坦克’、‘吉普’这类词一样大众化了 。”玛丽还是有些不服气似的。 “正因为这样，所以现在在办公室使用 ‘美眉’这类词是太早了一些。” “行，我知道了。”玛丽说：“你的意思我明白，就是说我们做秘书的语言要尽可能地适应领导的口味习惯，也包括那些和领导的年纪一样大的来访客人的口味，是这个意思吧?”
第34页 玛丽真是比猴子精明。 “好，我今后一定好好学习，天天向上，绝对不说美眉这类词了，我要是再说，你打我的嘴巴，请我吃炸鸡。” “那倒不是绝对的，出了办公室，在迪厅，在酒吧这类场所，说说也无妨，多少可以增加一些生活的情趣和色彩。” 其实，像美眉这类词彙，并不是像某些人说的那样，跟黄头发、绿头发一样，都是舶来的精神垃圾，相反，这类词彙跟网际网路、mp3和数位相机一样，都是当代的文明成果，我们没有理由否定，也不可能因为有人否定而消亡。作为现代都市时尚的先锋，作为公司白领阶层的秘书，不可能让她们远离美眉这类词彙，都变成听话的“三好学生”。但是，正如西装革履不适合打网球一样，作为职业秘书，在工作场合，应尽量避免使用大多数人暂时还听不懂或者听不惯的语言，养成使用规范语言的习惯。 “从明天起，我就装淑女，”玛丽笑着说：“到那时，我只怕他们一个个的牙齿都被我嗲掉!” 做秘书的倒不一定要做淑女，但是，秘书应该是我们这个社会，也是我们这个时代最富有教养的人。 晚上，玛丽给我发来一个网上的笑话： 某集团公司总裁视察下属的电子商务公司。电子商务公司的领导一个个站起来向总裁作自我介绍，这个说自己是“ceo”，那个说自己是“cto”，还有人说自己是“cfo”……当他们一个个自我介绍完之后，总裁问：“你们都是干啥的?” 在这位总裁看来，cfo与ufo大概是一回事 从事秘书工作的人，应该比普通人更热爱生活，更会享受人生的快乐!工作就是为了生活，生活就要享受。因为只有这样，她才能在工作中富于主动精神，充满活力和创造力。 十二月某日 年终奖金今天发下来了。与去年相比，又多了二千元。今年的奖金干什么?存起来?去旅游?置东西?如果买东西买什么呢?大衣，化妆品，或者办个什么卡……脑子里像放电影一样，作了各种设想，但一样也没定下来。 今天我们几个人终于把所有的贺年片发走了;下个星期起，我们就得开始准备给主要客户拜年了。有些可以用电话拜年，但还有一些必须得登门拜年。是秘书代表领导去，还是陪同领导亲自去;在什么时间，在什么地方，又是一大堆事。电视剧里的女秘书一个个都是吃香的，喝辣的，为什么这么好的事就轮不着我呢? 快下班的时候，营业部的刘奇到秘书科来找我。他把我叫到走廊上，脸上似乎有些不自然地说： “于雪，是这样的，我们一些大学同学准备在二十四号开一个圣诞party，要求每个人都有伴。我还是个光杆司令，所以，请你帮我的忙。” “是吗?”我知道刘奇的意思了。 “是的。二十四号是星期六，时间是晚上6点到11点。到时候我去你家接你，好吗?” 我想了想，二十四号晚上没什么事。我说：“这样吧，星期六晚上我如果没什么事，我就给你打电话。” 听我这样回答，刘奇马上像拾了个大金元宝似的走了。 在下班的路上，艾丽丝问我;“今天下午，刘奇来约你了，是吧?” 我点点头。 “不来电?”艾丽丝见我没什么感觉，好奇心更强了。 我还是点点头。 “我觉得刘奇这人挺不错的，真的。如果他今天不主动来约你，我还打算帮你俩创造机会。” 见我还是没有反应，艾丽丝有些担心似地问我： “你是不是想作独身主义者?不会吧?你看你的小师妹玛丽，手机换得勤，男朋友换得更勤。你怎么不学她?你是不是有秘密?是不是有人了?” 我不知该怎么回答。艾丽丝见我脸红，便把我拖进了旁边的乐杰士。 “我请你给我当伴娘，你总不能什么都瞒着我吧?来而不往非礼也!” 看来我越是躲闪，她越有兴趣。但这事我怎么说?我不知道自己心里是甜还是苦。 “我们是在地铁里偶然相遇的。到现在我还知道他叫什么名字，住在哪里。”我心里一阵痛。 “那是国庆节后第一天上班，我和平时一样，早上八点整准时进了军博地铁站。我挤进了由西向东开的倒数第二节车厢。上了车之后，我朝车的后门挤去。那天我拎了一大包资料，还拎着几本书。我虽然靠着了车后门，可我的两包东西没地方放。正在挤挤撞撞，我不知道该怎么办好时，靠最里面坐的一个男生朝我点点头，他站起身，让我坐到他的座位上。他自己朝车门挤去，在木樨地站下车了。第二天早晨，似乎是鬼使神差，我在同样的时间挤到了同样的地方，那男生似乎也在等我，见到我后，又朝我点点头，马上起身把座位让给我，自己又朝车门挤去。 “这次我终于看清了他的脸。他的脸很削瘦清秀，个子肯定不止一米八。上身是一件普通的夹克，下边是条牛仔裤配旅游鞋;虽然不是很新潮，但是很清爽很精神。他年纪看上去二十三四岁的样子。肩上挎着一个黑色的电脑包，手里拿着一本大开本的书，像是本汉语教材。从此，每天早晨，我们像是约好了似的，准时进行点头问候和座位交接仪式。
第35页 “这样大概续持了有两三个星期。有一天早晨，我发现他每天早晨坐的那个座位上，坐着的是一位怀抱小孩的老奶奶;不知道怎么的，我心里突然感到了一阵空虚，像是丢了什么东西似的。就在这时，我的胳膊被人似乎是无意地碰了一下。回头一看，竟然是他。他一边朝我微笑，一边又朝车门挤去。 “就在这一天，在我心中一直有些朦朦胧胧的东西，突然变得清晰起来，那是一种期待!我想了解他，他叫什么名字，住在哪里，做的是什么工作，为什么每天在木樨地站下车，是不是中国人……” “真是太浪漫了!”艾丽丝感嘆地说：“你第二天为什么不主动跟他交流?” “车里那么挤，我一上车他就要下车，哪有机会?” “他也真是，应该主动找机会和你交流呀!多坐几站怕什么?往回坐又不费什么事!”艾丽丝说：“也许他是韩国人，或者是日本人，汉语说不好，感到自卑，所以不好意思主动 跟你交流。可你的英文和日文都那么好，怎么不主动一点呀?” 是的，这到底是为什么?我是在等待时机，还是传统的羞涩在作怪?如果当时是这样的话，那么现在我感情的大门敞开了，她们已经像花一样要开放，像江河一样要奔向大海! 我说：“艾丽丝，现在我真的很想了解他。” “这就是缘分!”艾丽丝说：“小于，他也许是北大或者清华的留学生，租住在苹果园、古城那一带。不过，似乎也不太可能租那么远的房子;也许，他现在已经有女朋友了?” 也许他是已经有女朋友了，但是，不管怎样，我愿意等待。 “不知为什么，艾丽丝，我现在有些相信缘分了。我总觉得我与他之间有一种美丽而又神秘的牵连。真的，如果他接受，我愿意把自己的一生都交给他。” “小于，你别说了，我眼泪都快流出来了。”艾丽丝有些激动地说：“明天早晨我帮你请假，你一定要找个机会或藉口，跟他一起在木樨地下车，问问他的情况。” “明天恐怕还见不着他。”我说：“从上个星期五起，我就没看见他了。” “为什么?” “我也不知道。” “唉!”艾丽丝长长地嘆了口气。“也许他是出差了，也许是短期回国了。像他这么一个人，怎么可能会像流星一样突然从你生活中消失呢?” “我相信我和他会重逢的。” 我俩的心情都很沉重。希望毕竟只是希望。 “小于，我原还以为你为了做好秘书工作，不准备谈恋爱呢!”艾丽丝换了个话题。 现在许多女性秘书，常常给人一种缺乏激情的感觉，其实这只是表象。他们和天下所有渴望真爱的女人一样，也有着对爱情的憧憬和对家的眷恋，只是现实的工作环境，特别是处在各种人际关系和是非漩涡中心，使她们必须为自己罩上一层保护膜，对不了解的人处处设防，使自己免受伤害。 对于长期工作在钢筋水泥丛林中，又不愿意被人当作小女人看待的女性秘书来说，她们心里的愿望可能更加朴素：穿肥大的毛线衣，懒洋洋地坐在地板上，看一天的电视;或者和朋友在店堂明亮的麦当劳里大嚼薯条;或者和心爱的人在有风的傍晚，在小河边发半天的呆…… “艾丽丝，你做秘书的时间比我还长两年，而且你春节就要结婚了，你也认为秘书就一定要压抑自己的感情吗?”我反问她。 艾丽丝摇摇头。回答自然是否定的。 秘书在工作过程中，的确应当适当压抑自己的个性和感情。但是，这并不是说秘书不能有自己的个性和情感，一定要像清教徒那样生活。有些人拼命工作，以为这就是生活，其实，工作就是工作，生活就是生活，工作仅仅是生活的一部分，甚至可以说工作仅仅是谋生的一种工具，因此，如果错把谋生的工具当成人生的目标，而且太把它当成一回事，反而会把自己的工作弄成无趣无序。最终对工作产生厌烦情绪。如果对自己的工作产生了厌烦情绪，就会缺乏工作热情，注意力分散，工作效率降低。因此，从事秘书工作的人，应该比普通人更热爱生活，更会享受人生的快乐!工作就是为了生活，生活就要享受。因为只有这样，她才能在工作中富于主动精神，充满活力和创造力。 回到家里，我不由自主地打开电脑，调出wps office软体。今天在办公室给公司领导发了一天的明信片，现在我要为自己作一张明信片。似乎是无意，又似乎是灵感的驱使，一张精美的明信片画出来了：那是在深邃无垠的苍穹，有一颗特别明亮的星星在向我闪烁…… 是呵，他在哪里，我如何把自己心中的明信片寄出去? 的确，如果秘书要想使坏心眼的话，对于领导来说，他身边的秘书确实比定时炸弹还要危险。特别是在发达国家，许多秘书不仅要替老闆安排日常工作，而且还要帮助老闆安排家庭聚会、管理老闆的财务(包括交纳个人所得税)等私人事务，甚至还有权代替老闆开私人支票。 一月某日 年关过了，稍为轻松一点，科长又让把所有文件资料都重新整理一遍。存档是秘书工作中最烦人的，但是，你又不得不按规矩，老老实实认真仔细地做，不然，很多时候会让你抓瞎。比方，你正在招呼客人的时候，领导突然来电话，叫你把某某文件送到他办公室去，如果你不按规矩存放，你一下子找不到文件存放地方，你怎么办?芽还有，今天是小石存放的文
第36页 件，万一明天她调走了或辞职了，领导让你把文件找出来，你不知道文件存放的规矩，你怎么办?芽每次存档的时候，我总是想起美国电影，那些警察局里的警察查找犯人档案时的情景，我自己都觉得好笑。 中午吃饭的时候，在十七楼上班的师姐楼莉说他们办公室对面的一个比利时公司的办事处，前天秘书被警察抓走，今天老闆也被抓进去了。 玛丽给楼莉起了个“楼透社”的外号。 “那秘书是因为什么被抓进去的?”科长问。 “那秘书偷刷她们首席代表的信用卡，据说刷了七八万，所以老闆报警，一查，就把秘书抓进去了。” “所以，秘书一进去，就把老闆给咬了，是吧?” 科长推测。楼莉说就是这样。 “那秘书为什么要偷刷老闆的卡呢?她难道不知道自己这是在犯罪吗?”小石问楼莉。 “具体情况我也说不清。”楼莉说，“不过，我想主要还是妒忌心太强。你想想，秘书一个月挣多少钱，老闆一个月挣多少钱?秘书肯定觉得自己干的活比老闆干的还多，也比老闆累。我从她平时的言谈中看出，她心里是不平衡。加上她的老闆是个马大哈，又有一些把柄抓在她手里，哪个当秘书的手里没有几根老闆的小尾巴?所以，我估计她就是这么想，不花白不花。” “那老闆为什么要用这种秘书?”小石仍然不理解这种社会现实。 “唉，那老闆实际上也只是个花花公子，只不过是有些背景罢了。在他眼里，秘书的脸蛋比秘书的忠诚值钱得多，更何况这里离公司总部也是天高皇帝远。” 楼莉看上去有些幸灾乐祸。 “那老闆也够傻的。”玛丽说，“既然有把柄抓在秘书手里，他为什么要去报警?” “他可能觉得自己做的那些事，做得天衣无缝吧，再说，也许当初他根本没想到，自己的秘书就是颗定时炸弹。”楼莉说。 也许是楼莉把秘书比作“定时炸弹”，让我们这几个秘书感觉不舒服，聊天就到此为止。 的确，如果秘书要想使坏心眼的话，对于领导来说，他身边的秘书确实比定时炸弹还要危险。特别是在发达国家，许多秘书不仅要替老闆安排日常工作，而且还要帮助老闆安排家庭聚会、管理老闆的财务(包括交纳个人所得税)等私人事务，甚至还有权代替老闆开私人支票。 吃完饭，电梯太挤，我们几个慢慢地爬楼梯回办公室。 科长问：“你们几个知道领导一般用什么标准选秘书吗?” “首先是要漂亮吧。”玛丽说。玛丽似乎从来不掩饰对自己漂亮的自信。 “领导选秘书，首先确实是要看秘书看着舒服不舒服。但这并不是单看长相，还包括衣着打扮，言谈举止和气质。太丑的领导肯定不用。有许多人虽然不是很漂亮，但看着还是很舒服，特别是在接触多了以后，更是如此，所以，说领导不喜欢漂亮的秘书不是真的，但漂亮不是惟一的，决定性的。”科长说。 “第二条肯定是能力。办事麻利，知识面广，人缘又好。”小石说。 “对!这一条是肯定的。但还有一条，那就是放心，用起来放心，保证忠诚，而且这一条是最关键的。长相问题，相处越久，就变得越不重要;能力问题，可以随着时间而逐渐提高;而秘书的忠诚，像dna一样，几乎是天生的，没法改变，所以领导看秘书的长相，看秘书的办事能力，但起决定作用的还是看秘书的忠诚感。” 忠诚对于秘书来说，实质就是她的职业生命。如果一个秘书对她服务的领导或公司没有忠诚感，就不能算是一个真正的职业秘书，充其量只是一个勤杂工。特别是对于那些快速成长的高科技公司，或者以服务业为主的公司来说，秘书忠诚度更为重要。因为这种新兴的公司，它们在市场中的核心竞争力，可能就是一项专利，或者是一个技术诀窍，或者是一个创意，有时甚至只是一条商业机密，就像当年的可口可乐公司一样，就只有一个配方。如果秘书为钱，或者为了泄私愤，完全有可能利用职务之便，出卖公司的这种无形资产，而且可以 做得人不知、鬼不觉，甚至把老闆卖了，老闆还会夸她精明。 “科长，你看我们几个人有没有你说的这种忠诚dna?”玛丽又跟科长开起玩笑来。 “好，那我就出个题目测试测试你们。”科长想了一会儿说，“比方说，董事会今年给老闆定了一千万元的利润指标，完不成就撤他的职。快到年底了，还差50万，于是老闆想利用今年最后一批进口的货物，採用高值低报的手法，偷逃50万的关税，来完成这1000万的利润指标。如果老闆让你们三个秘书去办这件事，你们打算怎么办?” 我们相互看着，似乎谁都不想先说。 “玛丽，你先说说。”科长点将，因为问题是她先挑起来的。 “我睁一只眼，闭一只眼，装作不知道老闆这么做的目的是什么，这样，办成了，老闆会夸我;出了事，到了检察院，我说我只是个小秘书，我什么也不知道。”玛丽很认真地说。 “科长，怎么样?我的忠诚没的说吧?”
第37页 “你的忠诚度的确不错，但是，如果用100分制来评分的话，我只给你打50分。”科长说。 “为什么不及格?”玛丽有些不服气，仿佛这事是真的似的。 “因为一个优秀的秘书，首先是一个诚实守法的公民。干违法的事，对自己国家不忠诚的人，对公司忠诚没用，所以我只能给你个不及格。”科长不像是在开玩笑了。 “小石，你呢?” “如果老闆叫我去做这件事，我就马上向司法机关举报。我觉得即使砸了饭碗，也不能昧良心做违法的事。” “你比玛丽好一点，但只能给59分。” “为什么我也不及格?”小石感到奇怪。 “你仅仅是一个优秀的公民，但你并不是一个好的秘书，作为秘书你还欠缺一些。” “是啊，你把老闆给卖了，将来还有哪个老闆敢用你这颗定时炸弹?”玛丽有些得意地说，似乎她的50分比59分还值钱。 “小于，你怎么办?”科长点我的名。 “在老闆叫我去办这种事的时候，我会让老闆放弃这种饮鸩止渴的做法，另想办法。”在科长把问题提出来的时候，我就想出了答案。“因为这事即使办成了，从长远来看，也会损害公司的利益。对于一家有规模讲信誉的公司来讲，不应该做这种违法的事情，给自己留下一个永远也抹不掉的污点。”我说。 “如果老闆不听，逼着你去做呢?”科长似乎有些不依不饶。 “那我将主动辞职。”我不加思考地回答。 “好?选我给你打99分。” “为什么不能给一百分?”小石玛丽几乎是同时问科长。 “作为一个优秀的秘书，应该有能力说服老闆遵纪守法，从这个角度来说，你没有说服老闆，说明你能力还差一点点，所以只给99分。但秘书毕竟只是个秘书，说服不了老闆，是完全正常的。” 晚上，新加坡的黄老闆给我来电话，要我到他的公司去给他当秘书，他的秘书上个月去了美国。他说他给我的工资将是我现在的工资一倍以上。他反反覆覆说了近半个小时，看在他是孙总的朋友，又确实是真心对我的份上，我没有直接驳他。 “黄老闆，您对我的厚爱我很感动，但我劳动合同还没有到期，所以，您的盛情我现在实在不能接受。” “于小姐，这一点我早已想好了，如果你的劳动合同惹出了纠纷，由我的公司出面帮你处理。” 看来黄老闆真的是实心实意。 “黄老闆，您这么对我，我非常感激您。”我说，“但是，如果我这次这么做了，下次 我到了您那里也这么做，您怎么办?” 沉默了好一会，黄老闆说：“于小姐，你知道我为什么那么想要你到我的公司来吗?我看中的就是你这一点。” 一月某日 从前天开始，公司已连续开了几天常务会了。今天会议的主要议题是讨论在美国硅谷设立分公司的问题。成立分公司没有歧义，但派谁去负责，分歧就比较大。因为这事责任重大，成败与否，关系到公司下一步的战略发展。一些人主张派企划部的副部长江岸去，理由是他在这两年工作干得有声有色，而且年轻有为。另一些人，包括孙总在内，主张派研发部的 副部长伍进去，理由是伍进搞技术出身，工作踏实有经验。主张派江岸去的人认为伍进去年抓的tq仪项目不尽人意，既造成了资金上的浪费，又耽误了时间，让美国的同类产品在中国市场上占尽了先机;主张派伍进去的人认为tq仪项目的不成功，伍进虽负有一定的责任，但把责任全部推给他是不合适的，公司领导层也有一定的责任……由于这两种意见几乎达到了针锋相对的地步，姜总建议把这个议题先放一放，下个星期再议议，先讨论其他议题。 连续几天的会议记录，让我的手有些发酸。 中午吃过饭，江岸打电话给我，说有点事找我帮忙。与江岸虽然很熟，但并没有多少私交。我来到他的办公室，他说他的计算机有点毛病，开机后老进入不了windows系统，请我给看看。他们研发部有发那么多“大虾”却要找我，看来是醉翁之意不在酒。我试了几次，原来是关机后没取出软盘。 我帮他重新启动计算机后，他果然叫我坐坐，说中午没有什么事，聊聊天。东扯西拉一阵后，江岸问我： “今天上午怎么没看见伍进来上班，是不是昨天晚上和你们喝酒喝多了?” 看似闲聊，其实用心良苦。我终于清楚江岸叫我过来的目的了。虽然他没有提孙总的名字，但其实就是想拐着弯了解孙总与伍进之间的私人关系，特别是昨天晚上他们俩是否在一起。昨天晚上孙总请客，宴请从上海来北京列席公司常务会的上海公司经理。是我帮孙总订的座，但我没有参加，伍进也没有参加。 江岸问我伍进昨晚是不是与孙总他们一起喝酒时喝多了，实际上是给我下了个“套”：不论我怎么回答，说伍进出席或者没出席昨晚的宴会，说伍进醉了或者没醉，他都能推测出孙总与伍进之间的私人关系。总之，我任何一种回答，都能给他一个明确的信息。
第38页 “江部长，我不知道昨晚伍进是不是和孙总他们一起喝酒了。”我说“昨天我只帮孙总订了个包间，有哪些人出席我不太清楚，昨晚上我有课，没有去。” 江岸是个聪明人，看出了我的意思，于是很快在不经意中岔开了话题，问起我现在自学的是什么课程、课程难不难，需不需要他帮忙，等等。 对于公司内部的这种是非漩涡，秘书应该是躲得越远越好。秘书在处理错综复杂的人际关系时，最好保持适当的沉默，不要热衷于打听公司里的“内幕”消息，即使自己知道一些内情也不要谈论。在遇到各种人际是非时装些“糊涂”，避开人际里的争执，远离是是非非;这样不至于被各种是非“漩涡”所吞没。 在一个公司内部，人事关系是最为复杂又最为敏感的关系。作为秘书，如果你掺和进去，即使你保持不偏不倚，凭良心发表自己的看法或办事，也有可能被人曲解，肯定会有人说你是在替某某说话，你跟某某是一帮的……事情会更加复杂。因为事实上，确实有一些秘书就是利用这种错综复杂的人际关系，拉帮结伙，私仇公报，混水摸鱼。所以，一般的领导，都讨厌自己的秘书捲入公司内部的人事纠纷，免得给自己帮倒忙，添乱子。 下班的时候，我替孟姐给姜总送文件，姜总问我连续记录几天吃不吃力，累不累之后，突然又问我： “小于，这几天你在会上听了那么多人的意见，你认为派江岸还是派伍进，谁去美国更适合一些?” 我几乎吓了一跳。姜总问我这么大的问题，不是开玩笑吧? “姜总，你问我这么大问题，会把我吓出病来的。”我用开玩笑的口吻说。真希望姜总是在跟我开玩笑，离这类敏感话题的距离远一些。 “旁观者清嘛。”看来姜总是认真的。 虽然孙总主张派伍进去，但公正地说，江岸和伍进都合适，凭他俩的能力、经验和外语水平，当一个分公司的经理应该是没有问题，有区别的是他们两个办事风格有些不同。 不过，经姜总这么一问，我记起上个星期出纳小田在吃饭时，对我说起的一件事。小田 说有一天江岸报了一个三千多元的餐费单，上面写着是请广告公司的人吃饭，但看单据上面的日期和饭店的名称，小田敢肯定他是请他的老婆孩子，因为那天晚上小田正好也在那家餐厅吃饭，而且看见了他们一家人。 当小田说这事时我没太在意，一是发生这种事情在公司不是头一次，肯定也不会是最后一次，用不着我大惊小怪;二是孙总也不分管财务，这事跟我的工作八竿子打不着;即使孙总分管财务，也与我的工作没有什么直接联繫。 但这件事现在该不该告诉姜总呢?当然，如果我不说，我没有任何责任，也没得罪谁，要是江岸知道了还会领我一份情，将来有什么事求江岸帮忙，他肯定会给我帮忙的;相反，如果我说了，我就有可能得罪江岸，甚至有可能在公司上上下下，里里外外落一个“长舌妇”的荣誉称号;不仅江岸，甚至其他一些部门的人，不仅不会在工作给我协助，甚至反而会给我设置一些障碍，对我进行刁难。有许多秘书经常吃亏，他们吃亏的原因，并不是因为他们缺乏能力，或者是工作不努力，而是因为他们知道得太多，并且说得太多，从而让领导和同事反感，把她当成搬弄是非的长舌妇。由于陷入了这种人际是非的漩涡，最终无法自拔。 但是，现在我必须把我知道的情况告诉姜总，因为公司的利益永远高于个人的利益!这是作为职业秘书，必须遵守的最起码准则。在一般情况下，秘书是不应捲入公司内部的各种是非漩涡，但是在关系到公司未来一些重大决策的时候，秘书应该毫无保留地把自己收集到的信息，提供给领导。如果说这是打“小报告”，那么，作为秘书，该打“小报告”的时候，就必须打“小报告”，否则，就是渎职! “姜总，讲老实话，我认为他们两人谁去都合适，因为他们两人的能力是大家公认的。不过，我想起一件事来，觉得在这个时候有必要向您汇报。” “什么事?”姜总问。 我把小田告诉我的说给了姜总听。姜总听我汇报的时候，脸上没有任何表情;我看他杯里没水了，马上给他斟满。 “小于，你注意到没有，今天讨论派谁去美国的问题时，我一直没有发言。”姜总喝了口水说，“就我个人而言，我是主张派伍进去的，你知道为什么吗?” “为什么?”我小声地问。 “就是因为伍进在tq仪项目上的失败。伍进的责任心本来就非常强，加上这次失败，他的危机感很重。我看中的就是他这种危机感。” 不愧是总经理，眼光就是独到。 “这次到美国去设立分公司，不是平常的商务谈判，谈成了大家都好，谈不成就说对方条件太苛刻，个人没有责任。这次这个分公司，只能成功，不许失败，否则，我就没办法向公司董事会交待。这次设这个分公司，面临的困难还是很多的，伍进受到过挫折，他的心理承受能力肯定会比江岸强一些，所以，派他去更有把握一些。” 姜总不愧是姜总，站得高，看得远。
第39页 当秘书就得用这种细心和敏感，观察和了解领导。要了解领导，就得细心观察领导的日常工作，如他每天见了哪些人，打了哪些电话，批了哪些文件，又如在约见客人时，先后顺序的安排，谈话时间的长短，说话的口气，关注的问题……通过这种仔细的观察，你就能慢慢地了解领导，知道他内心真正在想些什么…… 二月某日 上午，我们几个都到国际展览中心，参观一个国际科技博览会。由于下午一点我要顶替小石值班，所以，我一个人先回公司。 刚要进办公室，只见小石眼泪滂沱地沖了出来，我正要问她发生了什么事，她已进了洗 手间了。我进办公室，只见科长一个人对着天花板抽闷烟。 “发生了什么事?”我小心翼翼地问科长。 原来，就在十来分钟之前，一个看上去似乎有些耳聋的大爷来找他孙子，应该到17楼去，却来到了18楼，小石正好要去17楼取材料，所以，就带老人去17楼了。小石刚走，姜总就来电话，让科长马上把上周与西安方面签的几份投资意向书送过去。负责文件档案管理的是小石，科长平时基本上不过问，所以找了一阵也没找到，于是，姜总在电话里大发雷霆： “你这个科长究竟是怎么当的?!连个文件放在什么地方都不知道，你一天到晚到底在干什么?!” 刚挨完姜总的训斥，小石就拿着资料回来了。 “小石，托您的福，刚才姜总发火了!你刚才到底干什么去了?!”一见小石，科长马上就把自己一肚的怒火朝小石头上倾泻。见小石想分辩，科长的火气更大了，不给她说话的余地。 “废物?选饭桶!要你这种秘书有什么用?!” 从小到大，小石什么时候挨过这样的骂，所以带着一肚子委屈冲进了洗手间。 “科长，实在对不起，我要是早回来一会儿就好了。” 听完科长的说明，我一边向科长道歉，一边赶紧找那几件资料，平时是我辅导小石学习存档，所以，我知道那几件文件大致存在哪个文件夹;把文件找出来后，我把它递给科长：“科长，姜总要的是不是这几份文件?” 科长说是的。他正要给姜总送去，我拦住了科长，科长一愣，马上明白了我的意思，把文件又递给了我，说了声“谢谢”。这个时候科长去姜总那里，即使不再挨训斥，也会有几句唠叨;如果由我替科长送过去，即使姜总的脾气再大，也不至于再沖我发火了。秘书在这个非常时刻，必须沉着和冷静;当领导因承受巨大的压力而沉不住气或者大发脾气的时候，秘书不仅自己要能平静正常地继续工作，而且还要能缓和气氛，给领导一个体面地下台阶的机会。 姜总看到文件后，虽然还是有些不高兴，但也没多说什么。从姜总的办公室出来，我在洗手间找到了还在使劲擦眼泪的小石，一起来到小接待室。在这个时候，我不能再批评小石了。如果我说“因为你存放文件有问题”或者“谁让你在这个时候离开办公室，惹科长生气”之类责备的话，小石会感到更加委屈。 让小石慢慢平静了一会后，我说：“小石，这个事过去了就算了。科长马上就要调走了，心情有些不太好受，你也多理解理解他。你来公司快一年了，你工作认真，努力，这是大家公认的，上上下对你的印象都不错。”表扬了之后，我还是要批评她几句：“你也知道，昨天存放的那几份文件这几天要用，所以，在存放的时候，如果跟大家打个招呼，说这些文件放在某某文件夹，这样，科长就有可能自己找到，不会生那么大的气。当然，这也跟我有关，要是我早提醒你，也就不会出今天这样的局面……” 小石的情绪基本上平定来，于是我们一起回到办公室。秘书部门应该是一个团队，有团队精神。由于企业经营的多元化和复杂化，因而对秘书的能力和专业知识的要求越来越高。在这种形势下，任何秘书个人能力都显得有限，必须是个团队，各有专长，互相配合，才能完成领导交待的任务。在这个团队里，必须精诚团结，如果秘书内部就勾心斗角，自己变成一摊散沙，那不仅不能给领导创造一个很好的决策环境，反而是给领导添乱。有团队精神，并不是不能批评，当谁出现失误的时候，不应该回避批评，但批评也是为了进步，所以在批评的时候也不应忘记给予鼓励。只有大家共同进步，才能成为真正的秘书“科”。秘书不像科研技术人员，如果你有一技之长，又肯埋头苦干，你就可能出成果;即使单打独斗，不与同事有交流，你仍然有可能遥遥领先，硕果纍纍。但对于秘书来说，如果不及时与同事交流工作，互通情报，不可能一枝独秀。因此，秘书之间相互的帮助非常重要。 独木难成林。 二月某日 今天下午，孟姐开始把她手头的工作向我移交。下班之前，她提议我陪她到接待室坐坐，喝杯咖啡。也许是在离别之际有太多的话要说，我俩反而不知从何说起，所以，只有墙上的壁钟，在嘀嗒嘀嗒地响着，好像是在代替我俩互相祝福。 “孟姐，我有些紧张，”我说，“我怕自己的经验不够，不能像你那样协助姜总的工作，辜负了姜总对我的期望。”
第40页 “小于，不用紧张。”孟姐笑笑，“一是你给孙总已当了一年的专职秘书，有了一定的经验;二是你平时也经常跟姜总接触，相互都挺熟悉的。再说，大多数领导跟你我这些普通人一样，思维方式一样，处理问题的方法一样，他们也有自己的喜怒哀乐，在决策过程中，他们也会受各种情绪的影响;在他们取得成绩的时候，他们也需要有人欣赏;在他们承受过重的工作压力的时候，他们也需要有人听他们倾诉。因此，如果秘书真正了解了领导内心真实的思想和情感，给他们当好助手也不是一件很困难的事。” 但是，要完全真正了解自己领导内心的真实想法，谈何容易! 孟姐似乎看透了我的心思，仍只是笑笑。“的确，有许多时候，连领导自己都不知道自己在想些什么，当然就不可能告诉你他到底在想什么，事实上在一般情况下，领导也不会向秘书作‘思想汇报’。” 孟姐喝了口咖啡，停了一会儿，说：“所以，你自己必须细心地观察领导。”说着，孟姐指着墙上的壁钟问我：“小于，你听出这钟的声音有什么特别的地方吗?” 我摇了摇头。这是一个工作很正常的壁钟，我没听出钟声有什么异样。 “你再仔细听听。” 嘀嗒嘀嗒……我凝神听了一会，发现了那秒钟发出的声音，在不同的时间的确发出不同的声音，强弱不一。原来，从0到30秒时，秒针在走下坡路时，似乎不太费劲，特别是到了第20秒的时候，似乎能感觉到秒针在加速，它的脚步特别地轻快;而从30秒到60秒的时候，它的脚步又仿佛变得特别吃力，所以它发出的声音也慢慢地变得微弱。我兴奋地说出了我的感觉。 “当秘书就得用这种细心和敏感，观察和了解领导。”孟姐说，“要了解领导，就得细心观察领导的日常工作，如他每天见了哪些人，打了哪些电话，批了哪些文件，又如在约见客人时，先后顺序的安排，谈话时间的长短，说话的口气，关注的问题……通过这种仔细的观察，你就能慢慢地了解领导，知道他内心真正在想些什么，比方他目前最关心哪些问题;哪些问题最让他头痛;他有哪些事想急于实现，他正在筹划什么项目或行动……” 孟姐不愧是孟姐。 “当你了解了领导内心这些真正的想法后，你的秘书工作就轻松了许多，你的许多工作就可以提前准备，不至老处于被动状态，在他想要他需要的材料的时候，你已经准备好了，在他想见要什么的人的时候，你已经把对方的电话号码找了出来，在他想要杯咖啡的时候，你也已经沖好了咖啡……总之，只有细心，才能做到周到。” “能做到这一点，是不是就可以叫作善解人意的秘书了?”我问。因为，在我心中，善解人意的秘书，是做秘书的最高境界。 “仅仅是细心周到还不能算作是善解人意。善解人意的秘书，是一种境界更高的秘书。她不仅懂得要为领导做些什么，更懂得对于领导来说，哪些事情不能做，哪些话不能说。不知你留心过没有，领导大多在工作上或情感上都有自己的‘禁区’，这些禁区似乎就是天生的，没有什么理由，别人碰不得，一碰他就暴跳如雷，为什么会有这种雷区，很多时候他自己也说不清，所以外人觉得他老是发无名火。如果能成为这样一个善解人意的秘书，领导会更加信任你，你与领导之间的交流就会更多，你就是名副其实的助手。一个善解人意的秘书，可以说是领导的‘后台朋友’。” “后台朋友?”我第一次听到这个说法，不明白它的真正含义。“后台朋友是什么意思?” “你不觉得领导指挥经营企业，很多时候像是在演戏吗?他们要按事先设计好的情节，费尽心思，化好妆，穿好衣服，准备好台词，端好架势，一步步走到前台，使出浑身解数去表演，以赢得满堂喝彩。当他们表演完毕，回到后台，脱下戏服，卸了彩妆，他们往往很疲 倦，在这个时候，他们非常需要有位朋友，上前去跟他说一句辛苦了，哪怕是默默地交换一个眼色，表示对他的理解。这一句问候或者一个眼神，远比前台的喝彩更让他们感到温暖。因为在这位朋友面前，他可以不必作表情，可以说真心话，他可以表现出一个本来的他。领导需要的就是这种后台朋友。一个人如果一天到晚都像是在演戏似的，时间长了，他肯定受不了。” 我觉得自己对于姜总的了解，还远没达到这种程度。成为领导的“后台朋友”，对于许多秘书来说，也许永远只能是一种境界，或者说是一种理想。要想成为一个称职的职业秘书，就已经非常不容易了。 “小于，我觉得你已具备了成为一个优秀秘书的潜质，再经过几年的历练，你肯定能成功。” 孟姐把手伸给了我，仿佛是要把她肩上的担子交给我，又似乎是想把她的经验和智慧亲手传授给我……